RACI Model – Responsibility Assignment Matrix

Het RACI model is een goede manier om de rol van ieder project-teamlid helder te krijgen. Het maakt niet uit hoe groot een project is, we moeten de taken duidelijk omschrijven. Of het nu een 5-koppig projectteam of een internationale samenwerking betreft, ieder teamlid moet zijn rol begrijpen en moet zijn de taken en activiteiten kunnen afronden. Dat kan met het RACI model.

Het RACI model is tevens een verantwoordelijkhedenmodel dat de projectkosten op het laagste niveau inzichtelijk maakt. Hierdoor zijn de kosten en de duur van het gehele project te managen. RACI is een visueel systeem dat het doel, de taak en de gewenste actie voor iedere medewerker zichtbaar maakt. Het is een hulpmiddel voor het verminderen van verwarring over de verwachtingen enerzijds en het verhogen van de efficiëntie anderzijds. Dankzij het gebruik van dit nemen we beslissingen sneller en worden verantwoordelijkheden duidelijk. Bovendien vindt een betere verdeling van de werklast plaats.

De RACI Matrix

Als we expliciet willen communiceren binnen een project dan kan de RACI matrix helpen. Met RACI organiseren we een project zodanig dat iedereen weet wat er moet gebeuren. Met behulp van RACI brengen we in kaart wie verantwoordelijk is, wie aansprakelijk is, wie we moeten raadplegen en wie we op de hoogte moeten houden.

De letters van RACI staan voor het volgende:

• Responsible (R) – Wie heeft opdracht om de taak te voltooien. (verantwoordelijke).
• Accountable (A) – Wie neemt de beslissingen en maatregelen binnen het project. (aansprakelijke).
• Consulted (C) – Met wie overleggen we met betrekking tot beslissingen. (geraadpleegde).
• Informed (I) – Wie houden we op de hoogte over beslissingen en acties tijdens het project. (geïnformeerde).

Dit zijn dus de rollen binnen een project:

Bron: https://slidemodel.com/templates/raci-powerpoint-template/

Een RACI model voorbeeld

Met een vereenvoudigd voorbeeld is het RACI model beter te begrijpen. Mark heeft bijvoorbeeld tot taak om SaaS functie A te implementeren. Deze SaaS oplossing moet integreren met software functie B – ontwikkeld door Peet. Roy is de projectmanager en Mary is van marketing.
Mark is verantwoordelijk voor SaaS functie A, Roy is aansprakelijk. Mary moet geraadpleegd worden omdat haar software geïntegreerd wordt met die van Peet. Ten slotte moeten we Mary informeren wanneer de opdracht is afgerond.

Wat maakt het RACI model zo nuttig?

Het RACI model geeft de organisatie inzicht in de werkdruk van de medewerkers omdat het laat zien welke rol (len) aan elke persoon zijn toegewezen. Zo kan de organisatie zien of iemand te vaak verantwoordelijk voor een deliverable is of niet. Daardoor weet de organisatie of iemand te veel werk heeft of nog extra taken op zich zou kunnen nemen.

Gebruik RACI binnen een project zodanig dat iedereen voldoende betrokken is. Dit vermindert miscommunicatie en verhoogt de productiviteit. Bovendien vertelt het RACI model wie verantwoordelijk en uiteindelijk aansprakelijk is als er zaken fout lopen.

Kortom, het RACI model maakt het makkelijker om het juiste gesprek met de juiste mensen hebben. Andersom bespaart het iedereen tijd.

Wat zijn de voordelen van dit soort verantwoordelijkheidsmatrices?

Projectmanagers hebben op de volgende 8 punten geprofiteerd van het RACI-model:

• De lijst van projecttaken.
• Het identificeren van betrokkenen bij het project.
• Het kennen van de verantwoordelijke en aansprakelijke voor iedere taak, samen met de teamleden.
• De onderlinge ondersteuning vergroot.
• Het aanstellen van ten minste één verantwoordelijke voor elke taak.
• Het aanstellen van slechts één aansprakelijke per taak.
• De laatste stap omvat een discussie met alle betrokkenen. Dat zorgt er voor dat de deelnemers hun rol begrijpen.
• Er is sprake van beter teamwerk.

Is het RACI model ook geschikt voor Scrum teams?

Een voorbeeld van hoe een projectmanager RACI toepast in een Scrum omgeving. Om aan het projectdoel te kunnen voldoen maakte hij een toevoeging aan RACI, de F van Faciliteren activiteiten. De persoon in de F rol (faciliteren) organiseerde de activiteiten voor het Scrum project. Het gebruik van RACI in een Scrum context veroorzaakt een interessante discussie tussen projectmanagement professionals. Sommigen vonden dat dit model erkenning van een ‘job well done’, of gaven juist de schuld van een slecht uitgevoerde job aan een persoon.

Zelforganisatie – Deze manier van organiseren zou de fundamenten van Scrum beïnvloeden. Inclusief de tegenargumenten, moeten we rekening houden met de mate waarin we RACI toepassen. Om het potentieel van het RACI model toe te passen dienen we een evenwicht te zoeken tussen rollen, verantwoordelijkheden en de flexibiliteit van een zelf organiserend team. Is dat mogelijk? Als we de RACI matrix toepassen op de manier zoals hierboven beschreven kan deze toepassing opmerkelijk effectief zijn. Om dit model goed toe te kunnen passen moeten we echter analyseren, analyseren en analyseren! Bovendien is balans is de sleutel tot succes met het RACI model. Als er te veel of te weinig mensen in iedere rol zitten vertraagt dat ​​de afronding van ons project. De voltooiing kan zelfs worden verhindert.

Zo zorgen we ervoor dat we het RACI model efficiënt kunnen gebruiken

1. Een aansprakelijke per taak. Als er meer dan één zou zijn lijkt het of er meerdere mensen achter het stuur van een auto zitten. Dat werkt niet! Maar zonder bestuurder is het moeilijk zijn om die auto vooruit te krijgen, er worden geen besluiten of maatregelen genomen binnen het project.
2. Het juiste aantal medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de voltooiing. Als te veel medewerkers zijn toegewezen aan dezelfde taak hebben we een uitstekende manier gevonden om tijd te verspillen. Ook kan zo dubbel werk ontstaan. Bij een snelle, eenvoudige taak kan de verantwoordelijke ook de aansprakelijke zijn.
3. Niet al te veel mensen raadplegen, het zou de voltooiing van de taak kunnen vertragen. Als er veel overleg met meerdere mensen nodig is om een taak in te vullen, hebben we nog een tijdverspiller te pakken. Waarschijnlijk is er tegenstrijdige input over de taak afgegeven.
4. Houd het team op de hoogte. Misschien hebben we het zelf niet nodig om met anderen te overleggen maar informatie-uitwisseling is gewoon noodzakelijk voor een goed samenwerking. Zorg ervoor dat deze rol is belegd anders komen we in de problemen door een gebrek aan communicatie.

Hoe vinden we de juiste balans met het RACI model?

Maak er een gezamenlijke inspanning van. Iedereen moet comfortabel zijn met de rol die zij en hun teamgenoten hebben. Kortom, een efficiënt toegepaste RACI matrix gebruikt al het aanwezige potentieel, iedereen wint. We zullen geen overbodige informatie, zoals een overvloed aan e-mails meer ontvangen. Ook neemt de werktevredenheid toe dankzij duidelijk omschreven taken.

RACI Video: Zaken die je moet weten

Deze eerste twee video’s bieden een kort fragment van hoe RACI voor je kan werken. Op zoek naar een langere uitleg? Bekijk de video 3.

Dit is een 5 minuten durende video met betrekking tot de basis van het RACI model en hoe RACI je organisatie ten goede kan komen.

RACI Web Tutorial

Het gaat nog een stap verder met deze video. Deze 20 minuten durende video toont hoe het RACI model helpt om te komen tot een efficiëntie, verantwoordelijke rolverdeling. Deze RACI video toont een hypothetische situatie over hoe het eruit zou zien als niemand een taak afrond.

Zwakke punten van het RACI model in de praktijk

Het is verwarrend

Het werken met deze matrix kan leiden tot verwarring over de vereiste acties:

• Er wordt uitgelegd welke rol iedere persoon heeft, maar de activiteiten per rol kunnen onduidelijk zijn. Sommigen vinden dat het niet duidelijk wie verantwoordelijk of aansprakelijk is voor het plannen van de taak. Als we op die manier naar RACI kijken is het verder uitwerken van de matrix noodzakelijk. De taken koppelen we aan de verantwoordelijken.
• De raadpleeg rol is onduidelijk. De projectmanager zal zich afvragen of de geraadpleegde noodzakelijk is om te beslissen of dat de geraadpleegde alleen richting aangeeft op een vraag. Of geven ze meer dan alleen richting en moet hun inbreng ook worden uitgevoerd.

Het RACI model lost het disfunctioneren van een team niet op

De RACI matrix zal een team met een slecht moreel niet veranderen. RACI kunnen we het meest effectief inzetten voor een team zonder problemen. Het RACI model is geen instrument dat het disfunctioneren van een team oplost. RACI verbetert wel de communicatie in een bestaande hechte groep.

Waarom is de verantwoordelijke niet aansprakelijk?

Het wekt de indruk dat dit het geval is want het zijn aparte rollen en dus een verschillende personen. Hoewel de aansprakelijke en verantwoordelijke dezelfden zijn betekent dit dat de verantwoordelijke niet aansprakelijk is voor zijn daden. De taken kunnen we ook combineren maar het moet wel duidelijk zijn bij wie ze zijn belegd.

Varianten en alternatieve RACI’s – Meer verwarring

Afhankelijk van de opzet van het projectteam kan de RACI matrix variëren en alternatieven kennen. Projectmanagers hebben hier kritiek op omdat ze het gevoel krijgen dat de varianten tekortkomingen van het originele model proberen te compenseren. Als het model goed was ontworpen zou één versie van de matrix volstaan. Anderzijds betekent het kunnen kiezen uit alternatieven / varianten dat de matrix aanpasbaar is aan de behoeften van het project. Het RACI model is een hulpmiddel om het team in overeenstemming met het doel van het project te organiseren. Als er aspecten van het RACI model zijn die te vaag zijn, bestaat er een mogelijkheid voor de projectmanager om buiten de “matrix” te denken. Met andere woorden de projectmanager mag dit hulpmiddel aan de omstandigheden aanpassen. Desondanks moet het natuurlijk wel aansluiten.

Tenslotte over het RACI model

Het is duidelijk dat een goed georganiseerd team van cruciaal belang is om een ​​project succesvol af te ronden. Het RACI model is een goede manier, zo niet cruciaal, om dit te bereiken. RACI blijkt effectief maar het heeft ook zijn nadelen. Niet te min is het vinden van het juiste projectmanagement tool van groot belang. Mogelijk is het RACI model ook geschikt voor jou.

Discussieer mee op LinkedIn.