SISp 4.5 Communicatie tijdens Proeftuinproject in 7 stappen

De invoering van een software oplossing verloopt stap voor stap. De communicatie over het project wordt ook stapsgewijs opgevoerd. Tot nu toe was de selectie en invoering een zaak van het projectteam maar nu worden ook eindgebruikers betrokken bij het project. Tijd voor het SISp communicatieteam om actief te worden. Het team communiceert nu met verschillende doelgroepen over de proeftuin maar gaat ook de basis leggen voor de communicatie voor de rest van het project. Het communicatieplan voor het selecteren en invoeren van standaard software kent 7 stappen. Gebruik deze stappen bij iedere fase als uitgangspunt om het plan aan te passen en te verbeteren.

1. Doelgroepen vaststellen

Wie worden geïnformeerd over dit deel van het project? Wat zijn de belangrijkste doelgroepen in deze fase?

1. Intern: Eindgebruikers die deelnemen aan de proeftuin.
2. Intern: Eindgebruikers die niet deelnemen aan de proeftuin maar later wel direct met de software gaan werken.
3. Intern: Medewerkers en managers die zijdelings met de SaaS oplossing of het softwarepakket te maken krijgen.
4. Extern: Leveranciers van gegevens die met de software verwerkt worden.
5. Extern: Klanten die gegevens ontvangen die afkomstig zijn van de software.
6. Extern: Andere belanghebbenden zoals aandeelhouders en maatschappelijke groeperingen.

2. Boodschap

Stip kort aan wat het project in houd en leg uit dat de proeftuin start. Per doelgroep is de inhoud van boodschap echter anders. Voor de een betekent het een actieve deelname en voor de ander is het een kennisgeving. Een derde ziet het als een startsein om zelf aansluitende projecten te starten omdat bijvoorbeeld koppelingen gaan veranderen. Hou in de boodschap rekening met de voorkennis van de doelgroep en de sentimenten die er leven ten aanzien van de belangrijke verandering die de software oplossing met zich meebrengt. Geef de start- en einddatum van de proeftuinstappen duidelijk aan. De deelnemers moeten weten wanneer in die periode hun inzet wordt verlangt. Het is ook al een stuk concreter wanneer de gekozen oplossing daadwerkelijk wordt ingevoerd. Wees wel realistisch in hetgeen je overbrengt.

3. Middelen/media

Voor de communicatie over de proeftuin zijn een aantal middelen beschikbaar die je kan inschakelen om de boodschap aan de doelgroep over te brengen. Per doelgroep kunnen meerdere middelen worden gebruikt.

• E-mail en agenda-uitnodigingen voor de direct betrokkenen.
• Intranet en nieuwsbrief voor de indirect betrokkenen binnen de organisatie.
• Webportal, E-mail en/of nieuwsbrief voor de leveranciers.
• Internet, nieuwsbrief, folders en/of advertenties voor klanten.

4. Planning van de communicatie

Belangrijk element in de boodschap is de timing. Het afgeven van de boodschap op het juiste moment is essentieel voor het verloop van het project. Als de boodschap te vroeg komt wordt deze vergeten. Komt de boodschap te laat dan ontstaat er paniek of de acties vinden helemaal niet plaats. Men moet immers tijd vrijmaken voor het project.
Onder planning van de communicatie verstaan we de volgorde waarin middelen worden ingezet en de boodschap wordt verspreid. Biedt dezelfde boodschap verschillende keren via verschillende media aan dezelfde doelgroep aan. Hierdoor zal de boodschap beter blijven hangen.

5. Organisatie van de communicatie

In het communicatieplan wordt vastgelegd wie welke taken heeft. Dit heeft niet alleen betrekking op de leden van het communicatieteam maar ook op het inschakelen van derden, zoals reclamebureau’s en drukkers.

6. Financiën om te kunnen communiceren

De communicatie over het project kost geld. Deze kosten horen in de begroting van het project te zitten. Denk niet alleen aan mediaplaatsingen, maar ook aan de aanmaakkosten van advertenties en dergelijke, rechten op foto’s, inschakeling van bureau’s en de postverzending.

7. Continue evalueren

Om te weten of de communicatie succes heeft kan het communicatieteam de projectvoortgang volgen. Worden de doelstellingen gehaald? Waar speelde communicatie daarin een rol? Daarnaast kan steekproefgewijs worden getoetst of de boodschap over kwam. De bevindingen worden meegenomen voor de communicatie binnen de rest van het project. Waar nodig wordt de opzet van het communicatieplan verbeterd.

Discussieer mee op LinkedIn.