Inrichten projectmanagement

Projectmanagement, mits goed opgezet, is als olie tussen de raderen. Het zorgt er voor dat een project soepel draait.

Inleiding Projectmanagement

Om een selectie en implementatie project succesvol te laten verlopen is het belangrijk dat we een goed projectteam samenstellen, een duidelijk doel omschrijven en een standaard werkwijze kiezen. Een SaaS project maken we op die manier beheersbaar en inzichtelijk.
In dit artikel gaan we ervan uit dat we projectmatig werken. In de eerste fase van deze aanpak wordt aandacht besteed aan het project-management.

Wat houdt projectmatig werken in?

Een projectmatige aanpak kenmerkt zich als volgt:

1. Er is een projectorganisatie.
   Om het project te kunnen uitvoeren stellen we een aparte organisatie samen, de zogenaamde projectorganisatie.
2. Er is een projectopdracht.
   Er is een duidelijk afspraak over het eindproduct. Alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht.
3. Fases worden beschreven.
   De opdracht splitsen we op in een aantal kleinere opdrachten (fases/deelprojecten). Als een fase / deelproject is afgerond en goedgekeurd, start de volgende. Iedere fase heeft een eigen karakter en dient een specifiek doel. Dit opdelen in kleine opdrachten doen we om het project beheersbaar te maken in kwaliteit, tijd en kosten.
4. Middelen en deliverables.
   De projectorganisatie gaat de deliverables leveren. Om dit mogelijk te maken moet zij over de nodige faciliteiten beschikken. In een project noemen we dit vaak resources. Als de projectorganisatie niet over de juiste middelen beschikt zal het project niet of moeizaam van de grond komen.
5. Planning.
   Een ander belangrijk kenmerk van een project is dat er een begin en een eind aan is. Ook al kan een project jaren lopen uiteindelijk is een project tijdelijk van aard.

Projectmatig werken in een SaaS project

De 7 fases van deze SaaS project methode ronden we af in een vaste volgorde. De volgende fase starten we pas als het eindrapport van de voorafgaande fase klaar is. Echter, in SaaS projecten waarbij we nieuwe software invoeren is het mogelijk om de fases 4, 5 en 6 Agile / iteratief te doorlopen. Het kan namelijk handig zijn om een nieuwe systeem stapsgewijs in te voeren. De projectgroep bepaald dit vooraf en motiveert en documenteert dit in het projectplan.

Projectmanagement als succes sleutel

Een goede projectmatige aanpak is de sleutel tot het succes. Het slagen of mislukken van een project liggen soms dicht bij elkaar. Daarom is het belangrijk om voldoende aandacht aan het projectmanagement te schenken en deze stappen serieus uit te voeren.

Organisatie van het project

In dit SaaS project stadium richten we de organisatie van het project in. We regelen alles wat nodig is om het project te laten starten:

• Aan het aanstellen van een projectleider.
• Het samenstellen van een projectgroep.
• Maken van een projectplan.
• Bepalen welke bedrijfsprocessen het project zal raken.

Projectleider aanstellen

In eerste instantie gaat de opdrachtgever opzoek naar een projectleider. Hij kan daarbij de hulp inroepen van sleutelfiguren binnen de organisatie. Gezamenlijk komen ze met een concept projectplan. Het heeft de voorkeur om een projectleider te kiezen uit de gebruikersorganisatie. Deze zal het meest betrokken en materie-deskundig zijn. De projectleider formeert vervolgens een groep die het project gaat uitvoeren. Deze groep wordt ook wel projectgroep genoemd. De leden hebben vaak een sleutelpositie en komen meestal uit het afdelingsmanagement of zijn materie-deskundig.

Projectmanagement en de IT afdeling

De IT afdeling neemt plaats in de projectgroep omdat zij in de volgende fases veel uitvoerend werk gaan doen. Om te voorkomen dat er keuzes worden gemaakt die niet op de techniek aansluiten of niet passen binnen de technische planning dient er eveneens vanuit systeemmanagement een vertegenwoordiging in de projectgroep te zijn. Alle belangrijke disciplines dienen in de projectgroep aanwezig te zijn.

Discussieer mee op LinkedIn.