Het nut van formulieren

Het gebruik van formulieren is per organisatie verschillend. Organisaties die een hoge mate van vrijheid kennen maken minder gebruik van formulieren dan strak geleide organisaties die werken met controleerbare procedures. Hieruit kunnen we direct de voor- en nadelen van formulieren afleiden.

Een formulier formaliseert namelijk de communicatie, waardoor de procedure die het formulier ondersteunt een officieel karakter krijgt. Formulieren zien we dan ook het meeste bij de primaire bedrijfsprocessen van een organisatie. Het aanmelden als lid, op openen van een rekening, het maken van een bekeuring, het afsluiten van een verzekering, het doen van de belastingaangifte, alles met een formulier. Steeds minder op papier maar vaker via een webpagina.

Voordelen van formulieren

Veel mensen vinden een formulier vervelend en formulieren zouden we nooit inzetten als er geen grote voordelen aan verbonden zouden zitten. Deze zijn:

• Een uniforme aanlevering van gegevens zodat opname in een informatiesysteem mo­ge­lijk is.
• De relevante gegevens worden niet vergeten door de aanwezigheid van invulvakken.
• Door de gelijkvormigheid van aanlevering is het mogelijk de formulieren eenduidig te archiveren.
• Procedures zijn door het gebruik van formulieren snel en eenvoudig op te zetten.

Nadelen van formulieren

Er kleven ook nadelen aan het gebruik van formulieren:

• Mensen haten formulieren, niet iedereen is even handig met pen en papier. Vooral als je een taalachterstand hebt is dat een probleem. Niet veel bedenkers van processen houden daar rekening mee.
• Er is vaak geen ruimte voor losse opmerkingen of toelichtingen.
• Creativiteit (=vooruitgang) wordt onderdrukt door het statische karakter van formulieren en procedures.
• Bijhorende procedures kunnen vertragend werken op de voortgang (je moet eerst nog even dit formulier invullen).

Informatie buiten de vakjes

Bij een papieren formulier is het natuurlijk mogelijk om buiten de vakjes te schrijven en allerlei toelichtingen te geven. Deze informatie gaat meestal verloren. Dat komt omdat de medewerkers daarvoor geen ruimte hebben in de applicatie waarin ze het formulier moeten overnemen. Dit geldt ook voor het geven van verkeerde antwoorden. Hoe leuk is het op iets in te vullen wat helemaal niet kan? Tegenstrijdigheden en onmogelijkheden kunnen zomaar op het papier komen te staan terwijl de medewerker er niets mee kan. Er zijn dan twee opties: het formulier gaat terug naar de aanvrager of het verdwijnt in de prullenbak.

Binnen de vakjes

De oplossing zit in het elektronisch (via het web) aanbieden van het formulier. Daar kan je de aanvrager direct op de vingers tikken als hij een fout maakt. Het aantal fouten vermindert gelijk zienderogen. Daarnaast besparen we gelijk flink op het aantal medewerkers dat nodig was om de formulieren te beoordelen en in te voeren. Voorwaarde is dat er achter het formulier een controle module zit die online de ingevulde waarden controleert en direct teruggekoppeld. Als de aanvrager niet direct een OK krijgt op zijn formulier heeft het web weinig toegevoegde waarde.

Door verschillende omstandigheden zal niet iedere procedure zich echter lenen voor het gebruik van een elektronische oplossing. Bedenk alleen al dat het zetten van een handtekening lastig is op een webpagina.

Ondanks de nadelen is er geen organisatie die zonder formulieren kan, we zitten er aan vast. Per bedrijfsproces moeten we aan de hand van de voor- en nadelen de afweging maken of een formulier nodig is. De noodzaak is per situatie verschillend.

ITpedia formulieren

De checklisten van ITpedia kunnen we ook gebruiken als een soort formulier. Hoewel we de checklisten wel invullen is er geen sprake van een procedu­re. Het is meer een controle op de volledigheid van de IT voor je zelf. Laat je dat echter niet weerhouden om de ITpedia checklisten vast op te nemen in het ontwikkelproces.

Discussieer mee op LinkedIn.