SaaS oplossingen implementeren met Agile-technieken

SaaS oplossingen implementeren zoals een ERP project staat ​er om ​bekend dat de deadline niet wordt gehaald en het budget wordt overschreden. Al langer vroeg ik me af of je Agile technieken kan gebruiken om een SaaS oplossing in te voeren. In dit artikel wordt gekeken naar het verminderen van projectrisico’s door Agile-concepten in te zetten. De kern van het Agile concept is om voortdurend kleine delen van het systeem te ontwerpen, te testen en te implementeren en vervolgens door te gaan naar het volgende deel. Op die manier bouw je voort op werkende software en verminder je het risico.

Big Bang implementatie

Het alternatief voor een geleidelijke invoering is de big bang-implementatie. Big bangs zijn echter gevaarlijk! Ze kunnen helemaal fout lopen, bijvoorbeeld bij de Freerecord shop, daar werd de software vlak voor de kerstdagen live gezet. De bevoorraading van de winkels liep helemaal fout. Met deze ERP-implementatie is de ondergang van het bedrijf begonnen. Bij de vervanging van bestaande software is een bedrijf echter gedwongen om met een Big Bang live te gaan. De kosten voor het bouwen van interfaces tussen de oude en nieuwe systemen kunnen bijvoorbeeld zo hoog zijn dat een big bang-benadering de enige praktische manier is om live te gaan.

De Agile Big Bang

Zelfs als de go live van SaaS oplossingen een Big Bang is, kan het implementatieproject nog steeds op een Agile manier plaatsvinden. De eindgebruikers maken dan deel uit van het implementatieteam en zijn verantwoordelijk voor hun deelgebied. Het is van belang om de eindgebruikers betrokken te houden en ze voortdurende in contact te laten zijn met de implementatieconsultants. Ze kunnen bijvoorbeeld meewerken aan:

• Het verzamelen van de requirements in workshops.
• Het schrijven van documentatie.
• Het uitvoeren van acceptatie testen.

Om te voorkomen dat er geisoleerde groepen ontstaan kan je iedereen in dezelfde ruimte laten werken. Dit komt de communicatie ten goede.

SaaS oplossingen in een proeftuin

De proeftuin is een uitstekend middel om deze werkzaamheden mee uit te voeren. Alle gebruikers kunnen ongestoord hun deel bijdragen en de testen uitvoeren. Zo wordt toegewerkt naar het Big Bang moment en weet iedereen dat het systeem goed zal werken.

Een ander voorbeeld van een Agile implementatie van SaaS oplossingen is een bedrijf met meerdere locaties. Hierbij wordt de SaaS oplossing na de proeftuin voor één locatie ingevoerd. Dan kan je leren van de bedrijfsspecifieke problemen die zich voordoen en kan je de bedrijfsprocessen aangepassen als dat nodig is. De andere locaties lopen daarbij weinig of geen gevaar. De verzamelde informatie wordt vervolgens gebruikt om de uitrol op andere locaties te verbeteren. De samenwerken tussen de locaties moet zich waar wel voor lenen natuurlijk.

Requirements verzamelen bij SaaS oplossingen

Een intrigerende vraag is hoe vaak de requirements worden bijgesteld tijdens SaaS projecten. Voor het Agile tijdperk besteden bedrijven veel moeite en tijd aan het documenteren van hun bedrijfsprocessen en workflows. IT Consultants spendeerden weken aan het verwerken van die informatie en stelden vervolgens vragen aan de opdrachtgever om hun bevindingen te valideren. Dit vond dan plaats voordat met het configureren van de software werd gestart. Het probleem met deze aanpak is dat het traag is en dat de documentatie soms minder nauwkeurig is.

Bij ongeveer de helft van de projecten worden de user requirements die voor de evaluatie en selectie van software worden gemaakt ook door het implementatieteam gebruikt. Dit gebrek aan hergebruik van user requirements suggereert dat het concept van vooraf requirements vastleggen om implementatierisico’s te verminderen verbeterd kan worden.

Requirements verzamelen bij een Agile aanpak voor SaaS

Bij een Agile-implementatie begint het verzamelen van requirements met demo’d en workshops. Eindgebruikers laten de consultants zien hoe de transacties met behulp van het systeem worden uitgevoerd. De consultants laten vervolgens de gebruikers zien hoe die transacties in de standaard uitvoering van het ERP-systeem zouden worden uitgevoerd. De verschillen worden tijdens de workshop besproken. Als de “out-of-the-box” versie niet voldoet leggen de gebruikers aan de consultants uit waar het aan schort.

In de Agile variant is documentatie veel minder formeel, consultants kunnen bijvoorbeeld requirements management software gebruiken om use cases of userstories vast te leggen. Vervolgens configureren de consultants en het systeem zo dat iedere use case verwerkt kan worden. Ten slotte worden de oplossingen aan de gebruikers getoond om te bevestigen dat ze werken. Deze aanpak is relatief snel en wordt vaak uitgevoerd in sprints van twee tot drie weken. Het belangrijke voordeel is dat IT consultants om de twee weken voor de gebruikers staan ​​met de nieuwe updates. Deze updates worden vervolgens in de proeftuin getest en eventuele problemen onmiddellijk opgelost.

Voordelen van Agile voor SaaS oplossingen

De belangrijkste voordelen van het Agile implementatieproces voor SaaS oplossingen zoals ERP zijn deze:

• Het houden van workshops met gebruikers versnelt de ontwikkeling van requirements aanzienlijk in vergelijking met traditionele methoden voor het documenteren van requirements.
• Door configuratiecycli kort te houden, bijvoorbeeld in tweeweekse of drieweekse sprints, worden problemen vroeg opgemerkt door de gebruikers en stapelen ze zich niet op tot het Big Bang moment.

Zelfs als de omstandigheden vragen om een Big Bang invoering van het systeem kan een Agile-achtige implementatiemethodiek het projectrisico aanzienlijk verminderen. De risico’s dat een implementatieproject voor SaaS niet op tijd af is en het budget wordt overschreden nemen erdoor af. Hoewel Agile zijn oorsprong heeft in de wereld van maatwerk softwareontwikkeling,  kunnen onderdelen ervan met succes worden gebruikt in SaaS implementaties zoals ERP.

Discussieer mee op LinkedIn.