Ontwikkelstrategie voor uitvoeringsorganisaties

Het hebben van een ontwikkelstrategie maakt het opzetten en afwikkelen van projecten een stuk eenvoudiger. Alle bouwstenen van een project liggen klaar en het is een kwestie van de scope bepalen voor je start. Voor het zo ver is moet die ontwikkelstrategie eerst nog wel even zelf ontwikkelen..

Business Analyse

In de klassieke automatisering is als eerste fase de ‘Business Analyse’ of een andere vlag die deze lading dekt. In deze fase maakt de IT Consultant een plan voor de komende jaren waarin wordt beschreven :

• de Technische Infrastructuur (IT beveiliging).
• de inrichting van het Informatie-management (BiSL).
• de planning van automatiseringsprojecten.

Binnen organisaties die zelf goed in staat zijn om bijvoorbeeld een productiebeleid uit te stippelen werkt de Business Analyse goed. Uitvoeringsorganisaties zijn echter voor het overgrote deel afhankelijk van het beleid van anderen zoals bijvoorbeeld de regelgeving uit Brussel. Vaak leidt dit tot acuut nieuwe informatiebehoeften terwijl er weinig invloed is uit te oefenen op de uitwerking. Uitvoeringsorganisaties die gebruik maken van de fase Business Analyse zien zich dan ook genoodzaakt om veel energie te steken in het up to date houden van deze analyse. Als we het maken van een Business Analyse verplicht stellen is het zaak om de inspanningen voor het maken van een Business Analyse tot een minimum te beperken. Dat kan door een eenvoudige Informatie-architectuur door te voeren met daarin standaard bouwstenen. In de Business Analyse kunnen we dan verwijzen naar die bouwstenen.

Bijkomend voordeel is dat de bouwstenen zorgen voor een flexibele infrastructuur die zo is ingericht dat we snel en doelmatig kunnen reageren op nieuwe informatiebehoeften. Voorwaarde is wel een consequente toepassing.

Standaard Functionele IT Infrastructuur

Naast de invulling van een standaard technische infrastructuur is het de uitdaging om tot de invulling van een standaard Functionele Infrastructuur te komen. Een standaard platform voor informatiesystemen kan een goed uitgangspunt vormen.

De ondersteunende-applicaties zijn een aantal (standaard) softwarepakketten die, allen gebaseerd op de standaard database, van elkaars data gebruik maken. Zij kunnen als functionele bouwstenen worden gezien. Deze applicaties gaan uit van de volgende zienswijze: -> Medewerkers van de organisatie hebben te maken met interne en externe relaties (CRM) waarvoor ze diensten verrichten -> Deze relaties hebben een adres -> Naar deze relaties worden documenten verzonden (DMS) -> Van deze relaties worden berichten ontvangen die de trigger voor vervolgacties zijn -> Vervolgacties kunnen in Toepassingsspecifieke applicaties worden afgewikkeld.

Het is mogelijk dat we bepaalde applicaties zoals een financieel pakket en een archiveringssysteem ook tot ondersteunende-applicatie verheffen. Het gaat daarbij altijd om systemen die algemeen ondersteunend en goed te integreren zijn, voorwaarde is dat ze voldoen aan het platform-uitgangspunt of daar eenvoudig op aan te sluiten zijn.

De toepassingsspecifieke applicaties zijn de applicaties die de primaire bedrijfsprocessen ondersteunen. Bij uitvoeringsorganisaties zijn dit vaak maatwerk applicaties waarmee de medewerkers hun functie uitoefenen..

Bouwstenen van de ontwikkelstrategie

De ondersteunende-applicaties vormen de bouwstenen waarmee grote delen van de toepassingsspecifieke applicaties zijn opgebouwd. Dan hoeven we bijvoorbeeld niet langer CRM-deelsystemen of Inkomstregistratie-deelsystemen te bouwen, hetgeen aanzienlijke besparingen oplevert. Voorwaarde bij de selectie van de ondersteunende-applicaties is dat ze zeer flexibel moeten zijn zodat we ze naar wens kunnen configureren. Het is van belang om eerst te starten met de invoering van de ondersteunende-applicaties zodat de toepassingsspecifieke applicaties hier op aan kunnen sluiten.

Doordat gebruikers gegevens via gedistribueerde databases met elkaar gaan delen worden veel van die gegevens niet langer dubbel opgeslagen, dit levert naast een financieel voordeel ook een beheersmatig voordeel op. Doordat belangrijke delen van een te bouwen maatwerksysteem al als ondersteunende-applicatie bestaan zullen we de doorlooptijd van projecten verkorten.

Dankzij een standaard (web) interface ontstaat een transparante gebruikersinterface en wordt de herkomst van de gegevens voor de eindgebruiker van ondergeschikt belang. Dergelijke oplossingen staan bekend onder de naam ‘Gedistribueerde database’, waarbij de toegang tot gegevens d.m.v. autorisaties op de databases is geregeld.

Nadeel is dat afdelingen de autonomie over de gedeelde gegevens kunnen verliezen, wat een aanmerkelijke omslag van de organisatie cultuur kan betekenen. Daar staat dan wel een meer slagvaardige en eendrachtige organisatie als voordeel tegenover. Aandachtspunten in deze zijn functiescheiding, administratieve organisatie, verantwoordelijkheid en controleerbaarheid, aspecten die niet onderschat moeten worden.

Organisatorische gevolgen van een ontwikkelstrategie

Voor gebruikersorganisatie heeft de door de IT consultant beschreven structuur de volgende kenmerken:

• Bij het opstarten van een project is de keuze voor een automatiseringsplatform aan beperkingen gebonden. Afwijkingen staan we slechts toe als de technische haalbaarheid, vereiste functionaliteit of prestaties in het gedrang komen.
• Bij de informatie-analyse zullen we rekening moeten houden met de laatste stand van zaken van de aanwezige ondersteunende-applicaties.
• De bedrijfsprocessen dienen rekening te houden met de inzet van de ondersteunende-applicaties.

Genoemde punten hebben invloed op de planning van projecten.

Discussieer mee op LinkedIn.