8 SaaS implementatie tips

Een SaaS implementatie kan een hele klus zijn. Het is ook een super belangrijke klus. Maar gelukkig zijn er mensen die het iedere dag doen. In dit artikel staan de 8 belangrijkste tips die ze ons kunnen geven.

We hebben net een nieuw SaaS oplossing geselecteerd, wat een geweldige stap in de goede richting van ons bedrijf is. Nu is het tijd om een ​SaaS implementatieplan te maken. Bedenk daarbij dat een juiste SaaS implementatie de waarde van ons nieuwe systeem maximaliseert.

Bedrijven die er niet in slagen om een juiste SaaS implementatie te realiseren, hebben ook de langetermijnwaarde van de SaaS oplossing verwoest. Ze hebben tijd en geld verspild aan iets dat niet goed werkt.

Tip 1. Houd leveranciers aansprakelijk voor de realisatie van de requirements

Het beste halen uit onze leverancier begint feitelijk begint tijdens de selectiefase. Het proces begint met het interviewen van medewerkers die de nieuwe software regelmatig zullen gebruiken. Op die manier achterhalen we de requirements.

Het requirements-document beantwoord kritieke vragen en kunnen we met de leveranciers delen tijdens demo’s.

Dit document kunnen we ook opnieuw gebruiken als referentie tijdens de SaaS implementatie. Match de resultaten van de SaaS implementatie voortdurend met de requirements.

Tip 2. Bepaal de Project scope voor de SaaS implementatie

Tijdens de SaaS implementatie helpt ons requirements-document ons tevens voorkomen dat we alles tegelijk willen doen.

Het valt niet te ontkennen dat het invoeren van alle toeters en bellen verleidelijk is. Maar we moeten wel trouw blijven aan de requirements. We nemen eerst de belangrijkste onderdelen van ons nieuwe SaaS systeem in gebruik.

Tip 3. Zorg voor een project management tool

We hebben geschikt project management tool nodig om:

• Taken te kunnen managen.
• Over de voortgang te kunnen rapporteren.
• De resources te managen.
• Alle documenten te beheren.
• De samenwerking en communicatie te ondersteunen.

Tip 4. Stel realistische teams voor de SaaS implementatie samen

Het samenstellen van realistische team (s) is nodig om succes te behalen. Deze teams zijn er om de SaaS oplossing bij hun collega’s te introduceren. De samenstelling van een implementatieteam varieert per bedrijf en de schaal van een SaaS implementatie. Er is echter minimaal één teamlid per business-unit.

Grotere bedrijven hebben misschien een uitgebreider team nodig om de nieuwe systeem bij alle gebruikers te introduceren. Dit gaat samen met de aanstelling van een teamleider.

Ieder teamlid moet we opleiden tot de systeemdeskundige voor hun business unit. Hij of zij is de persoon waar gebruikers met hun vragen terecht kunnen. Maar ook voor het geven van kleine trainingen en de on-boarding van nieuwe medewerkers.

Hierdoor kost een SaaS implementatie traject vaak meer dan we hadden verwacht. Check daarom vooraf of er voldoende budget om de implementatie goed af te ronden.

Tip 5. Wisselwerking met beheer

Het is cruciaal dat het implementatieteam op één lijn ligt met de beheerders. Organiseer daarom regelmatig workshops om te zorgen voor afstemming. Deze workshops zijn er ook om iedereen op de hoogte te houden van updates en wijzigingen. Niet alleen in de software maar ook in het SaaS implementatie plan.

Tip 6. Genereer gebruikersacceptatie

Het maakt niet uit hoe goed of intuïtief de nieuwe SaaS oplossing is, de acceptatie draait om iets anders. Implementatie is namelijk niet hetzelfde als acceptatie. Gebruikers die aan de kant staan lijden vaak aan het “not invented by my syndrome”. We moeten een strategie bedenken om acceptatie door gebruikers te bewerkstelligen.
Zonder positieve betrokkenheid riskeren we dat de acceptatie en daardoor de SaaS implementatie mislukt. Daarom is het belangrijk om een beproefde methode te gebruiken zoals beschreven in het artikel over implementatie kaders.

Tip 7. Definieer duidelijke SaaS implementatie doelen (SMART)

Een specifiek doel creëert verantwoordelijkheid voor gebruikers en biedt een tastbare oorzaak voor het effectief adopteren van de nieuwe software. Voor deze stap grijpen we opnieuw terug naar het requirements-document.

• Identificeer wat de pijnpunten zijn die het nieuwe systeem moet wegnemen.
• Stel jezelf de vraag wat de optimale bedrijfsprestaties zullen zijn als we die pijnpunten wegnemen.
• Wat het beste scenario ook is, het doel moet zijn dat we dit met deze software kunnen bereiken.
• Wees hierin zo specifiek mogelijk, gebruik de SMART methode.

Dit zijn belangrijke afspraken waarover we goed moeten communiceren met de verschillende teams en de organisatie als geheel.

Voor de acceptatie is het ook belangrijk dat we de communicatie zo persoonlijk mogelijk maken. Ieder team krijgt daarom toegespitste informatie.

Tip 8. Kies voor continue verbetering

Het kost meestal enige tijd voor we op volle snelheid met de nieuwe software werken. Daarom geven we prioriteit aan die opties die we het eerst moeten beheersen. Dit beïnvloed het trainingsplan en biedt benchmarks voor regelmatige checks.

Net als bij het managen van de acceptatie, moeten we die training geven die het meest resoneert met een team. Dat wil zeggen personalisatie. Op die manier kunnen we de grootst mogelijke verbetering bewerkstelligen.

We gaan het plan maken voor de SaaS implementatie

Hopelijk zijn we nu klaar om ons eigen SaaS implementatie plan te maken.

Houd rekening met de 8 belangrijke SaaS implementatie tips hierboven zodat we de meeste waarde uit onze nieuwe software halen.

Onthou dat een SaaS implementatie een wisselwerking is tussen systeembeheer, implementatieteams, kerngebruikers en de rest van de organisatie. Zowel ondersteuning als communicatie gedurende het hele implementatieproces zijn van levensbelang voor de acceptatie.

Discussieer mee op LinkedIn.