Assertief opdrachtgeverschap

Opdrachtgeverschap krijgt over het algemeen weinig aandacht maar is een van de grotere aandachtspunten voor een project. De opdrachtgever voor een project is in de regel een MT lid met tijdgebrek. Veel mensen zitten aan dat soort mensen te trekken. Toch is hij voor de duur van het project het scharnierpunt tussen de permanente (lijn) organisatie en de project organisatie. Door het tijdsgebrek wordt het opdrachtgeverschap niet altijd serieus genomen. Maar wat moet je van een opdrachtgever verwachten? Vaak wordt gesproken over taken of activiteiten van de opdrachtgever, maar welke verantwoordelijkheden heeft hij eigenlijk? Hoe voorkom je dat hij het er even bij doet en dat projectmanager de schaduw opdrachtgever gaat worden?

Opdrachtgeverschap uitbesteden

In het laatste IPMA trendrapport wordt treffend beschreven dat we leven in de tijd van projectisering. Bijna elke klus, opdracht, bestelling, product is tegenwoordig bijna maatwerk en wordt projectmatig aangepakt. Het uitbesteden naar externe partijen (leveranciers, andere vestigingen, ontwikkel bedrijven enz) is inmiddels ook gemeengoed. Zelf in het onderwijs staat samenwerking met het werkveld boven aan als strategisch doel.

Dat betekent dat een kleine groep lijnmanagers steeds meer projecten moeten aansturen. In de infra wereld gaat men soms verder door ook het opdrachtgeverschap uit te besteden; adviseurs die van beroep opdrachtgever zijn. Uitbesteden is prima, maar deze rol moet je echt intern beleggen. Want deze interim opdrachtgevers vormen een risico, omdat ze informatie of besluitvorming vanuit de organisatie soms missen of niet aangesloten zijn bij het voortschrijdend inzicht.

Drukbezette lijnmanager

Maar goed, de drukbezette lijnmanager heeft geen tijd en uitbesteden is onverstandig. Een van de oorzaken is dat opdrachtgevers zich misschien wel met verkeerde activiteiten druk zijn. Pas heb ik meegemaakt dat een opdrachtgever regelmatig rechtstreeks met een leverancier ging discussiëren over software die niet goed werkte. Daar heb je toch een projectmanager voor? Of de inkoper? Andere voorbeeld: een opdrachtgever was druk om zelf de business case te schrijven. Ook dat kan je prima beleggen bij een projectmanager, al blijft de eindverantwoording natuurlijk bij de opdrachtgever. Daar zit volgens mij de crux: weet een opdrachtgever wel precies wat zijn taken en verantwoordelijkheden zijn? Door zich met verkeerde activiteiten te bemoeien kan hij daardoor erg druk zijn. Effectief delegeren is daarbij een eerste vereiste.

Effectief opdrachtgeverschap

Het vinden van een top projectmanager is geen sinecure, maar dat geldt voor ook voor een opdrachtgever. Beide vormen ze de harde kern van het project. Laten we verantwoordelijkheden van een effectieve opdrachtgever eens op een rij zetten:

• Effectief delegeren: laat een projectmanager een plan maken en uitwerken en geeft hem bevoegdheden en mandaat. Ga als opdrachtgever niet bij elke kleine afwijking er boven op zitten. Tot een overschrijding van (bijvoorbeeld) 10% van het budget mag de projectmanager zelf over beslissen. Laat beslissingen m.b.t. kleine risico’s, problemen, en wijzigingen kunnen gedelegeerd worden naar de projectmanager. Daarboven is pas een opdrachtgever en/of stuurgroep aan zet.
• Voorzitterschap stuurgroep: Zorg als opdrachtgever voor een goede samenstelling van de stuurgroep en laat ze actief meedenken in het goedkeuren van de plannen en daardoor medeverantwoordelijkheid nemen.
• Besluiten over middelen: Het tijdig en voldoende beschikbaarheid stellen van medewerkers voor het project is vaak een issue. De projectmanager maakt de inschatting en laat als opdrachtgever dit bevestigen door de stuurgroep en overige lijnmanagers die niet in de stuurgroep zitten. Ga als opdrachtgever dit dus niet zelf regelen met de afzonderlijke lijnmanagers. De leden van de stuurgroep van hun kant moeten hun mandaat in de lijnorganisatie gebruiken. Dan kan er effectief samengewerkt worden, het project de juiste prioriteit krijgen, zodat het goedgekeurde plan uitgevoerd kan worden. Vraag expliciet aan de projectmanager (vooraf) waarover besloten moet worden aan het eind van de vergadering.
• Steun de projectmanager: Uit ervaring weet ik dat het een zeer drukke en stressvolle rol is. De oplossing is niet dat je als opdrachtgever geen taken gaat overnemen (valkkuil!), maar de projectmanager gaat faciliteren. Dit geldt overigens ook voor de gehele stuurgroep. Ofwel knopen doorhakken bij het beschikbaar stellen van de medewerkers, budget goedkeuren en vrijgeven, prioriteiten stellen enzovoort.
• Zinvolle communicatie: de opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdig communicatie naar stakeholders, eindgebruikers, directie enzovoort. In de praktijk wordt gedelegeerd naar de projectmanager. Die kan zonder stressen een effectief voortgangsrapport maken. Laat het voortgangsrapportage breed verstuurd worden (en niet alleen naar de stuurgroep). Scheelt werk voor de opdrachtgever.
• Belangrijke beslissingen worden in stuurgroep genomen: Na het vaststellen en goedkeuren van het plan, begint het pas. Maar belangrijke keuzes en beslissingen moet de stuurgroep voor zichzelf voorbehouden. Om effectief te kunnen besluiten is het noodzakelijk dat alle stuurgroepleden aanwezig zijn op de vergaderingen van de stuurgroep. Uit ervaring weet ik dat het irritant is, als de stuurgroep niet compleet is: dan worden geen besluiten genomen. Maar ook daarbuiten zullen de stuurgroepleden regelmatig beschikbaar moeten zijn voor informeel overleg en besluitvorming, zowel met de projectmanager als met andere stuurgroepleden.

Assertief opdrachtgeverschap

Ik heb ooit met een opdrachtgever gewerkt die met niemand van het programma aparte 1-op-1 vergaderingen had. Dat kostte teveel tijd. Hij had daarin wel een punt; een hoop meetings zijn zinloos (lees ook de opinie van Patrick Lencioni!). Zijn werkwijze was om het gesprek in de stuurgroep te laten plaats vinden. Het gevolg van zijn (zeer effectieve) aanpak dat hij vele projecten parallel kon managen. Hij begreep drommels goed (bovenstaande) verantwoordelijkheden en zijn kernkwaliteit kan ik een woord samenvattend: op een prettige manier assertief.

Discussieer mee op LinkedIn.