Invoering van een nieuwe methodologie

Een methodologie gebruiken we om structuur in de automatiseringswerkzaamheden te brengen. Dit gebeurt door automatiseringsprojecten in meerdere fases op te splitsen naar de aard van de werkzaamheden (waterval) of in hap klare brokken functionaliteit (Agile). Elke volgende fase binnen een methodologie kent een fijnere detaillering dan de voorgaande en brengt de realisatie van het project dichterbij. De juiste toepassing leidt tot een goede documentatie, goed overdraagbare producten (tussen fases en mensen) en een eenduidige werkwijze. Daarnaast is een methodologie een soort blauwdruk voor projectplanningen. Daardoor hoeft er maar weinig tijd verloren te gaan aan het nadenken over de opzet van een project.

Standaardisering van werkzaamheden

Als iedereen binnen de organisatie dezelfde werkwijze hanteert heeft dit ook een gunstig effect op de hoeveelheid kennis die we binnen de organisatie moeten opbouwen. Dit geldt niet alleen voor de automatiseringsmedewerkers maar ook voor IT-auditors en reviewers. Omdat alle gelijksoortige werkzaamheden volgens dezelfde wijze tot stand komen kunnen we budgetaanvragen ook eenvoudiger beoordelen.

Tevens kunnen we naderhand goed beoordelen hoeveel bepaalde fases kosten.

Het is noodzakelijk om de toegepaste methodologie regelmatig te evalueren, nieuwe technologieën kunnen bepaalde stappen immers overbodig maken of juist nieuwe stappen vereisen. Daarnaast leert men steeds beter om te gaan met automatisering en komt men tot inzichten die extra werkzaamheden noodzakelijk maken.

Selectie van een methodologie

Het selecteren van een bruikbare IT werkwijze is afhankelijk van een groot aantal aspecten. Een belangrijk verschil tussen de diverse methodologieën wordt gevormd door het gebied waarin ze worden toegepast. Zo maken we onderscheid gemaakt tussen administratieve- en technische automatiseringsprojecten die elk hun methodes kennen. Een belangrijke factor is tevens het automatiseringsplatform waarop we het informatiesysteem realiseren. Methodologieën claimen weliswaar platform onafhankelijk te zijn, de ene aanpak leent zich toch meer voor het ene platform dan voor het andere. Dit komt omdat de benadering binnen een methodologie top-down of bottom-up is. Bij een mainframe-omgeving zou een top-down benadering beter aansluiten.

Voor de selectie van een methodologie kunnen we eveneens binnen de branche kijken welke men het meest toepast. Voor een selectie gelden algemene enkele eisen waaraan hij moet voldoen. Deze eisen lichten we hieronder nader toe.

Algemene eisen

1. Een methodologie moet van toepassing zijn op de gehele levenscyclus van een informatiesysteem

Als een methodologie slechts voor een deel van de levenscyclus toepasbaar is ontstaan er problemen bij de overdraagbaarheid van de IT deliverables. Dit geldt met name voor de documentatie. Een vervolgfase van een andere methode gaat uit van een bepaalde diepgang en breedte van een vorige fase, deze dienen nauw op elkaar aan te sluiten. In het algemeen gelden hiervoor de volgende uitgangspunten:

• Er dienen een aantal fases met duidelijke overgangen gedefinieerd te zijn zodat we ze afzonderlijk kunnen uitbesteden.
• Om het aantal specialismen niet te groot te maken mag de fasering niet te ver zijn doorgevoerd.
• Gemaakte fouten dienen we middels validatietechnieken zo snel mogelijk te kunnen ontdekken.
• Gebruikte schematechnieken dienen over de fases heen goed op elkaar aan te sluiten.
• De methodologie dient technieken te ondersteunden waarmee IT-problemen effectief kunnen worden opgelost.

2. Een methodologie dient de communicatie tussen de betrokken partijen te formaliseren

In punt 1 formaliseren we de overdracht van informatie in de tijd, in punt 2 is dit de overdracht van informatie tussen de betrokkenen. Een methodologie dient te eisen dat deze overdracht altijd op dezelfde wijze plaats ­vindt zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan of tijd verloren gaat aan het telkens op nieuw uitvinden van het wiel.

• De methodologie dient ondersteund te worden door tools.
• Er dient ondersteuning te zijn van eenduidige schematechnieken.
• De communicatie tussen de verschillende teams dient door een juiste toepassing minimaal te kunnen zijn.

3. De methodologie dient overdraagbaar te zijn

Het is niet voldoende om een goede methodologie te selecteren en er mee te gaan werken, hij moet ook goed te leren zijn. Nieuwe medewerkers dienen opgeleid te kunnen worden in de werkwijze.

• Er dient toegankelijk cursusmateriaal over de methodologie te zijn.
• Er dient toegankelijke documentatie over de methode te zijn.

4. De methodologie dient begrijpelijk te zijn voor gebruikers

Niet alleen IT-ers dienen de methodologie toe te kunnen passen maar hun producten ook aan de gebruikers uit kunnen leggen.

• De schematechnieken die de werkwijze voorschrijft dienen o.a. door een klein aantal mogelijke symbolen begrijpelijk te zijn.
• De rapporten die worden opgemaakt dienen begrijpelijk te zijn voor medewer­kers op alle niveaus.

5. De methodologie dient onderhouden te worden

Methoden en technieken die we bij het automatiseren toepassen veranderen en worden aangevuld. Om up to date te blijven dient de methodologie ook te veranderen. Daarvoor is een aantal noodzakelijke voorwaarden verbonden. Hetgeen betekend:

• De methodologie dient door een onafhankelijke organisatie te worden onderhouden.
• Het bestaansrecht dient te worden gerechtvaardigd door een groot aantal gebruikers.

Discussieer mee op LinkedIn.