Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Social Media
Er is meer nodig om de communicatie en het succes van een project te borgen dan het maken van een stappenplan en het controleren van de deliverables. Het onthouden van gezichten die bij een taak horen wordt vaak vergeten in de hectiek van reviews en deadlines. Social media, zoals Facebook, zijn een krachtige manier om een gezicht te geven aan projectteamleden. Hierdoor voelen ze zich niet alleen gekend maar zetten ze zich ook beter in om in de toekomst weer gevraagd te worden voor een ander project. Als belangrijk onderdeel van de project communicatie verhoogt dit de productiviteit en versnelt het ontwikkelproces. Projectmanagers die niet weten hoe ze hun team zo ver kunnen krijgen dat ze zich inzetten voor het project, lopen het risico dat hun team de motivatie verliest. Neem daarom Social media op in het communicatieplan.
Er zijn een aantal redenen waarom Facebook een belangrijk onderdeel kan worden van je projectmanagementstijl en in het communicatieplan thuishoort.
Het voordeel van Facebook-forums voor projecten is de wereldwijde omvang. Tegenwoordig hebben de meeste, zo niet alle projectmanager-experts een Facebook-pagina. Dit betekent dat je snel professionele contacten kunt leggen om vragen te beantwoorden of om naar een voorgestelde site te gaan. Het communiceert zoveel makkelijker.
Een van de voordelen van elke vorm van sociale netwerken is het gevoel dat je niet alleen bent. Stel je voor! Mensen luisteren niet alleen naar je, ze hebben ook nog eens dezelfde problemen als jij. Dat neemt niet noodzakelijk de problemen weg, maar je kunt tenminste nog een enkele mensen (of een paar duizend) om je te helpen en erachter te komen wat er mis is met je project.
Als je vragen over een software pakket hebt, ga je naar de desbetreffende Facebook pagina. Leveranciers, deskundigen en gebruikers van software behoren tot de contacten die je daar kunt vinden, ze zullen je graag helpen bij het beantwoorden van vragen.
Een blog hoort ook thuis in het communicatieplan. Bloggen over je project gaat niet alleen over de persoonlijke visie van de projectmanager en foto’s van projectgerelateerde activiteiten (en misschien een paar foto’s van een recente vakantie en de kat). Er zijn een aantal manieren waarop blogs kunnen worden gebruikt om het succes van een project te vergroten.
Blogs zijn een geweldige manier om je team en de gebruikers op de hoogte te houden van belangrijkste fases en sprints die eraan komen. Je kunt ook de opleveringen die plaats gaan vinden vermelden. Je team kan zo erkenning krijgen voor de prestaties en de gebruikers weten tijdig dat een belangrijke wijziging zal plaatsvinden.
Een paar foto’s zullen niemand pijn doen. Vanuit een projectmanagementperspectief is het wel een manier om een blog interessant te houden. Foto’s van een product in verschillende fasen, of van het team dat aan het project werkt halen meestal niet nieuwsbrief van het bedrijf maar belanghebbenden vinden dat wel interessant.
Als slechts één persoon blogs schrijft, gaat het teamgevoel verloren en is er ook het gevoel van een team-effort kwijt. Het is immers niet de projectmanager die een product maakt. Het geven van een gezicht aan degenen die het project runnen geeft ook een stem aan die mensen zorgt er voor dat ze op het goede spoor blijven, het houdt ze gemotiveerd. Voor deze activiteit moet dus tijd worden gereserveerd in het project- en communicatieplan.
Zorg ervoor dat je de commentaarvelden gebruikt, evenals tags en beoordelingsfuncties van het blog. Met behulp van deze functies kan de projectmanager de verschillende perspectieven die individuele teamleden aan een project toevoegen leren begrijpen. Vaak is het een nieuw perspectief dat een vastgelopen project een nieuwe weg op kan sturen.
Bepaal vroeg of je een externe of interne blogsite wil gebruiken voor je project. Dit kan van grote invloed zijn op de manier waarop je communiceert. In een openbaar blog kan je niet alles zetten en de toon zal minder amicaal zijn. Veel standaard software heeft een intern blogsysteem beschikbaar. SharePoint Workspace bevat een blogfunctie die je organisatie kan gebruiken om een blog te maken dat uitsluitend door je team te benaderen is.
Social media voor projectmanagers stopt niet bij Facebook, Twitter en bloggen. Er zijn tal van andere sociale media oplossingen die kunnen helpen bij de communicatie van een project. Ze kunnen een gevoel van doelgerichtheid en teambetrokkenheid toevoegen. Hier zijn nog een paar Social media:
Als er een sociale netwerksite is voor IT professionals, dan is LinkedIn wel. Je vindt er experts van uiteenlopende software systemen en tools, ook over projectmanagement is veel te vinden. Van de projectmanagement-gebruikersgroep op LinkedIn zijn bijvoorbeeld duizenden projectmanagement professionals lid. Daar kan je terecht met vragen en voor advies. Er zijn ook speciale groepen voor standaard software en ontwikkelmethodes.
Slideshare is onderdeel van LinkedIn en is een sociale netwerksite die PowerPoint-presentaties en andere documenten bevat. Gebruikers maken, uploaden en delen deze bestanden kostenloos. Als je zoekt op ‘projectmanagement‘ vind je duizenden presentaties over dat onderwerp.
Voor de projectmanager biedt YouTube honderden video’s over projectmanagement methodologiën. Daarnaast zijn er veel video’s over softwaretools en systemen die kunnen worden bekeken.
Social media zijn uiterst geschikt om informatie en nieuwe interessante nieuwe contacten te vinden en we kunnen allemaal wel een paar duizend extra vrienden gebruiken, toch?
Discussieer mee op LinkedIn. 
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.