SISp 4.2 Proeftuincontract met de leverancier

Voor de proeftuin wordt een apart proeftuincontract gemaakt. Het kan immers gebeuren dat de aanschaf naar aanleiding van de proeftuin niet door gaat. De proeftuin moet dus als een op zichzelf staand project worden gezien dat door een eigen contract wordt afgebakend. Omdat de activiteiten van de proeftuin op punten afwijken van een reguliere invoering is een apart contract in deze situatie goed te verklaren. Daarbij treedt ook een leereffect op voor het vervolg van het traject.

Het proeftuincontract met de leverancier moet de volgende vragen beantwoorden:

• Wat zijn de doelstellingen van de proeftuin?
• Welke requirements / bedrijfscases worden beproeft?
• Welke maatwerk elementen worden (vooruitlopend op de implementatie) in de proeftuin door de leverancier opgeleverd?
• Welke interfaces en koppelingen met andere software worden in de proeftuin gerealiseerd en getest?
• Vindt er een dataconversie plaats ten behoeve van de proeftuin? En om welke data gaat dat dan?
• Hoe wordt kennis van de business software tijdens de proeftuin overgedragen op de gebruikers?
• Zijn er introducties van de software voor de beheerders?
• Welke documentatie wordt vooruitlopend op de invoering tijdens de proeftuin opgesteld?
• Welke eisen worden aan de technische infrastructuur gesteld voor over de inrichting van de proeftuin?
• Welke ondersteuning levert de leverancier zowel technisch als inhoudelijk tijdens de proeftuin?
• Wat wordt de doorlooptijd van de proeftuin?
• Wat zijn de kosten van de proeftuin en wie betaalt dat?
• Wat gebeurt er als partijen tijdens de proeftuin een meningsverschil krijgen?
• Wat zijn de licentie opties specifiek voor de proeftuin periode?
• Wat gebeurt er als uit proeftuin blijkt dat er grote wijzigingen op het SaaS of on premise toepassing moeten worden uitgevoerd?
• Wat kost de extra ondersteuning die je krijgt tijdens de proeftuin?
• Wat gebeurt er als de proeftuin negatief uitpakt en de aankoop niet door gaat? Kunnen de proeflicenties vroegtijdig worden beëindigd?
• Geeft het contract inzage in de volledige kosten van de proeftuin?
• Bevat het contract informatie over de vervolgfase van het project als de proeftuin tot een positief resultaat leidt?
• Wat gebeurt er met de proeftuin omgeving als de invoering van het pakket is afgerond? (wordt het een testomgeving, wordt het een uitwijkomgeving, wordt het ontmanteld of is het de productie-omgeving geworden?)

Contract bijlage.

In samenspraak tussen de leverancier, de opdrachtgever en de ICT afdeling wordt een stappenplan opgesteld waarin de verschillende activiteiten worden opgenomen en toegewezen aan de deelnemers. Als onderdeel van het proeftuincontract wordt verwacht dat er volgens het stappenplan zal worden gehandeld. Daarom is het van belang om goed na te denken over het stappenplan.

Tenslotte

Het opstellen van contract voor de proeftuin is gelijk ook een oefening voor het opstellen van het implementatie contract en het licentie contract. Omdat de duur van de proeftuin meestal te overzien is liggen de opgedane ervaringen nog vers in het geheugen en kunnen ze meteen worden toegepast.

Discussieer mee op LinkedIn.