Informatie eilanden oplossen met software

Het probleem met informatie eilanden is dat ze ervoor zorgen dat medewerkers het grote plaatje negeren. Ze concentreren zich daardoor alleen op hun eigen werkprocessen.

Goed bestuur bij de overheid vereist dat mensen samenwerken en grotere doelen zoals een lagere criminaliteit, beter onderwijs en snellere belastingen nastreven. Ondanks het feit dat veel landelijke en lokale ambtenaren klagen over eilanden bij de overheid, bestaan ze verrassend genoeg nog steeds.

(Informatie eilanden noemen we ook wel informatiesilo’s.)

Alle informatie eilanden hebben een eigen missie

Het probleem met eilanden is dat ze ertoe leiden dat men zich alleen concentreert op de specifieke missie van de eigen instantie, agentschap of afdeling. Het bestrijden van criminaliteit heeft bijvoorbeeld niet alleen betrekking op de openbare veiligheid, maar ook op sociaalwerk en onderwijs. Als het bestrijden van criminaliteit prioriteit heeft, waarom zijn de inspanningen hiervoor dan vaak verspreid over verschillende instanties? Instanties die ook nog eens niet goed samenwerken en niet goed met elkaar communiceren. De overheid moet zorgen voor informatie-structuren en procedures die het bereiken van brede doelen mogelijk maken.

Het vestigingsbeleid van bedrijven bijvoorbeeld

Om de problemen bij de overheid die door eilanden worden veroorzaakt te begrijpen, hoef je niet verder te kijken dan initiatieven op het gebied van lokale economische ontwikkeling. Vrijwel iedere regio of stad heeft een instantie voor economische ontwikkeling. Die houdt zich bezig met het aanmoedigen van bedrijven om zich lokaal te vestigen of om er te blijven. Deze instanties richten zich op het verzamelen van middelen om bedrijven te verleiden. Ze kunnen hun specifieke missie buitengewoon goed uitvoeren. Helaas gaat deze activiteit voorbij aan het belang van andere belangrijke factoren zoals onderwijs, belastingen, criminaliteit, cultuur en gezondheidszorg. Deze factoren spelen echter ook een rol bij beslissingen over bedrijfslocaties.

De informatievoorziening bij de overheid moeten we zo structureren dat ambtenaren die werkzaam zijn op verschillende eilanden beter communiceren. Ze moeten immers samen de bredere doelstellingen nastreven.

In de gezondheidszorg bijvoorbeeld

In de gezondheidszorg slaat men klinische, financiële en operationele gegevens op en worden beheerd door verschillende afdelingen bij verschillende instanties. Iedere instantie gebruikt daarbij andere software en beheertools. Datasystemen hebben ieder eigen validatieregels, indelingen en sleutelvelden. Dat maakt het erg moeilijk voor die instanties om informatie uit te wisselen. Het is bekend dat het delen van informatie met alle betrokken partijen met dezelfde weergave van patiëntgegevens zal resulteren in betere zorg. In de gezondheidszorg zijn reeds grote stappen gezet. De kans is groot dat je dokter, je apotheek en het ziekenhuis jouw informatie al delen. Bovendien hebben we al Apps waarmee we zelf onze gegevens kunnen inzien en de uitslagen van het lab kunnen lezen. Nog lang niet alle instanties kunnen echter informatie met elkaar delen, er is nog veel te doen.

Informatie eilanden krijgen bruggen

Het is niet altijd nodig om instanties en afdelingen samen te voegen. Het is voldoende om een informatievoorzieningsstructuur te creëren waarmee instanties kunnen communiceren en samenwerken. Een goed voorbeeld is de 1gezin-1plan-1regisseur oplossing die ervoor zorgt dat de verschillende diensten voor gezinnen worden gecoördineerd. Het doel is om “samen te werken en het concept van een naadloos dienstverleningssysteem voor gezinnen te implementeren en de beschikbare ondersteuning te bundelen”.

Aangezien iedere regio en stad verschillend is, kan er geen generieke informatie structuur zijn voor iedereen. De structuur is echter niet belangrijk. Het is belangrijk om bruggen te slaan tussen eilanden. Dat  verbetert de communicatie tussen instanties en zorgt ervoor dat ze efficiënt samenwerken. Want uiteindelijk hebben alle ambtenaren hetzelfde doel: de levenskwaliteit van de burgers verbeteren.

Standaarden

Er bestaan ook standaarden op het gebied van referentie-architecturen en de daarvan afgeleide architecturen voor:

• Verschillende overheidsorganisaties.
• Informatiemodellen zoals het zaakgericht werken.
• Gegevens-uitwisselformaten.

Deze architecturen maken het slaan van bruggen al beter mogelijk. Voeg daarbij het gebruik van koppelknooppunten zoals het Centraal Aansluitpunt van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, en de communicatie tussen wat eerst informatie eilanden waren is een feit. Bedrijven als Genetics die daarvoor software leveren passen deze standaarden breed toe. Bijvoorbeeld in hun zaakgericht SaaS-oplossingen op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving.

Wat zijn informatie eilanden?

Een informatie eiland is een instantie, afdeling, business unit of een groep medewerkers binnen een grotere organisatievorm die niet of niet effectief communiceert met andere instanties, inclusief het management. Als de cultuur van een instantie de medewerkers niet aanmoedigt om kennis te delen en samen te werken, kunnen informatie eilanden vrij snel groeien. Gevolg is dat zo’n instantie niet op een behendige manier kan reageren op veranderende maatschappelijke omstandigheden.

Informatie eilanden of silo’s?

Hoewel we de termen informatie eiland en informatiesilo soms als synoniemen gebruiken, beschouwen we informatie eilanden meestal als een cultureel probleem veroorzaakt door mensen die informatie niet delen. Informatiesilo’s daarentegen zijn het resultaat van (verouderde) technologieën die de samenwerking belemmert. Het is belangrijk op te merken dat culturele informatie eilanden vaak worden versterkt door technologie en bedrijfsprocessen die de samenwerking niet ondersteunen.

Selectie van SaaS software

Als een organisatie bepalend is voor zijn omgeving en altijd al gewend is om als informatie eiland te opereren zal de selectie van nieuwe software niet een herijking van de cultuur op gang brengen. Al snel houdt men dan bij de selectie van software geen rekening met andere instanties waarmee men samenwerkt of die gebruik maken van dezelfde data. De software die men dan implementeert zal het informatie eiland alleen maar versterken. Uiteindelijk leidt dit tot het vastlopen van de organisatie en de software krijgt de schuld.

Het afbreken van Informatiesilo’s

Daarom is het belangrijk om voordat je nieuwe software gaat selecteren eerst de business strategie en vervolgens de informatie strategie in kaart te brengen. Deze analyse is vervolgens leidend voor de business requirements, de eisen waaraan de nieuwe software moet voldoen.

Bij softwareontwikkeling wordt het voor organisaties steeds belangrijker om de bestaande informatiesilo’s van informatie eilanden af te breken. Dankzij SaaS / cloud computing, API’s en het internet kunnen we technische blokkades voor samenwerking verwijderen. Daarnaast zullen Agile ontwikkelmethoden zoals SCRUM en DevOps deze ontwikkelingen versnellen. Taakgerichte informatiesilo’s gaan we vervangen door casegerichte data structuren. De manier waarop we software bouwen en beheren verandert fundamenteel. Door deze veranderingen zullen onderwerpen als Privacy en Security steeds vaker bovenaan de agenda staan. Deze onderwerpen zullen de grootste uitdagingen vormen.

Discussieer mee op LinkedIn.