De snelste methode om te profiteren van een Enterprise Social Network

Een Enterprise Social Network? Als de organisatie het idee heeft opgevat om een sociaal netwerk in de zetten voor alle interne en externe communicatie, hoe pakken we dat aan?

In een eerder artikel hebben we aangegeven dat we een roadmap hebben opgesteld als een plan van aanpak, welke elementen van belang zijn voor een succesvolle implementatie van een Enterprise Social Netwerk..

Methodische  aanpak voor Enterprise Social Network

Zoals onze roadmap aangeeft zijn wij een sterke pleitbezorger van een gedegen en methodische aanpak. Dat wil niet zeggen dat we geen voorstander zijn van snelle acceptatie door de medewerkers  waardoor we heel snel kunnen profiteren van het nieuwe communiceren via het Enterprise Sociale Network (Quick Win).

De beste manier om snel resultaat te behalen is echter het veranderen van het huidige e-mail gebruik.

Pak als eerste het huidige e-mailgebruik aan

1. In kaart brengen van het percentage het huidige e-mail gebruikt:
   – Interne bedrijfsinformatie. (mededelingen).
   – Algemene mededelingen (FYI  = for your info).
   – Vraagstellingen of zoeken naar informatie.
   – Vertrouwelijke informatie uitwisselen tussen kleine groepen
   – Uitwisselen van documenten ( nieuwe revisies).
   – Afspraken regelen.
   – Gebruik van interne mailinglijsten (ook de niet-project gerelateerde lijsten).
2. Analyseer de postbussen inkomende berichten van een 25-tal medewerkers wat nauwkeuriger. Kijk bovendien of de resultaten overeenkomen met het onderzoek van punt 1. Stel ook vast op welke manier deze mensen hun e-mail verwerken.
3. Verplaats alle distributielijsten die niet vertrouwelijk zijn naar een blog. (verander tevens het e-mailadres van de distributielijst naar die van een blog). Mensen kunnen zichzelf dan namelijk voor de blog aan- of afmelden. Dit ontlast de IT afdeling omdat die dat niet meer hoeven te doen. We ontlasten ook de medewerkers omdat zij niet al die mails hoeven te openen, bekijken, verwerken enz. Dit gaat per medewerker bovendien vele uren per week schelen. ROI is eenvoudig: Het aantal medewerkers x de gemiddelde tijd om een e-mail af te handelen x gemiddelde uurloon) plus de uren van de IT afdeling om de lijsten te beheren x gemiddeld uurloon.
4. Organiseer alle projectteams in gesloten groepen (communities) en stimuleer een open manier van werken. Schaf bovendien de voortgangsbesprekingen af. Plan alleen meetings als een onderwerp niet  kan worden opgelost middels communicatie via het netwerk.  ROI: Het aantal medewerkers maal het aantal uren dat ze aan projectmeetings besteden maal het gemiddeld uurloon.

Nog meer e-mail gebruik

1. Stop of ontmoedig de medewerkers om de “cc” of “bcc”  adressering te gebruiken op hun e-mails. Moedig de medewerker aan om elk bericht dat een “cc” nodig heeft om deze in een blog of forum van het sociale netwerk te plaatsen. Alle “bcc” zouden we moeten verbieden.
2. Stop of ontmoedig het e-mailen van documenten. Documenten dienen we te plaatsen in een gedeelde map in het sociale netwerk.
3. Stimuleer het beantwoorden van vragen te plaatsen in een blog post. Dit zorgt ervoor dat we de vraag maar één keer hoeven te beantwoorden, maar door velen is in te zien.
4. Organiseer een herhalingscursus e-mail gebruik, met name voorlichting voor het communiceren van vertrouwelijke informatie, persoonlijke berichten en voor communicatie met externe contacten. Vele berichten kunnen automatisch worden doorgezet naar een gedeelde map op het sociale netwerk.

Slimmer delen van bestaande informatie

Alle bovengenoemde stappen gaan over het slimmer delen van bestaande informatie. De kosten die gepaard gaan met het beheren van deze informatie is echter nagenoeg verborgen. Het gaat hierbij niettemin om de vele uren die elke medewerker besteed aan:

• Het lezen van e-mails.
• Het organiseren en verwijderen van e-mails.
• De uren die we besteden aan herhalende beantwoording van dezelfde vragen.

Deze verspilling van tijd komt niet direct aan de oppervlakte en beschouwen medewerkers als een onvermijdbaar onderdeel van het werk.

De accountants, en middels hen ook het management, zien geen harde cijfers van deze verspilling en wordt er dus ook niet ingegrepen. Maar het irriteert de medewerkers mateloos. Als we een eind kunnen maken aan deze misstanden zullen de medewerkers dit met open armen ontvangen.

Business Values van een Enterprise Social Network

Indien we bovenstaande punten kunnen realiseren bereikt we tevens een snellere acceptatie van een eigen Enterprise Social Netwerk. Dan kunnen we werken aan de echte business values:

• Connecteren van mensen die aan gezamenlijke problemen werken en elkaar niet kennen.
• Korte en directe interne en externe communicatielijnen.
• Eenduidig en uniek beheer van informatie ( geen individuele in-box archivering, organisatie breed beheer).
• Cocreatie, crowdsourcing, samenwerkingsverbanden met ecosysteem enz..
• Fundering voor invoer van Het Nieuwe Werken.

Van belang is dat de bestaande irritaties en misstanden rondom e-mail worden opgelost voordat men van medewerkers kan verwachten dat zij een bijdrage gaan leveren aan een nieuwe manier van communiceren in – en buiten de organisatie. E-mail postbussen zijn als demotiverende, kostbare en bodemloze putten.

Ga vervolgens te werk aan de hand van de roadmap, al dan niet aangepast aan de situatie en wensen van de organisatie.

PS: Er is ook een ROI calculator beschikbaar die de financiële gevolgen zichtbaar maakt van een overgang van e-mail communicatie naar een Enterprise Social Network.

PS 2 (redactie) De organisatie die dit artikel heeft aangedragen, Pointer Networks, bestaat niet meer.

Discussieer mee op LinkedIn.