Beheeraspecten van IT modellen

In de huidige IT is het beheren van IT modellen zoals het datamodel als een onderdeel van de informatie-analyse te beschouwen.  Datamodellen en analyse groeien samen op maar bereiken in een agile organisatie nooit een eindstadium.

Globaal gezien valt het modelbeheer uiteen in een aantal aspecten te weten het beheer van metagegevens, gegevensmodellen en procesmodellen. Deze aspecten maken deel uit van het conceptueel niveau van systeemontwikkeling (datamodellen en functiemodellen). Het fysieke niveau (tabelstructuur en modules) leid je normaal gesproken af van het conceptuele niveau. Deze vier aspecten kan je met de juiste ontwikkeltools integraal beheren. Daarnaast is er een organisatorische kant die moet aansluiten bij de bestaande organisatie en de gekozen Informatie Architectuur. Datamanagement heeft hierin een belangrijke rol.

Geschiedenis van modellen

In het verleden werden de datamodellen buiten de eigenlijke applicaties om beheerd. Dat wil zeggen dat er geen integraal verband is tussen de modellen en het informatiesysteem. In mindere mate werden ook functiemodellen onderkend. De datamodellen van de informatiesystemen vallen onder de verantwoordelijkheid van de  applicatiebeheerder en worden soms ook beheert door het ontwikkelteam. De functiemodellen vallen meestal impliciet onder het informatiemanagement / applicatiebeheer.

Op die manier is de kennis over de modellen vaak versnipperd over een organisatie. Voor een integrale informatievoorziening dien je de modellen echter in een centrale database bij te houden. Daardoor wordt het mogelijk om kennis te nemen van elkaars informatiesystemen en desgewenst koppelingen te creëren. Tevens kan dan een integrale toepassing van meta-gegevensbeheer plaatsvinden.

Plaatsing modellen (beheer)

Er zijn globaal gezien een aantal mogelijkheden om het meta-gegevens- en het modelbeheer in te vullen. Daarvoor moet je de volgende keuzes maken:

1. Centraal of decentraal onderhouden van modellen.
2. Alle bestaande modellen vastleggen of beginnen met de nieuwste systemen.

De te maken keuze zal de meest praktische moeten zijn, het heeft weinig zin om een situatie te scheppen die veel inspanning vergt met een laag rendement. Daarom kiest men in veel gevallen voor het decentraal onderhouden van de ‘afdelingsmodellen’ die nauw aansluiten op de business. De modellen van de ondersteunende applicaties onderhoud je wel centraal.

De volgende overwegingen liggen hieraan ten grondslag:

1. Op het eerste gezicht lijkt het zinvol om alle datamodellen, ook van de afdelingsspecifieke systemen centraal vast te leggen. Deze modellen gebruik je als referentiekader voor de organisatie. Zo kan je vaststellen welke gegevens er allemaal worden gebruikt en of er sprake is van dubbele vastlegging. Tevens zouden deze datamodellen als uitgangspunt kunnen dienen bij nieuwe projecten. De kennis van de informatiesystemen is op de gebruikersafdelingen echter vaak het grootst en zal altijd actueel zijn. Het zal een enorme inspanning vergen om deze datamodellen centraal te gaan beheren terwijl de toegevoegde waarde niet groot is.
2. Het centraal overhalen en inbrengen van alle datamodellen in één centraal tool is een activiteit die de nodige inspanning vergt. Dit kan nog versterkt worden door het niet up-to-date zijn van de modellen.
3. In de toekomst zullen projecten worden opgestart die bestaande systemen gaan vervangen. Het lijkt niet zinvol om die ‘oude’ uit te faseren systemen nog in het datamodel op te nemen.

Om te komen tot een geïntegreerde informatievoorziening zoals onder Informatie-architectuur beschreven dient de integratie op modelniveau plaats te vinden. De ondersteunende applicaties, zoals SaaS is een aparte groep van applicaties. Deze hoef je niet noodzakelijkerwijs in een centrale database op te nemen om aan nieuwe projecten te kunnen werken. Het is voldoende om met de ondersteunende applicaties te starten.

Toepassing van modellen beheer

In de automatisering is het een hinderlijk gebruik om de toepassing van technieken van project tot project te laten verschillen. Bij kleine projecten wordt vaak weinig aan ontwerp en documentatie gedaan, terwijl bij grote projecten een enorme massa aan papier oplevert. Dit komt omdat aan grote projecten vaak veel mensen werken. Om er voor te zorgen dat deze mensen goed met elkaar communiceren is veel documentatie nodig. Deze werkwijze werkt goed zolang er sprake is van op een zichzelf staande applicatie. Bij een meer geïntegreerde gegevensverwerking dienen alle systemen (ook de kleine) echter op een eenduidige wijze gedocumenteerd te zijn. In het begin zal dat de nodige inspanning vergen. Later zal je de vruchten echter kunnen plukken als bij de definitie van nieuwe systemen blijkt dat grote delen al gemodelleerd zijn.

Discussieer mee op LinkedIn.