Wat als we niet uit een IT probleem kunnen komen?

Per definitie is een IT probleem een situatie of uitdaging die op een oplossing wacht. Omdat we weten dat alle problemen een oplossing hebben, hoeven we die alleen maar te vinden. Vaak is dat echter niet zo eenvoudig als het klinkt, maar we weten dat er een oplossing is. Deze kennis is essentieel om de hoop niet te verliezen als we zoeken naar oplossingen voor hardnekkige hardware, software of organisatorische problemen. Geef het niet op.

Als we geen oorzaak kunt vinden

Er is niets zo frustrerend als het niet kunnen vinden van een oorzaak voor ons IT probleem. Ondanks diepgaand speurwerk geen label voor onze klachten. Onoplosbaar is de term die door IT professionals wordt gebruikt om aan te geven dat de oorzaak van een IT probleem niet is te vinden. Velen ervaren dit als een persoonlijk falen. Wanneer het ontbreken van een oorzaak en een oplossing leidt tot schade voor de gebruiker, zijn er vaak ook juridische gevolgen.

Waarom is de oorzaak van het IT probleem niet te vinden?

• De klachten zelf kunnen moeilijk te identificeren en te classificeren zijn. Af en toe een traag systeem is misschien gewoon een slechte verbinding of een symptoom van een groter IT probleem.
• Het onderdeel dat de klachten veroorzaakt, is mogelijk niet duidelijk aan te wijzen. We kunnen de verkeerde IT professional hebben ingehuurd, wat leidt tot een vertraging in de diagnose.
• We kunnen meer dan één IT probleem hebben waardoor het vinden van de oorzaak verwarrend is.
• Er kunnen conflicten zijn tussen verschillende software pakketten of add-ons die we toepassen. Dit kan leiden tot problemen veroorzaakt door die conflicten.
• Het echte IT probleem kan hoogst ongebruikelijk zijn of niet passend bij de configuratie van het systeem. De IT professional kan de oorzaak niet vinden omdat die zeer zeldzaam is. Er zijn IT problemen die zo zeldzaam zijn, dat er maar weinig IT professionals zijn die er iets van weten.
• De gebruiker is misschien niet helemaal eerlijk over het probleem. Hij of zij heeft misschien op een verkeerde knop gedrukt of bepaalde handelingen in een verkeerde volgorde uitgevoerd. Hij is bang om er aangesproken te worden.

Ongeacht de uiteindelijke uitkomst, het ontbreken van een oorzaak is op zijn minst frustrerend en verontrustend.

De gevolgen van het ontbreken van een oorzaak

• De IT professional kan het probleem afdoen als “onoplosbaar”. Dan willen we dat er een andere professional naar kijkt.
• De problemen kunnen verergeren en uiteindelijk kunnen de klachten groot genoeg zijn om een oorzaak van het IT probleem wel te kunnen vinden.
• Er kan een work-around voor de problemen worden gemaakt die de klachten verminderen. Door het verminderen van de klachten is het mogelijk dat de oorzaak zichtbaar wordt.

Voor IT problemen waarvan de oorzaak nog niet gevonden is, is het belangrijk om te onthouden dat de IT professional wel een duidelijke oorzaak nodig heeft. Dat is de beste manier om de juiste oplossing te bepalen. Soms kan het nuttig zijn dat we een reeks oorzaken uitsluiten. Dan kunnen we ook bepaalde oplossingen op voorhand uitsluiten.

Hoeveel oplossingen bestaan ​​er?

Als we geconfronteerd worden met een IT probleem waarvoor we op zoek moeten naar een oplossing, moeten we creatief zijn. We moeten er van uitgaan dat er honderden mogelijke oplossingen zijn, meer dan we ons kunnen voorstellen. Bovendien zijn er ook nog allerlei mogelijke combinaties van die oplossingen. 

Zoeken naar de juiste oplossing vereist een open minded instelling en ontvankelijkheid voor opties waar we nog niet aan gedacht hadden. Hoewel we misschien niet de perfecte oplossing vinden, zijn er andere opties die het IT probleem afdoende oplossen.

Hoe kunnen we de best mogelijke oplossing voor een IT probleem vinden?

Wanneer we met een hardnekkig IT probleem zitten waar grote groepen gebruikers last van hebben, kan dat vat krijgen op ons denken. Dat belemmert we ons om verder te kijken en op zoek te gaan naar de beste oplossing. Het is alsof we een sluier voor onze ogen hebben die ons weerhoudt verder te kijken, en dat remt ons denken.

Daarom is het voor het vinden van de beste oplossing noodzakelijk om afstand te nemen tussen onszelf en het IT probleem. We moeten het probleem vanuit een ander perspectief bekijken, op een andere manier dan wat we gewend zijn.

Om dat mogelijk te maken, moeten we ons creatief denken versterken en open en ontvankelijk zijn voor nieuwe perspectieven betreffende het IT probleem. Zo worden nieuwe opties en nieuwe oplossingen bedacht.

Om daarvoor ruimte in ons hoofd te maken is het noodzakelijk om:

• Kalm en evenwichtig te blijven.
• Onze gedachten open te stellen.
• Het probleem nieuw leven in te blazen.
• Te blijven realiseren dat er een oplossing is.

Verschillende manieren om jezelf te distantiëren

Gebruik visualisatie

Stel je voor dat het IT probleem voor je ligt, in plaats van bovenop je. Op deze manier zal je het gewicht of druk van het probleem minder voelen. Wat overblijft is de verantwoordelijkheid om het IT probleem op te lossen, evenals de zekerheid dat er een oplossing is. Op deze manier kunnen we ons het probleem op een andere manier voorstellen, het een andere vorm geven en kunnen we verschillende, creatieve oplossingen zoeken.

Luister naar anderen

Om onze creativiteit te maximaliseren is het praktisch om de adviezen en ervaringen van anderen te lezen. Zoek op internet naar het IT probleem en hoe anderen het hebben opgelost. Luisteren naar ander IT professionals die een soortgelijk IT probleem hebben gehad. Forums zijn daar zeer geschikt voor, ook om zelf een IT probleem op te plaatsen. Met deze adviezen en onze eigen ervaring kunnen we een nieuwe richting bepalen in onze zoektocht.

Schrijf het IT probleem op

Een andere manier om het IT probleem ordenen, is door het uit te werken zonder er diep over na te denken. Door ons oplossingen voor te stellen en op te schrijven, kunnen we nieuwe nieuwe aanwijzingen vinden. Het opschrijven van het probleem en de mogelijke oplossingen geeft ons tevens de mogelijkheid om het terug te kunnen lezen. We kunnen op een andere manier over de opties nadenken en ze met elkaar in verband brengen. We kunnen ze evalueren of nadenken over de mogelijke gevolgen van combinaties, en wat de beste oplossing voor het probleem echt is.

Neem afstand

Doorbreek je dagelijkse routine en neem ook fysiek meer afstand. Het vergroten van de fysieke afstand vergroot ook de emotionele afstand tot het IT probleem. Het is niet voor niets dat collega’s soms ver en lang op vakantie gaan. Uit je routine stappen is nuttig als je meer afstand tussen jou en je  probleem nodig hebt. Denk hierbij aan de bekende hei-sessies waarbij een groep collega’s zich afzondert op een locatie elders in het land om problemen te bespreken. Als je jezelf, ondanks het aantal kilometers tussen jezelf en je probleem, niet los kunt maken, zal het probleem altijd in je gedachten blijven ronddwalen.

Het is de bedoeling om onze problemen vanuit een ander perspectief te bekijken en er tussenuit gaan helpt daarbij. Op die manier geven we onszelf meer ruimte. Het geeft ons ook meer lucht ten opzichte van de stressvolle omgeving die ons belet om een oplossing te vinden.

En als er geen oplossing voor het IT probleem is?

Als we een IT probleem tegenkomen dat we echt niet kunnen oplossen, is het per definitie geen probleem. We hebben het dan waarschijnlijk over een realiteit. Dat wil zeggen, een vervelende eigenschap van het systeem of applicatie. Vaak verrassen IT systemen ons met onverwachte eigenschappen die echter niet te veranderen zijn. Dit kunnen we echt alleen verhelpen door de situatie te accepteren zoals die is. We moeten leren leven met deze systeemeigenschappen.

Discussieer mee op LinkedIn.