Moet dit echt een project worden?

Voordat je als projectmanager met een project begint moet je bepalen wat het werk precies zal inhouden, wat de scope is en wat je hoopt te bereiken. Een project starten is niet niks. Het is een lange reeks activiteiten die ook nog eens veel overhead en projectmanagement vereisen. Daarnaast kent ieder project risico’s. Deze risico’s zijn te vermijden door eenvoudig niet te starten.

Typische kenmerken van een project zijn:

Een project is tijdelijk en uniek

Het ontwerpen van een autofabriek is er een omdat het een eenmalige activiteit is. De productie van de auto’s die uit de fabriek komen, hoewel het meerdere gekoppelde stappen zijn, is een doorlopende reeks van activiteiten en is daarom geen project maar een proces.

Een project heeft een begin en een einde

Het ontwerpen van een autofabriek heeft een planning met een einddatum, maar de productie van auto’s loopt door.

Een project verbruikt resources

Resources, mensen of materialen, zijn eindig en moeten zorgvuldig worden gemanaged, vooral als ze door meerdere projecten worden gedeeld.

Projecten hebben een budget.

Voorafgaand aan projecten maak je meestal een business case. Projectmanagers zijn doorgaans gebonden aan deze business case en moeten binnen de budgetten van de business case blijven om er voor te zorgen dat de projecten winstgevend is.

Enkele voorbeelden van projecten zijn:

• Een nieuw product ontwikkelen.
• Een organisatie herstructureren.
• Een huis bouwen.
• Het ontwerpen van een auto met lage emissies.

Er zijn soms kleine opdrachten die nauwelijks een project te noemen zijn. Daarvan moet je het risico niet nemen, je moet ze niet verheffen tot project maar het werk apart inplannen. Je kan dan wel gebruik maken van de checks en balances die bij projecten horen maar niet die geweldige overhead meeslepen.

Het bepalen van projectdoelen

Duidelijke doelstellingen zijn cruciaal omdat het succes van een project wordt bepaald door hoe goed je aan de doelstellingen voldoet.

Een duidelijke projectdoelstelling is zowel specifiek als meetbaar. Als je het doel niet helder kunt krijgen is het niet zo zinvol om een project te starten. Er is namelijk een groot risico dat het gaat mislukken, je kan als projectmanager immers niet aan de doelstellingen voldoen. Dan moet worden gewacht tot er meer helderheid is. De doelstellingen van een project kunnen zijn:

• Een lijst met deliverables.
• Specifieke vervaldata voor zowel het project als de mijlpalen.
• Specifieke kwaliteitscriteria waaraan de deliverables moeten voldoen.
• Kostenlimieten die je niet mag overschrijden.
• Om de doelstellingen effectief te laten zijn, moeten alle projectpartijen er officieel akkoord mee gaan. Maakt als projectmanager een doelstellingendocument en bepaal eerst zelf of ze helder genoeg zijn om het project te starten.

Hoe helder zijn de randvoorwaarden voor het project?

Voor je als projectmanager begint met het project, moet je bekend zijn met de belangrijkste randvoorwaarden. Gebruik deze schattingen om je planning te maken. Overweeg deze onderwerpen als je de onderliggende randvoorwaarden inventariseert:

Overdrachten van andere projecten

Als je afhankelijk bent van het werk van andere projecten, begrijpen zij dan je afhankelijkheid en stemmen zij in met de overdracht van informatie?

Beschikbaarheid van bronnen (inclusief mensen, materialen en apparatuur)

Als je niet de manager bent van sommige van de teamleden die aan je project werken, wie is dat dan wel? En heeft die manager het gebruik van deze resources goedgekeurd?

De duur van de werkzaamheden

Heb je voldoende betrouwbare informatie om de duur van de werkzaamheden goed in te schatten?

Projectkosten

Hoe belangrijk zijn de kosten van het project? Is duidelijk wie budgetwijzigingen moet goedkeuren?

Beschikbare tijd

Als er een deadline bekend is, kan je dan realistisch alle taken met een acceptabel kwaliteitsniveau voltooien?

Te leveren prestaties

Komt je lijst met randvoorwaarden en deliverables overeen met wat de opdrachtgever verwacht? Als je een compromis moet sluiten over een te leveren product, is je opdrachtgever het er dan over eens welke aspecten van dat product als eerste zouden worden aangetast?

Identificeer de projectrestricties

Restricties op het werk zijn factoren die de opties van de projectmanager waarschijnlijk zullen beperken.

Typisch voor projecten zijn de drie belangrijkste beperkingen:

• Tijd, zoals een vaste einddatum of een deadline voor een belangrijke mijlpaal.
• Geld , zoals een vooraf gedefinieerd budget.
• Scope , zoals een vereiste dat er drie modellen van het product moeten worden ontwikkeld.

Dit wordt ook wel de projectdriehoek genoemd, die in balans moet zijn. Een verandering in een van deze restricties beïnvloedt meestal de andere twee en kan de algehele kwaliteit beïnvloeden.

Redenen om een project niet te starten

Samenvattend heb je de volgende redenen om bepaalde projecten niet te starten als:

1. De opdracht niet de typische kenmerken van een project heeft.
2. Het projectdoel onduidelijk is.
3. Er niet aan alle randvoorwaarden wordt voldaan
4. De projectrestricties niet helder zijn.

Discussieer mee op LinkedIn.