De projectdriehoek in een kwaliteitsplan

We kunnen een project op 3 manieren aansturen, het kan goed, snel of goedkoop. Helaas moeten we een van de drie loslaten, welke hangt af van het kwaliteitsplan.

Projectmanagers zeggen dit al jaren tegen hun opdrachtgevers.

In iets andere bewoordingen balanceert elk project op een “driehoek” van tijd, geld en scope – we kunnen er niet één van aanpassen zonder tenminste één van de anderen twee te beïnvloeden. Het is de taak van de Projectmanager is om de hele driehoek te beheersen.

1. Als er een probleem optreedt, zoek dan op de projectdriehoek om wat voor soort probleem het gaat. Gaat het over tijd (planning), geld (budget) of scope (omvang)?
2. Bepaal welke hoeken van de driehoek kunnen veranderen en welke “vast” op hun plaats zitten.
3. Pas datgene wat we kunnen wijzigen aan om het probleem op te lossen en het project te optimaliseren.

Kwaliteit = Tijd + Geld + Scope

De project driehoek staat ook bekend als de “ijzerdriehoek” en, minder poëtisch, de “driedubbele beperkingen.” Hoe we het ook noemt, we kunnen het budget, de planning of de reikwijdte van een project niet wijzigen zonder dat dit invloed heeft op tenminste een van de andere twee delen.

Enkele voorbeelden van de werking van de project driehoek:

• Om de einddatum (tijd) te kunnen halen, kunnen we meer middelen (geld) besteden om het werk te versnellen of snijden in de omvang, zodat er minder werk is voor de nieuwe deadline.
• Het project binnen het budget(kosten) voltooien kunnen we bereiken door te stoppen met het maken van overuren en het project later afronden (tijd) of snijden in de functionaliteit (scope).
• Om extra functionaliteit toe te voegen aan het informatiesysteem (scope), kunnen we de deadline verleggen om meer tijd te winnen of ontwikkelaars toevoegen om het project te versnellen (kosten). We zouden ook beide kunnen doen!

Het kwaliteitsplan

Kwaliteit is het vierde deel van de projectdriehoek. Kwaliteit zit in het midden en wordt door iedere wijziging van een hoek beïnvloedt.

Als we bijvoorbeeld aan het begin van het project zitten, kunnen we nog snijden in de functionaliteit of meer tijd uit andere werkzaamheden voor het project vrijmaken. Met deze extra tijd en omvang kan het eindresultaat een betere applicatie opleveren.

Een belangrijk punt: er is geen universele standaard voor kwaliteit. Voor elk project wordt de kwaliteit bepaald binnen het project zelf. Voor sommige bedrijven is het een belangrijkste maatstaf voor de kwaliteit als het project binnen het budget blijft. Binnen andere bedrijven is het belangrijk om een app snel op de markt te brengen. Een projectmanager moet weten hoe kwaliteit binnen de organisatie is gedefinieerd en ook voor dit specifieke project.

In het laatste voorbeeld zouden we de app eerder met minder functies kunnen afronden, zodat het voor onze concurrenten op de markt is. Dat kan de definitie van kwaliteit voor dat project in ons bedrijf zijn.

Daarom is het van het grootste belang om de projectdriehoek op te nemen in het kwaliteitsplan, zowel voor de organisatie als voor het kwaliteitsplan van het project.

Weet wat je niet kan veranderen

In de meeste projecten is ten minste één hoek van de driehoek vastgesteld. We kunnen deze hoek niet wijzigen.

Fixed-price, we kunnen niet over het budget onderhandelen. Fixed-date, het product moet absoluut op een bepaalde datum te koop zijn. Fixed-Scope, aan de functionaliteit mag niet worden getornd. Of misschien zijn er wel twee hoeken fixed..

Vaak worden de vaste hoeken van een project van bovenaf aan de projectmanager gedicteerd, maar niet altijd. Soms is ligt het op zijn schouders om te beslissen welke hoek het belangrijkst is voor het succes van het project. En dat moeten we wel duidelijk hebben als er problemen optreden (en dat doen ze altijd).

Als het probleem zich op een vaste hoek voordoet, is de gang van zaken vaak duidelijk. Als we bijvoorbeeld ontdekken dat het langer duurt dan verwacht om een softwarefunctie op te leveren en we hebben een contract getekend dat we dat kenmerk (scope) leveren, dan moeten we de opleverdatum verplaatsen of bronnen toevoegen aan het project om het tijdig af te ronden.

Wat als de probleemhoek wisselend is?

Geef het niet op als de vaste hoek en de probleemhoek verschillend zijn. Dat is de schoonheid van de projectdriehoek, er is altijd ruimte om wijzigingen aan te brengen. Als we het project op tijd moeten opleveren en het is een omvangrijk project geworden, dan kunnen we de kosten nog aanpassen door extra middelen toe te voegen aan het project.

Maar wat als alle drie de kanten van de driehoek vast zitten? Geen paniek. Het project kan in de problemen zitten, maar met de projectdriehoek hebben we een goed uitgangspunt om de doelstellingen of kwaliteitsnormen van het project te heroverwegen.

Optimaliseer de planning in het kwaliteitsplan

Vroeg of laat komen we een project tegen dat een fixed date deadline overschrijdt.

Een veilige manier om de planning te verkorten, is om het kritieke pad te verkorten. Het kritieke pad is een reeks van elkaar afhankelijke taken waarvan de laatste taak eindigt op de einddatum van het project. Het wijzigen van de andere taken kan de planning niet verkorten, maar het veranderen van taken op kritieke pad wel. Om het kritieke pad te verkorten, kunnen we door:

• Verkorten de taak duur (verminder de omvang of voeg capaciteit toe).
• Koppelen overlappende taken, zodat mensen er tegelijkertijd aan kunnen werken (capaciteit toevoegen). Deze tactiek levert het meeste op aan het begin van een project.
• Verzieken de planning: Voeg meer middelen toe om taken sneller af te ronden (geld).
• Verwijderen taken (verklein de omvang van het project).
• Natuurlijk kan het op deze manier opstellen van de planning dramatische effecten hebben op de begroting, de scope en de kwaliteit van het project.

Optimaliseer het budget in het kwaliteitsplan

In de meeste projecten bestaat het grootste deel van de begroting uit capaciteitskosten: de tariefgebaseerde en vaste kosten van medewerkers, tooling en bureaukosten. Binnen het budget te blijven kan leiden tot zeer moeilijke keuzes:

• Verklein projectomvang zodat er minder en kortere taken zijn die minder kosten.
• Verklein het projectteam.
• Zorg ervoor dat de tarieven passend zijn en er geen overuren worden gemaakt.
• Check of de medewerkers de besten zijn voor de klus.
• Vervang een dure medewerker voor een minder dure.
• Het onder controle krijgen van de kosten kan de deadline veranderen of leiden tot snijden in de omvang van het project. Als we bijvoorbeeld geen overuren toestaan, kan de einddatum een ​​maand later worden. Of als we de omvang verkleinen komt de einddatum dichterbij.

Optimaliseer de scope (omvang)

Zou je overwegen om geld te besparen door een brug een paar meter korter te maken dan de rivier breed is? Natuurlijk niet. Soms kunnen we de projectomvang niet veranderen, dus moeten we andere acties ondernemen:

• Voeg capaciteit toe om ervoor te zorgen dat alle taken worden afgerond (kosten).
• Snij in taken die niet op het kritieke pad liggen als die er zijn (kosten).
• Voeg taken toe of voeg tijd toe aan taken (kosten).
• Verleng de deadline zodat er extra tijd is voor alle taken met behoudt van het huidige niveau van middelen (tijd).

Het kwaliteitsplan en de driehoek in SaaS projecten

Ook voor SaaS projecten is de driehoek goed, snel en goedkoop van toepassing – waarbij we slechts twee van de drie opties kunnen kiezen.

Bij de overstap naar een cloudgebaseerde SaaS-oplossing (Software as a Service) betekent dit applicatieprestaties, codelevering en -iteratie en budget. Veel DevOps-ingenieurs zetten echter vraagtekens bij de implementatie van de driehoek in SaaS. Zij vinden met name dat kwaliteit wordt opgeofferd ten koste van het zo snel mogelijk lanceren van de applicatie. 30% van de SaaS bedrijven hanteert de “niet te buggy” standaard. Bij andere SaaS-bedrijven ligt de nadruk op de prestaties van de applicatie. Bij vrijwel alle SaaS bedrijven gaat er minder aandacht naar het voorkomen van fouten en efficiënte functionaliteit.

Discussieer mee op LinkedIn.