Proces-optimalisatie: checklist om laag hangend fruit te oogsten

Een ‘laag hangend fruit assessment’ komt suggesties op het spoor voor proces-optimalisatie. Een checklist is dan wel handig. In dit artikel wil ik mijn ‘laag hangend fruit’ checklist met u delen. Het bestaat uit de stappen beoogd resultaat, workflow analyse, evaluatie van klant-eisen, rollen van de business units en rapportage. De kern van deze checklist bestaat uit de analyse hoe klant-eisen leiden tot de interne workflow en op welke wijze de verschillende organisatie-eenheden hierbij betrokken zijn.

Om dit assessment uit te voeren staan ons verschillende analysemethoden en technieken tot onze beschikking. Ik vraag altijd aan de organisatie welke methoden en technieken zij al gebruiken en aan welke zij de voorkeur geven. Deze keer kreeg ik de vrije hand. Dit is niet zo ideaal als het lijkt, omdat dit inhoudt dat alleen heel intuïtieve methoden en technieken gebruikt kunnen worden, die weinig uitleg vragen. Anders zou er veel te veel tijd heengaan met de training van werknemers van het bedrijf in deze aanpak.

Al deze overwegingen leiden tot een checklist voor proces-optimalisatie:

1. Bepaal doel en resultaat voor proces-optimalisatie.
   Gebruik PRINCE II/Project Mandate om het ‘wat’ en ‘hoe’ te bepalen van de quick scan. Aan de orde komen Project-definitie, project-eigenaar, het waarom, doel, beperkingen en condities, relaties met andere projecten, kwaliteitsverwachtingen, de business case, referenties, project-deelnemers en betrokken interne en externe groepen.
2. Analyse van de workflow voor proces-optimalisatie.
   De geprefereerde methode is Business Event Analysis, een analysemethode die uitgaat van gebeurtenissen die de workflow in gang zetten. Dit resulteert in kennis over externe eenheden die het bedrijfsproces triggeren en welk gekwalificeerd resultaat deze eenheden terugverwachten. Hiermee liggen klant-eisen en frequentie van gebruik vast.
3. Evaluatie van de klant-eisen proces-optimalisatie.
   We moeten karakteristieken van de klant-eisen duidelijk in beeld krijgen. Als 1e willen we weten hoeveel tijd gemoeid is met het beantwoorden van de klant-vraag (‘system response time’). In de 2e plaats willen we weten of de klant-vraag positief is, zoals een bestelorder, of negatief, zoals een klacht over iets.
4. Evaluatie van de rol van de betrokken organisatie-eenheden proces-optimalisatie.
   Een bedrijfsproces doorkruist doorgaans meerdere business units. Er is daarmee sprake van meerdere organisatie-grenzen, die overschreden worden. We moeten nagaan welke units beslissingen kunnen nemen en welke het resultaat kunnen beïnvloeden.
5. Rapportage van de conclusies.
   De resultaten van de analyse moeten worden gerapporteerd. Laag hangend fruit houdt: welke concrete zaken kunnen we gemakkelijk, snel, met lage kosten en een hoge opbrengst optimaliseren.

Discussieer mee op LinkedIn.