Het Kaizen principe: Continu verbeteren

Het Kaizen principe is een managementmethode uit Japan die letterlijk vertaalt ‘continu(Kay) verbeteren(zen)’ betekend. Volgens de Kaizen definitie helpt de managementmethode de productiviteit van een bedrijf te verbeteren. Ze doet dat door continu eenvoudig stappen te nemen die leiden naar productie- en kwaliteitsverbeteringen. Het werken volgens dit principe stopt nooit.

Kaizen definitie

Kaizen is een term die in het Japans ‘continue verbetering’ of ‘verandering ten goede’ betekent. Het is een Japanse bedrijfsfilosofie met betrekking tot de interne processen waarbij de bedrijfsvoering continu verbetert. Daarbij zijn alle medewerkers betrokken. Verbetering van de productiviteit ziet Kaizen per definitie als een geleidelijk en methodisch proces.

Het Kaizen principe omvat een breed scala aan ideeën. Het houdt in dat we de werkomgeving efficiënter en effectiever maken door:

• Een team-atmosfeer te creëren.
• De dagelijkse werkprocessen te verbeteren.
• De tevredenheid van de medewerkers te borgen
• Een baan vervullend, minder vermoeiend en veiliger te maken.

Wat is het Kaizen principe?

Kaizen kunnen we uitleggen als een principe van continue productiviteits- en kwaliteitsverbeteringen die nooit stoppen. Volgens het Kaizen principe zal een reeks kleine verbeteringen die gedurende een langere periode worden doorgevoerd tot een impactvolle kwaliteitsverbetering van de bedrijfsprocessen leiden.

“KAIZEN™ betekent verbetering. Bovendien betekent het voortdurende verbetering in het persoonlijke leven, het gezinsleven, het sociale leven en het beroepsleven. Wanneer toegepast op de werkplek betekent KAIZEN™ voortdurende verbetering waarbij iedereen betrokken is, zowel managers als werknemers.” Masaaki Imai, oprichter van Kaizen Institute

De oorsprong van het Kaizen principe

Het Kaizen concept stamt uit de Japanse filosofie over arbeid en spreken we uit als “k-eye-zin,”. Als methode werd het pas in de jaren tachtig populair in westen. Toen leverden al veel Japanse bedrijven een hogere kwaliteit hun westerse concurrenten dankzij de toepassing van Kaizen.

Vereisten voor Kaizen

Traditionele Japanse Kaizen ideeën volgen vijf basisprincipes:

• Teamwork.
• Persoonlijke discipline.
• Verbeterd moreel.
• Kwaliteit en suggesties voor productiviteitsverbetering. 

Deze vijf basisprincipes leiden tot drie belangrijke resultaten:

• Eliminatie van afval.
• Standaardisatie.
• Een goede huishouding.

Idealiter raakt het Kaizendenken zo ingebakken in de bedrijfscultuur dat het uiteindelijk vanzelfsprekend wordt voor alle medewerkers.

Het Kaizen-concept gaat er van uit dat er geen perfect einde is en dat alles te verbeteren is. Bedrijven en medewerkers moeten er dus naar streven om constant te evolueren en te innoveren. In het Kaizen principe zit besloten dat medewerkers die bepaalde activiteiten en taken uitvoeren, de meeste kennis hebben over die taak. Hen betrekken om veranderingen door te voeren is de beste strategie voor verbetering.

Teamwork is daarom de kern van Kaizen, we houden regelmatig teamvergaderingen waarbij Test cycli, kwaliteitsverbeteringen, productiviteit, veranderingen en projecten op de agenda staan.

Plan-Do-Check-Act

Kwaliteitsverbeteringen volgen over het algemeen het PDCA-cyclusformaat , dat staat voor “plan-do-check-act”.

• Het ‘plan’-gedeelte omvat het in kaart brengen van mogelijke veranderingen. Zodoende weet iedereen wat we kunnen verwachten als het team een probleem gaat op lossen.
• Tijdens de ‘doen’stap implementeren we de beste oplossing voor het probleem.
• De “check” -stap omvat het evalueren van de oplossing. We kijken dan of het probleem is opgelost.
• Wanneer we de “act” -stap uitvoeren, bepalen we het of de oplossing een bedrijfsstandaard moet worden of dat er verdere wijzigingen nodig zijn.

Wanneer managers besluiten dat meer wijzigingen nodig zijn, gaan we terug naar de ‘plan’stap en begint het proces opnieuw.

Kaizen definitie: De belangrijkste aspecten

De belangrijkste kenmerken van de Japanse kwaliteit zijn te danken aan de aspecten van het Kaizen principe. Een van de opvallendste kenmerken is het vinden van de oorzaak en het corrigeren van gemaakte fouten. Kaizenbeoefenaars gaan zelf op zoek naar de oorzaak van hun eigen fouten. Iedere fout wordt gezien als een kans om de kwaliteit te verbeteren. Het Kaizen principe is daarom meer procesgericht dan taakgericht. De kern is de kwaliteitsverbetering van de systemen in plaats van het verbeteren van de medewerkers. Medewerkers zijn feitelijk een onderdeel van het systeem als geheel. Het wordt dit niet gezien als een gelegenheid om een medewerker de schuld te geven als hij fouten maakt in zijn werk,. Het wordt het gezien als een kans om erachter te komen wat er misgaat in het werkproces.

Meten en feedback kwaliteitsverbetering

Kaizeners besteden veel tijd aan het bepalen van de klanttevredenheid en foutenpercentages. Ze bespreken de uitkomsten daarvan ook veelvuldig op vergaderingen en platformen en richten zich vooral op mogelijke kwaliteitsverbeteringen. Net als de Agile methodes richt Kaizen zich meer op incrementele verbeteringen in plaats van op volledige oplossingen voor fouten. De focus op kleine kwaliteitsverbeteringen maakt het namelijk eenvoudiger om deze te implementeren. Bovendien kunnen medewerkers zich gemakkelijker aanpassen als er kleine wijzigingen in het bedrijfsproces zijn.

Aangezien de meeste verbetervoorstellen van de medewerkers zelf komen, is de weerstand tegen verandering klein. In feite hebben medewerkers eerder de neiging om van zo’n verandering te genieten. Op deze manier helpt Kaizen tevens om de concurrentie te verslaan. De Kaizen filosofie benadrukt de participatie van medewerkers in het besluitvormingsproces. Iedere medewerker wordt beschouwd als een schakel in het proces van continue kwaliteitsverbetering. Het is niet een activiteit waar we uren op kunnen schijven, in plaats daarvan is het meer een levensstijl.

Verschil tussen Kaizen en TQM

Een van de doelen van TQM (Total Quality Management) is net als Kaizen continue kwaliteitsverbetering. Kaizen en TQM zijn echter niet met elkaar te vergelijken. TQM heeft veel praktische voordelen en benadrukt het gebruik van verschillende technieken en tools. Kaizen is daarentegen een meer filosofische aanpak.

Kaizen is Agile en Lean maar niet Scrum

Omdat het Kaizen principe werkt met iteraties is het een Agile methodes. Kleine iteratieve stappen maken een organisatie wendbaar en flexibel, dit behoord ook tot LEAN principes. Dezelfde flexibiliteit geldt ook voor Scrum. Er is echter een belangrijk verschil tussen beide methodes. Kaizen gaat namelijk altijd uit van de bestaande bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Daaraan worden voortdurend kleine aanpassingen gedaan. Scrum gaat echter over het bouwen en opleveren van telkens kleine brokken nieuwe software. Bij Scrum gaat het dus om het creëren van nieuwe functionaliteiten. Als een Scrum project is afgerond, is de applicatie klaar en dragen we deze over aan onderhoud en beheer. Scrum is daardoor meer resultaat gericht dan procesgericht. Kaizen kan evenwel een goede aanpak voor beheer en onderhoud zijn. Methodieken als ITIL, ASL en BiSL zijn net als Kaizen sterk procesgericht. Kaizen beidt een handvat om deze beheersprocessen voortdurend te verbeteren.

Gaat Kaizen samen met SaaS?

Het ligt er aan welke SaaS oplossing geïmplementeerd is. Als we te maken hebben met een statisch pakket dan valt er niet veel aan in te stellen en kunnen we dus ook geen verbeteringen aanbrengen. In een Kaizen bedrijf is het daarom van belang om software met erg veel instelmogelijkheden te selecteren. Iedere wijziging kan dan tot een prestatie- of kwaliteitsverbetering leiden.

Daarnaast is het belangrijk om een goede relatie met de ontwikkelaars van de software te onderhouden.

Om dit proces in goede banen te leiden stellen we een team in dat de regie voert over de software. Daarbij gaat het om:

• Requirements.
• Backlog items.
• Planning.
• Testen.
• Releases.
• Feedback.

Nadelen en risico’s van het Kaizen principe

Kaizen is een tool dat geschikt is voor het gebruikt in een zakelijke omgeving met langetermijndoelen. De toepassing van de methode hoeft een bepaald probleem niet direct en volledig op te lossen. De Kaizen beoefenaars moeten dus geduldig zijn om het principe te implementeren. Om deze reden is Kaizen niet voor iedereen geschikt.

Belangrijkste leerpunten Kaizen principe

• Per definitie is Kaizen een filosofie/methode waarmee we de productiviteit en de kwaliteit geleidelijk kunnen verbeteren door alle werknemers te betrekken.
• De kleine veranderingen kunnen betrekking hebben op:
  – Kwaliteitscontrole.
  – Just-in-time levering.
  – Gestandaardiseerd werk,
  – Het gebruik van efficiënte apparatuur
  – Het elimineren van afval.
• Veranderingen kunnen op elk moment van elke werknemer komen. Ze hoeven niet langzaam plaats te vinden, waarbij Kaizen alleen erkent dat kleine veranderingen nu grote gevolgen voor de toekomst kunnen hebben.

Discussieer mee op LinkedIn.