Zo bepaal je de projectscope

Om het succes van ons project te verzekeren is het is noodzakelijk om de projectscope goed te bepalen. Zonder projectscope kan ons project niet slagen, hoe hard we ook werken.

Het definiëren van de projectscope houdt in dat we een duidelijke visie en overeenstemming over de uitkomsten van het project moeten hebben. Hierdoor kan iedere deliverable van het project namelijk op planning blijven.

De projectscope is de eerste stap bij het bepalen van de projectdoelen. Zodra we de scope hebben bepaald kunnen we resources toewijzen en een tijdlijn voor het project uitzetten. Daarna kunnen we bovendien taken toewijzen aan teamleden zodat we het project binnen de deadline en het budget kunnen uitvoeren.

Synoniemen die voor projectscope worden gebruikt zijn:

• Projectomvang.
• Projectreikwijdte.

Projectscope versus requirements

De projectscope mogen we niet verwarren met de requirements. De requirements definieren de mogelijkheden, kenmerken en functies van het eindresultaat van het project. Projectleiders moeten dus apart een requirements analyse maken. De projectscope geeft aan:

1. Waar het project zich richt.
2. Wat de grenzen van het project zijn.
3. Wat de projectomvang is.

De projectscope en de requirements moeten elkaar ondersteunen en samen een duidelijk beeld scheppen over wat we met het project willen bereiken.

Hoe stellen we een projectscope vast?

De volgende stappen kunnen ons helpen om de omvang van een project effectief te definiëren:

1. Stel de projectbehoeften vast

Als we in staat zijn om de behoeften van een project eenduidig te bepalen, is de kans groter dat we vanaf het begin een goed richtpunt voor de omvang hebben. Dit geldt als benchmark voor alle volgende stappen in het project.

Als het ‘wat en waarom’ van een project duidelijk zijn kunnen we specifieke tussendoelen stellen. Het legt ook de basis voor de volgorde van de taken en hoe we ze moeten uitvoeren.

2. Bevestig de doelen van het project

De basis van de projectscope klopt als onze doelen en doelstellingen aan de SMART-richtlijn voldoen. Dat wil zeggen dat ze, specifiek, meetbaar en haalbaar moeten zijn. Het moet ook realistisch zijn en binnen een specifiek tijdschema worden voltooid.

Specifiek: Dit houdt in dat we nauwkeurig aangeven wat we met het project willen bereiken. Duidelijkheid vermindert namelijk de kans op onzekerheden en misverstanden.

Meetbaar – Zijn de doelen zo geformuleerd dat er feedback op te geven is en kunnen we er iemand verantwoordelijk voor maken? Krijgen we een goed beeld van de project omvang?

Haalbaar – Zijn de doelen en doelstellingen van het project, gezien de beschikbare middelen, haalbaar?

Realistisch – Zijn de gestelde doelen realistisch en eenvoudig te leveren? Ook als het project in zwaar weerkomt?  Als de doelen niet realistisch zijn zullen ze de kwaliteit van het project verminderen, leiden tot het overschrijding van het budget of het niet halen van de gestelde deadlines.

Tijdsframe – Kunnen we de projectdoelen binnen de geplande tijd halen? Hoe belangrijk is het om de deadline te halen?

3. Projectomschrijving

Als projectmanager moeten we weten welke functies en werking die vereist zijn voor het product of service. Al de kwaliteiten die zullen bijdragen aan het succes van het project moeten we beschrijven.

4. Acceptatiecriteria

Succesvolle projecten zijn projecten waarbij we rekening houden met de tevredenheid van de eindgebruiker. Voldoet het project aan de verwachtingen van de eindgebruikers? Zullen zij het product, de service of het proces accepteren?

De acceptatiecriteria kunnen het volgende omvatten:

• Prijs of waarde.
• Kwaliteit van producten / diensten.
• Beschikbaarheid, levering en retourbeleid.
• Effectiviteit en efficiëntie van nieuwe operationele processen. 

Uiteindelijk moeten we de projectscope afstemmen met de verwachtingen van de eindgebruikers.

5. Project risico’s

Er zijn altijd project risico’s die het bereiken van ons doel in de weg kunnen staan. Als we ons bewust zijn van de mogelijke risico’s kunnen we de problemen te minimaliseren door vooraf maatregelen te bedenken. Zo kunnen we vertragen beperken.

Project risico’s worden vaak veroorzaakt door dynamische omgevingsomstandigheden zoals technische tegenslagen of ziekte. Of ze nu gebaseerd zijn op aannames of onzekerheden, de impact kunnen we op de tijdlijn van het project weergeven. Als we de risico’s echter vroegtijdig benoemen kunnen we ze gemakkelijker opvangen. 

6. Identificeer noodzakelijke veranderingen

Het is altijd het beste om de projectscope regelmatig te evalueren. Op die manier houden we namelijk meer grip op tijd, geld en middelen.

Veranderen van de projectscope is soms onvermijdelijk. Veranderingen kunnen we niet eenzijdig doorvoeren, zowel klanten, belanghebbenden en teamleden van het project moeten we er in kennen. Dit minimaliseert meningsverschillen in een later stadium.

Het belang van het definiëren van de projectscope

Het schrijven van een projectscope-verklaring die informatie bevat over de projectresultaten is vaak de start voor het maken van de projectplanning. De voordelen van een projectscopeverklaring bij een nieuw initiatief, zijn onder andere:

• Verwoording van de inhoud van het project, zodat alle belanghebbenden kunnen begrijpen wat erbij komt kijken.
• Bevat een stappenplan dat het management kan gebruiken voor het toe wijzen van taken, het plannen van werk en om op de juiste manier te budgetteren.
• Helpt het projectteam om te focussen op gemeenschappelijke doelstellingen.
• Voorkomt dat een project verder gaat dan de overeengekomen omvang.

Het vaststellen van de projectscope zorgt ervoor dat projecten gericht zijn en worden uitgevoerd volgens de verwachtingen. De reikwijdte biedt een sterke basis voor het managen van een project naarmate het vordert en helpt ervoor te zorgen dat middelen niet worden omgeleid of verspild aan elementen die buiten de reikwijdte vallen.

De Projectscope en changemanagement

Het is normaal dat onderdelen van een groot project gaandeweg veranderen. Hoewel het altijd het beste is om meerwerk te vermijden, is het soms onvermijdelijk vanwege de veranderende aard van het project. We willen echter de project omvang blijven beheersen. Om meningsverschillen en wijzigingen in de projectscope te voorkomen, is het het beste om een strikt changemanagement proces te hanteren. Als de scope eenmaal is gedefinieerd, mogen we deze niet wijzigen zonder dat het changemanagement proces is doorlopen. Daarna kunnen we passende maatregelen nemen om aan de veranderende projectvereisten te voldoen.

Er worden continu projecten gelanceerd met een slechte projectscope

Met name SaaS projecten zijn gemakkelijk te lanceren. We nemen gewoon een trial versie van een SaaS toepassing die ons we wat lijkt en we proberen het voor een maand. Als het niet lukt zeggen we het weer op en zoeken we naar de volgende kandidaat software. Soms moeten we een stap verder gaan en een proeftuin opzetten. Deze werkwijze kunnen we echter niet lang volhouden, eens moeten we met een werkende oplossing komen. Om te voorkomen dat we onze reputatie verliezen is het belangrijk om te zorgen voor succesvolle projectimplementaties.

Succesvol projectmanagement houdt rekening met de volgende overwegingen:

1. Kom een aanvaardbare kwaliteitsniveau voor het project overeen. Als we bijvoorbeeld een ​​man naar de maan moet sturen zijn de kwaliteitseisen enorm hoog.
2. Het budget moet de kosten om het project te realiseren dekken.
3. De tijd waarin we het project moeten voltooien moet acceptabel zijn.

Deze drie aspecten vormende bekende project driehoek en zijn als zodanig aan het begin van het project vastgesteld en houden we bij tijdens de uitvoering van het project. Als het nodig is om een ​​van de drie elementen aan te passen, beïnvloed dit de andere twee elementen.

Communicatie is de sleutel voor projectscope management

Door een duidelijke projectscope vast te stellen, kunnen we het projectteam goed managen en er voor zorgen dat we een tevreden opdrachtgever krijgen. Start het project op de juiste manier door de scope van het project op de juiste manier te definiëren. Het vaststellen van een effectieve projectscope geeft het team namelijk een ​​gevoel van focus. Het biedt een basis waarmee we het project van start tot finish goed kunnen managen.

In de basis vereist effectief projectscope-management een goede project communicatie om ervoor te zorgen dat iedereen de vereisten van het project begrijpt en het er precies over eens is hoe we de doelstellingen van het project zullen bereiken. Zodra we dit hebt neergelegd, hebben we de basis om te beginnen en het project succesvol af te ronden.

Discussieer mee op LinkedIn.