Workflow biedt voordelen aan projectmanagers

Workflow en workflowmanagement zie we tijdens projecten steeds meer terugkomen in de toolbox van de projectmanager. In dit artikel gaan we dieper in op de toepassing en de voordelen van workflow.

Workflow is de definitie, uitvoering en automatisering van bedrijfsprocessen. Hierbij geven we taken, informatie of documenten door van de ene deelnemer aan de andere voor een actie, volgens een reeks procedurele regels.

Organisaties gebruiken workflows dus om taken tussen mensen te coördineren en data tussen systemen te synchroniseren. Het uiteindelijk doel is de efficiëntie van de organisatie, het reactievermogen en de winstgevendheid te verbeteren.

Wat is een workflow?

Een workflow is een diagram van een gestructureerde, vooraf gedefinieerde reeks activiteiten die samen een gewenst resultaat opleveren. Workflows kunnen een eenvoudige, sequentiële voortgang van stappen zijn, maar ook een complexe reeks activiteiten die we tegelijkertijd moeten uitvoeren. Daarbij kunnen er gespecificeerde afhankelijkheden, regels en vereisten gelden. Volgens de theorie zal iedere keer dat we dezelfde workflow uitvoeren, namelijk hetzelfde resultaat opleveren. Een workflow geeft de stappen en resources weer die nodig zijn om die stappen te voltooien. Daarbij geven we bovendien aan hoe deze op elkaar ingrijpen. In een workflow worden weergegeven:

• Begin- en eindpunten.
• Richting van de beweging.
• Beslissingspunten.
• Verwachte resultaten.
• Potentiële substitutiestappen.
• Tenslotte wijzen we de verantwoordelijkheid voor elke stap toe.

Zodra een workflow geïmplementeerd is, wordt het proces om de resultaten te optimaliseren inzichtelijk:

• Waar de overhead zit die we kunnen elimineren.
• Maar ook waar kunnen we efficiëntie behalen.

Succesvolle workflows helpen tevens om de communicatie binnen de organisatie te verbeteren en groei te meten.
Voor het projectmanagement zijn workflows belangrijk omdat ze een betere voorspelling voor het project bieden en de uitkomsten meetbaar maken. Projectmanagers houden van workflows, omdat ze tijdens een project constante planning en coördinatie mogelijk maken. Workflows ondersteunen dit doordat de verwachte resultaten vooraf inzichtelijk zijn.

De verschillen tussen workflow management en project management

Workflowmanagement en projectmanagement zijn vergelijkbaar maar ze zijn niet identiek. Workflow management legt zich vooral toe op het verbeteren en automatiseren van bestaande bedrijfsprocessen. Deze bedrijfsprocessen wijzigen in het algemeen niet veel en komen vaker voor. Met workflowmanagement kunnen we meer dan eens op repetitieve processen kleine wijzigingen aanbrengen. Projectmanagement daarentegen houdt zich bezig met grotere unieke projecten waarbij meer coördinatie nodig is om veranderingen door te voeren. Binnen een project kunnen bovendien veel tools, sources en processen nodig zijn om het te voltooien.

Workflow verbeteringstheorieën

Er zijn veel theorieën die bedrijven kunnen gebruiken om hun processen te verbeteren. De basis-filosofieën achter deze verbeteringstheorieën gaan uit van de ervaring, behoeften en input van het bedrijf om de workflows doelgericht te maken.

• Six Sigma. Kort samengevat: in deze theorie breekt men een proces af tot in het kleinste detail. Six Sigma wil daarmee de variatie te minimaliseren door de workflows te standaardiseren.
• LEAN systemen. LEAN werkt aan optimalisatie van de workflows door voortdurend op zoek te gaan naar verbeteringen. Het doel is namelijk om meer te doen met minder.
• Total Quality Management. Dit systeem verfijnt de kwaliteit bij iedere stap om de processen te verbeteren.
• Business Process Re-engineering (BPR). Een methodologie die workflow management software gebruikt om bedrijfsprocessen te verbeteren.
• Theorie van beperkingen. Deze theorie richt zich op het beheersen van knelpunten en het evalueren van de bottleneck-fixes van de workflows.

Voordelen van het gebruik van workflows

Workflows besparen tijd en zorgen voor transparantie en reproduceerbaarheid. Daarnaast bieden ze een aantal voordelen die een welkome ondersteuning bij het projectmanagement kunnen zijn.

Voordelen voor de bedrijfsprocessen die het project beoogt te aan te pakken

1. Het implementeren van workflows kan leiden tot procesverandering. Als onderdeel van het ontwikkelen van een workflow, moeten bedrijven hun huidige processen kritisch bekijken. Dit zal namelijk leiden tot verbeteringen en optimalisaties binnen projecten.
2. Workflows bieden een audit trail. Dit is met name het geval bij het gebruik van een Workflow Management Softwaresysteem. We houden daarin verslagen bij over de voortgang en voltooiing van taken, samen met relevante details zoals wie de actie heeft voltooid en wat de status is.
3. Bedrijven kunnen regels invoeren. Op het moment dat zich problemen voordoen moeten mensen vaak beslissingen nemen over situaties waar ze niet eerder over nagedacht hebben. Workflows verwijzen echter naar vooraf gedefinieerde regels. Dit elimineert dus een deel van het giswerk, bespaart tijd en vergroot het vertrouwen in de organisatie.
4. Workflows geven meer toegang tot informatie. Om de knelpunten of problemen er uit te halen moeten we kritieke processen op elk punt beoordelen. Dit overzicht geeft projectmanagers inzicht hoe goed het proces van end-to-end loopt.
5. Effectieve organisatorische verandering. Als een team goed samenwerkt, is het niet nodig om in te grijpen in het bedrijfsproces. Dit lukt beter met een goed begrepen workflow.
6. Workflows tonen de verantwoordelijkheden aan. In plaats van dat er onzekerheid is over wiens verantwoordelijkheid het is om een taak te voltooien, definieert een workflow dat.
7. Managers kunnen zich concentreren op strategie. Als een systeem soepel functioneert, hoeven managers geen tijd te besteden aan de werkprocessen. In plaats daarvan kunnen ze aandacht besteden aan andere aspecten van het bedrijf, die de groei en ontwikkeling kunnen bevorderen.

Voordelen voor de projectmanager

Workflows zijn niet alleen toepasbaar op de bedrijfsprocessen maar ook op de IT processen, Als we workflows toepassen op ons project levert dat de volgende voordelen op:

1. Verbetert project tijdlijnschattingen. Workflows geven projectmanagers een basis om in te schatten hoe lang een taak of het totale project zal duren.
2. Zorgt voor zichtbaarheid. Workflows zijn diagrammen die het proces visueel over brengen aan de betrokkenen.
3. Workflows verminderen het projectrisico. Als een project in gevaar is, neemt de projectcomplexiteit toe en zal het aantal teamleden toenemen. Workflows kunnen ervoor zorgen dat er minder vertragingen in de planning optreden. Ze kunnen ook het aantal mogelijke geschillen verminderen en de kosten beperken door onnodig herhalend werk te voorkomen.

Discussieer mee op LinkedIn.