5S: De eerste stappen naar werkplek-efficiëntie

5S is een hulpmiddel dat we kunnen gebruiken in organisaties die aan het begin staan van de invoering van de “continue verbeteringscultuur”. Daardoor sluit het goed aan bij het “lean” gedachtegoed. Een implementatie van 5S helpt namelijk bij het vaststellen van de eerste spelregels om verspilling te elimineren en een efficiënte, veilige en schone werkomgeving te creëren.

Het is relatief eenvoudig om met de 5S methodologie te starten. Er is geen technische ervaring vereist en het kan wereldwijd worden geïmplementeerd in alle typen organisaties. Variërend van fabrieken tot kantoren, van kleine bedrijven tot grote multinationale organisaties, in zowel particuliere als in de publieke sector is 5S toe te passen.

Waarom zouden we de 5S methodologie gebruiken?

5S is het perfecte hulpmiddel om de eerste verbeteringsprojecten in onze organisatie te vinden en verspilling te elimineren. Hoewel 5S soms als huishoudelijke techniek wordt beschouwd, is het eigenlijk een innovatief beheerssysteem. Het helpt mensen om na te denken over hun werk. Het maakt het eenvoudiger om de Lean-principes in een organisatie in te voeren. Het begrijpen van de 5S-methodologie is een van de fundamenten van Six Sigma-principes. Deze kunnen uiterst gunstig uitpakken voor allerlei organisaties. Consultants met een six sigma black belt kunnen daarbij helpen.

De implementatie van 5S zelf stelt weinig voor. Met onderstaand stappenplan leren we veel over 5S. Hoe we een actieplan voor de implementatie van 5S kunnen maken en hoe we dit krachtige hulpmiddel optimaal kunnen inzetten om de productiviteit te verbeteren en verspilde processen te elimineren.

Stap 1: Lean werken, hoe goed doet onze organisatie het?

Als we een van de volgende vragen met ja kunt beantwoorden, zal de implementatie van 5S echt nuttig en effectief zijn:

• Is het voor medewerkers een dagelijkse strijdt om documenten of bestanden te vinden, zowel in fysieke of digitale vorm?
• Liggen er losse kabels op de werkplek?
• Zijn er laden en kasten die onopgemerkt blijven, of bevatten ze ongelabelde inhoud?
• Gebruiken we waardevolle ruimte voor nutteloze zaken?
• Bevinden er zich papieren op onze werkplek die we niet gebruiken en stof verzamelen?
• Weet niet iedereen hoe de werkprocessen ge-organiseerd zijn? Of weet niet iedereen wat zijn of haar rol en verantwoordelijkheden daarin zijn?

Als we ja hebbwn geantwoord op een van deze vragen, kan 5S precies zijn wat we nodig hebben.

Stap 2: Het uitsplitsen van de 5S onderdelen

Waar staat 5S voor?

De naam 5S verwijst naar een set van vijf termen die uit het Japans komen. Naar het Engels vertaald beginnen ze allemaal met de letter S. In wezen vertegenwoordigen deze vijf termen de vijf stappen naar perfectie van de werkprocessen en de operationele invulling daarvan:

Sort: Scheidt tools, materialen en werkinstructies af die niet nodig zijn. Verwijder alles uit het werkproces en van de werkplek wat we niet nodig hebben.

Set in order: Alle tools, apparatuur, bestanden, data, materiaal en resources die we wel gebruiken moeten we overzichtelijk opslaan. Bij voorkeur op een eenvoudig te bereiken plek. Benoem alle locaties, tools en apparatuur.

Shine: Stel nieuwe normen op voor netheid. Maak schoon en verwijder alle afval, vet en vuil. Alles moet schoon zijn, netjes en op de juiste plaats zitten. Hygiëne biedt een veilige werkplek en zorgt er voor dat mogelijke problemen opvallen. Bijvoorbeeld lekkages, losse onderdelen, ontbrekende beveiliging en losse papieren of materialen.

Standardize: Betrek de medewerkers bij het dagelijks systematisch uitvoeren van stappen 1, 2 en 3. Zo blijft de werkplek in perfecte staat, net als de werkprocessen. Stel plannen en verwachtingen vast om de naleving te borgen.

Sustain (Duurzaam): Maak 5S deel uit van de organisatiecultuur en integreer deze in de bedrijfsfilosofie. Zorg voor commitment zodat 5S een van je organisatorische waarden wordt. 5S moet voor iedereen een gewoonte zijn. Integreer de 5S methodologie in het performance management systeem en stel de bijhorende KPI’s vast.

Stap 3: Het 5S Actieplan

5S is te implementeren door training te geven aan alle medewerkers zodat ze het systeem begrijpen. Dit kunnen we volgen met eendaagse sessies met iedere medewerker of ieder team. Dit om ervoor te zorgen dat ze allemaal dezelfde kennis hebben voor wat betreft de implementatie.

In de eerste eendaagse sessie zouden de medewerkers moeten kijken hoe ze aan de eerste drie 5S-eisen kunnen voldoen:

1. Neem een ​​foto van de huidige status van je werkplek.
2. Scheidt alles wat je nodig hebt van wat je niet nodig hebt.
3. Organiseer de zaken die je nodig hebt, zodat er plek is voor alles en alles een plek heeft. Je zou alles binnen enkele seconden moeten kunnen vinden.
4. Maak de werkplek schoon en verwijder dingen die het moeilijk maken om de netheid te behouden. Verwijder de dozen op de vloer die verhinderen de hele vloer te reinigen. In plaats daarvan kan je ze in kast opslaan.
5. Maak een actieplan op voor de zaken die je nog niet kan afhandelen, maar binnenkort wel. Dit kan onder meer door spullen die je niet meer gebruikt te verkopen, weg te geven, te recyclen of weggooien.
6. Neem na deze dag een ​​tweede foto en beoordeel het resultaat.

Stap 4: Standaardiseren naar Lean werken

Tijdens de tweede eendaagse sessie, twee weken later, moeten medewerkers een derde foto nemen. Die moeten ze vergelijken met de eerste twee foto’s. Veel organisaties zetten onderlinge reviews op om te controleren hoe de 5S-principes worden nageleefd. We moeten zorgen voor voortgang in het plan. Definieer een werkwijze om de verbeteringen in de loop van de tijd te normaliseren:

• Maak schoonmaakschema’s.
• Definieer rollen en verantwoordelijkheden.
• Maak schriftelijke procedures of diagrammen om iedereen te helpen bij het onthouden wat er moet gebeuren.

Stap 5: Sustain

Tijdens de derde eendaagse sessie, twee maanden later, controleert we hoe onze werkplek en de werkprocessen er uitzien en checken we de onderlinge review plannen. Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat we 5S vasthouden en zorgen we ervoor dat we aan de gedefinieerde schema’s voldoen en iedereen de procedures volgt.

Discussieer mee op LinkedIn.