Waarom slagen projecten?

In de wereld van de IT is het nu eenmaal zo dat veel projecten mislukken. Dat geldt niet alleen voor maatwerk-on premise maar ook voor SaaS projecten. Er worden cijfers genoemd van 75 tot 90%! In ieder geval vele malen vaker dan bijvoorbeeld in de bouw. Alleen al om die reden lijkt het me niet leuk om in de IT te werken. Als argument horen we vaak dat men in de bouw al duizenden jaren ervaring heeft en in de IT hooguit 50. Een IT project kost veel geld en iedereen wil graag weten waarom het fout is gegaan, al was het maar om die fouten de volgende keer niet meer te maken. Zulke evaluaties geven een gemixt beeld en de vraag is of men wel de juiste conclusies trekt. Evalueren lijkt immers op Jokeren. Hij die als laatste nog kaarten in handen heeft is de dader c.q. het slachtoffer.

Speel het minder hard

Omdat er maar 10-25% van de projecten slaagt is het misschien verstandig om het eens om te draaien en te kijken waarom die projecten dan wel slagen. Het spel spelen we daarbij sowieso minder hard zodat de waarheid beter in beeld komt.

Hoeveel analyse hebben we eigenlijk nodig? Als we op ons gevoel afgaan weten we het eigenlijk al. Er is maar één reden waarom projecten slagen en dat is omdat geen andere keuze is, ze moeten slagen.

Voorbeelden van projecten die moeten slagen

• Deze server loopt op zijn laatste benen en moeten we dit weekend vervangen.
• De nieuwe regelgeving wordt per 1 januari ingevoerd! De nieuwe website moet voor die tijd werken!
• De concurrentie bedreigt ons voorbestaan, we moeten dat SaaS ERP pakket invoeren om te overleven!
• Het systeem moet draaien omdat bij down gaan het voorbestaan van de onderneming op het spel komt te staan.

Opvallend bij dit soort IT projecten is de aanleiding. Er is geen vage reden en dus ook geen vaag doel. Het project is doelgericht en afwijken van dat doel is dodelijk voor de organisatie. Aan het einde van de dag zitten we allemaal nog met speelkaarten in onze handen, dus iedereen moet zijn bijdrage leveren om te voorkomen dat we het spel überhaupt gaan spelen. De Sense of Urgency is heel groot.

Business case projecten

Deze IT projecten slagen meestal wel. We hebben het hier dan ook niet over businesscases maar over keiharde noodzaak. Bij een businesscase project schat men de planning, de kosten of de baten niet altijd even realistisch in omdat men een project graag wil binnenhalen. Gaande het project komen er verborgen kosten bovendrijven. In het begin verwacht men deze later in het project nog wel terug te verdienen maar dat gebeurt natuurlijk niet. Op dat moment komt het Jokerspel al uit de tas, dekt men zich in en gaat men duikgedrag vertonen. Het project is feitelijk al mislukt voordat aan de realisatie is begonnen.

Belangrijk verschil tussen een businesscase project en een moet-project zit in vaagheid tegenover concreetheid.

Tijdig bijsturen van projecten

Welke redenen (=vaagheden) worden er voor het mislukken van projecten genoemd en hoe worden die in een succesvol project getackeld?

Angst voor veranderingen door projecten

“Aanpassen aan veranderende omstandigheden is de enige manier om te overleven”. (Darwin). Angst is een slechte raadgever. We hebben geen keuze, veranderen moet om te overleven. Benoem de angst en maak de veranderingen concreet.

Onduidelijk opdrachtgeversschap

Onduidelijk opdrachtgeverschap komt bij een moet-project nauwelijks voor. Als het imago of voorbestaan van de organisatie van het project afhangt zal het topmanagement als opdrachtgever optreden. Dat zal er boven op zitten en geregeld om rapportages vragen als die niet snel genoeg vanzelf komen. Zorg voor een concrete opdrachtgever.

Is er onvoldoende commitment van de opdrachtgever

Tweederde van de projectleiders van een businesscase project krijgt geen structurele ondersteuning van de opdrachtgever. Leeft de opdrachtgever soms in een sprookjeswereld? Zijn bedrijf staat op het spel. Het is de plicht van de projectmanager om hem daar op te wijzen. Als de PM dan nog geen commitment krijgt moet hij het bij andere stakeholders gaan halen. Het project moet slagen! Zorg voor concreet commitment van de opdrachtgever voor het project.

De bestaande procedures van de organisatie worden niet gevolgd

Er zijn altijd managers die de formele besluitvormings-, plannings-, prioriterings- en uitvoeringsprocessen proberen te omzeilen. Niet toegestaan. Waar zijn ze mee bezig! Wie denkt er nog aan eigen belang? Alles moeten we ondergeschikt maken aan het slagen van het project. Maak duidelijk volgens welke procedures het project verloopt, zorg voor een concrete inbedding in de organisatie.

De planning is niet op harde feiten gebaseerd

Bij de meeste businesscase projecten is dat het geval. Deadlines, doelstellingen en budgetten schatten we namelijk vaak onder politieke druk te positief in. Zodra de projectmanager van een moet-project merkt dat de planning niet realistisch zal hij direct aan de bel trekken. De organisatie staat immers op het spel. Binnen de kortste keren zal er een realistische planning met een realistisch budget zijn. Zorg concreet voor een realistische planning en budget.

Voortgang en risico’s worden niet eerlijk gerapporteerd

Men negeert, bagatelliseert of verzwijgt vaak problemen en risico’s. In een moet-project moeten we open kaart spelen. De opdrachtgever moet weten waar hij aan toe is om tijdig bij te kunnen sturen. Zorg voor een eerlijke concrete rapportage en concrete rapportagelijnen.

De projectorganisatie is te groot

Te grote projecten met meerdere teams en verschillende subdoelen worden op den duur onbestuurbaar. Het recept voor mislukking. We stellen onze ambities bij, concentreren ons op dat ene doel en gooi de rest van de ballast overboord. Zorg voor een bestuurbare projectorganisatie.

Niet alle projectteamleden doen voldoende hun best

Projectleiders krijgen geregeld te maken met teamleden die niet komen opdagen op vergaderingen, zich niet aan planningen houden of niet competent genoeg zijn om het doel te realiseren. Gelijk vervangen. Het kan niet zo zijn dat teamleden een moet-project frustreren. Het is er op of er onder! Zorg voor een ge-olied en sterk projectteam met de juiste specialisten.

Er wordt slecht gecommuniceerd

Wel of niet goed communiceren maakt in een moet-project weinig uit. Het project moet sowieso doorgaan. Met een goede communicatie is wel een wereld te winnen en helpt het project natuurlijk enorm. Een project verloopt een stuk soepeler als we voldoende communiceren. Zorg voor een heldere en juiste communicatie.

Zodra de projectmanager één van deze problemen tegenkomt moet hij direct en concreet bijsturen. Door deze regels ook bij businesscase projecten toe te passen zouden veel meer projecten slagen. Als we het zo bekijken is het toch allemaal niet zo moeilijk om een IT project te laten slagen….

Discussieer mee op LinkedIn.