Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Best Practices
Ik schrijf dit artikel als antwoord op een geanimeerde discussie over het onderwerp: “Goed projectmanagement is de toepassing van best practices”. Veel professionals zouden het met deze stelling eens zijn, maar velen zijn het er niet mee eens, of vinden dat de stelling zoals die nu is, onvolledig is. Hieronder presenteer ik de argumenten van beide kanten en concludeer ik dat we de stelling moeten uitbreiden met het concept maatwerk.
In dit artikel bespreek ik het probleem van hoe deze zin verkeerd wordt begrepen en hoe het ertoe kan leiden dat organisaties zowel creatief denken als voortdurende verbetering vergeten, waardoor de organisatie geen “lerende organisatie” kan worden en geen bedrijfsflexibiliteit kan omarmen.
Het betoog vertrekt vanuit het perspectief dat veel boeken de term “Best Practice” gebruiken als een aantrekkelijke slogan, terwijl we de praktijk in feite moeten toegesneden op de gewenste resultaten en de behoeften van de organisatie, stakeholders en het project (PMI, 2023, p. 1). Omdat elk project uniek is, betoog ik dat het volgen van een vaste en ongewijzigde “Methodologie” of zogenaamde “Best Practice” in strijd is met “maatwerk”. Deze stelling wordt ondersteund door veel wetenschappers, waaronder PMBOK 7e editie (PMI, 2021, p. 132).
Vanuit mijn perspectief is het definiëren van “Best Practice” vergelijkbaar met het definiëren van “Logica”. Dit betekent dat wat jij vanuit jouw perspectief als logica ziet, anders is dan mijn logica. Hetzelfde geldt voor “Best Practice”. Wat het beste is voor jou, is niet automatisch het beste voor mij; ik kan het zien als “goed”, “acceptabel”, “geschikt” of zelfs “slecht”. Organisaties definiëren de term “Best Practice” dus op verschillende manieren.
Laten we beginnen met enkele definities van de term “Best Practice”. De volgende citaten definiëren elk de betekenis van “Best Practice”:
MaryPat Begin stelt dat een Best Practice “een superieure methode of innovatieve praktijk is die bijdraagt aan verbeterde prestaties van een proces en moet bovendien aantonen dat het beter, sneller en goedkoper is” (Kaiserslautern American, 2004).
Zelfs Wikipedia (ten tijde van dit schrijven) merkt op dat “een best practice een methode of techniek is die men algemeen aanvaard als superieur aan andere bekende alternatieven, omdat het vaak resultaten oplevert die beter zijn dan die bereikt met andere middelen of omdat het een standaard manier van handelen is geworden, bijvoorbeeld een standaard manier om te voldoen aan wettelijke of ethische vereisten” (wikipedia, 2022).
Alle bovengenoemde auteurs zijn het erover eens dat de resultaten van de toepassing van “Best Practice” superieur en optimaal zullen zijn. Dit brengt ons vervolgens tot nadenken over de definitie van “Best”. Best betekent best, toch? Best is niet alleen goed, best is niet alleen acceptabel, best betekent perfect, niet eens excellent. Wat ik dus begrijp uit de term “Best” is dat het impliceert dat het de meest excellente, geschikte en optimale oplossing is voor elke organisatie.
Ik ben het eens met Abudi (2009): wanneer organisaties kijken naar het ontwikkelen van best practices rondom de projectmanagementfunctie, bedoelen ze meestal een of meer van de volgende punten:
Ik citeer hier graag de 6e editie van PMBOK: “Deze kennis is voortdurend in ontwikkeling. Deze PMBOK® Guide identificeert een deel van de kennis over projectmanagement dat algemeen wordt erkend als goede praktijk” (PMI, 2017, p. 2). Goede praktijk betekent namelijk dat er algemene overeenstemming bestaat over het feit dat de toepassing van kennis, vaardigheden, tools en technieken op projectmanagementprocessen de kans op succes bij veel projecten kan vergroten bij het leveren van de verwachte bedrijfswaarden en -resultaten (PMI, 2017, p. 2).
Hiermee wordt het veelvoorkomende misverstand ontkracht dat de PMBOK gebaseerd is op ‘best practices’.
De PMBOK is niet de enige standaard van PMI die als “Good Practice” wordt erkend; zowel de Standard for Portfolio Management als de Standard for Program Management bieden goede praktijken voor elk domein (PMI, 2013, p. 21).
Laten we een van de principes van “Disciplined Agile” bespreken. Elke persoon, elk team en elke organisatie is uniek. Dit betekent dat elke persoon, elk team en elke organisatie een raamwerk nodig heeft dat hen keuzes biedt, zodat ze een aanpak kunnen aanpassen en later kunnen ontwikkelen om de situatie waarmee ze in de praktijk te maken krijgen, aan te pakken. Hoewel prescriptieve, uniforme raamwerken zoals SAFe of Nexus op het eerste gezicht een aantrekkelijke oplossing lijken voor procesgerelateerde behoeften, kunnen ze in werkelijkheid vaak meer kwaad dan goed doen binnen de organisaties die ze implementeren (Ambler & Lines, 2016, p.4).
Projecten spelen zich af in een bredere organisatorische context. Een ‘best practice’ is mogelijk niet de beste wanneer deze buiten de context wordt toegepast (Cronemyr, 2007, p. 93). Deze context omvat vaak meerdere verschillende organisaties.
De kern van projectmanagement is, in de meest basale vorm, de noodzaak om de juiste projecten uit te voeren en deze vervolgens op de juiste manier uit te voeren, d.w.z. effectief omgaan met de vraagstukken van verandering, governance en stakeholders. Er zijn echter specifieke overwegingen die relevant zijn voor de context waarin projecten plaatsvinden.
Er bestaat geen ‘best practice’ die voor elke organisatie de beste is, en elke situatie verandert bovendien naarmate individuen betere manieren vinden om het eindresultaat te bereiken (Abudi, 2009).
Naast de tot nu toe geconstateerde problemen met de term “Best Practice”, kunnen we ook stellen dat de term in tegenspraak is met enkele projectmanagementprincipes: Focus op waarde, systeemdenken, maatwerk op basis van context en omarm aanpassingsvermogen en veerkracht (PMI, 2021). Wanneer we de “Best Practice” toepassen zonder maatwerk, ligt de focus op de praktijk zelf, niet op de waarde, omdat het team in dit geval gelooft dat de praktijk de “beste” is en dus waarde moet opleveren. Hetzelfde scenario kunnen we toepassen op andere principes.
Ik ben het eens met Stan Garfield in zijn betoog over dit onderwerp. Hij zei: “Het probleem met de term ‘best practice’ is dat deze impliceert dat een ideaal is bereikt, terwijl ‘proven practice’ redelijkerwijs bevestigt dat een aanpak succesvol is geprobeerd. Het is beter om bewezen praktijken te leren kennen en deze aan te passen aan je omgeving, dus ongeacht of ze de ‘beste’ zijn.” (Garfield, 2017).
Project-, programma-, portfolio-, organisatie- en stakeholdercomplexiteit vormen stuk voor stuk uitdagingen voor het management van programma’s. De wens om blindelings best practices te volgen alsof er een ‘one size fits all’-aanpak is, zonder rekening te houden met de feitelijke context, kan leiden tot suboptimale resultaten (Oehmen et al., 2015, p. 9). Het gebruik van best practices uit de sector is mogelijk niet de meest geschikte aanpak voor de organisatie (Eskelin, 2015).
Een best practice is mogelijk niet geschikt of toepasbaar voor de behoeften van een specifieke organisatie. Projectmanagers moeten daarom strategisch in staat zijn om de unieke kwaliteiten van hun organisatie in evenwicht te brengen met de meest geschikte practices voor hun organisatie en context.
Ik citeer Ambler & Lines in hun boek Choose Your WoW!: A Disciplined Agile Delivery Handbook for Optimizing Your Way of Working, omdat ik geloof dat wat zij schreven een goed antwoord is op degenen die geloven in het blindelings toepassen van “Best Practice”:
“Er bestaat niet zoiets als een beste praktijk – elke gegeven praktijk/strategie werkt goed in bepaalde contexten en is ongepast in andere contexten” (Ambler & Lines, 2020, p.72).
DA probeert zaken niet te beperken tot een handvol ‘best practices’. In plaats daarvan communiceert DA expliciet de problemen waarmee u wordt geconfronteerd, de opties die u hebt en de afwegingen die u maakt, en vereenvoudigt het het proces van het kiezen van de juiste strategieën die aan uw behoeften voldoen (Ambler & Lines, 2020, p. 77).
Soms zien we dat teams een specifieke techniek volgen omdat ze geloven dat dit de beste strategie is die er is. Mogelijk is hen verteld dat dit “best practice” is, of is het de beste strategie die ze kennen, het beste wat ze op dat moment kunnen doen, of is het hen voorgeschreven door de methodologie die ze hebben gehanteerd, en hebben ze er nooit aan gedacht om verder te gaan dan deze methodologie. Door teams en organisaties een aantal verschillende strategieën en valide opties te bieden, met de afwegingen voor elk duidelijk beschreven, zijn teams echter beter in staat om strategieën te vergelijken en te contrasteren en mogelijk een nieuwe strategie te kiezen om mee te experimenteren (Ambler & Lines, 2020, p. 79).
“Opties (geordend): Kern agile werkwijze/“best practice”. Het team neemt branche- of organisatiespecifieke “best practices” over die vaak door onze organisatie zijn geïdentificeerd/geselecteerd. Afwegingen: Er bestaat niet zoiets als een “best practice”. Alle werkwijzen zijn contextueel van aard en werken in sommige situaties goed en in andere zeer slecht. Dat iemand anders denkt dat een werkwijze “het beste” voor ons is, betekent niet dat dit ook daadwerkelijk zo is. “Best practices” zijn vaak het excuus dat bureaucraten gebruiken om gemeenschappelijke processen aan teams op te leggen om het hen gemakkelijker te maken, echter ongeacht de negatieve impact die die werkwijzen op de teams kunnen hebben” (Ambler & Lines, 2020, p. 354).
Om de term ‘Best Practice’ beter te begrijpen, raad ik u aan de methodologische definitie te lezen in mijn artikel over het verschil tussen termen als Methode, Standaard, Methodologie, Raamwerk en Benadering.
PMI benadrukt ook het belang van maatwerk. Wanneer we methodieken namelijk zonder maatwerk toepassen, zijn ze niet goed afgestemd op de context van de organisatie:
Het alternatief voor maatwerk is het gebruik van een ongewijzigd raamwerk of een ongewijzigde methodologie. Er zijn veel methodologieën beschikbaar die beschrijvingen bieden van processen, fasen, methoden, artefacten en sjablonen die we in projecten kunnen gebruiken. Deze methodologieën en hun componenten zijn dus niet aangepast aan de organisatorische context (PMI, 2021, p. 132).
De PM²-methodologie beweert dat het “best practices” biedt, maar benadrukt tegelijkertijd dat het aan de projectmanagers en projectteams is om de PM²-praktijken te kiezen die de meeste waarde aan hun projecten toevoegen (Europese Unie, 2018, p.1): “Een Project Support Office (PSO) kan de projectmanagementmethodologie afstemmen op nieuwe best practices en projectteams helpen de bijgewerkte methodologie effectief te implementeren” (Europese Unie, 2018, p.7).
Hetzelfde geldt voor OPM3: “Een OPM3-professional stemt de aanpak af op de organisatorische omgeving waarin OPM wordt beoordeeld.” (PMI, 2013). Daarnaast bevat de OPM3 Best Practices List enkele “Best Practices” die de nadruk leggen op het afstemmen van de gebruikte projectmanagementprocessen (PMI, 2013, pp. 117, 123, 177):
Ik wil geen argumenten aanvoeren tegen het gebruik van de term ‘Best Practice’ binnen een specifieke organisatie en binnen het team zelf. Dit komt doordat een specifiek team de lessen die uit hun projecten zijn geleerd, kan vastleggen en kan zeggen: dit is onze ‘Best Practice’ nadat we van onze fouten hebben geleerd, nadat we goede praktijken zoals methodologieën, standaarden, benaderingen, enz. hebben aangepast, en nadat we hebben geleerd van externe benchmarking. Dit zal ons er niet van weerhouden om continu te verbeteren en wat we als ‘Best’ beschouwen, in de toekomst ‘Beter’ te maken.
Het op deze manier gebruiken van de term ‘Best Practice’ zorgt ervoor dat teams en organisaties niet op hun lauweren rusten maar zich ervan bewust blijven dat de omgeving waarin ze werken van nature voortdurend verandert en dat organisaties zich moeten blijven aanpassen aan verandering. Zoals ik aan het begin van dit artikel al opmerkte, suggereert ‘Best Practice’, op zichzelf gebruikt, dat we ons hoogtepunt hebben bereikt en ons niet langer kunnen aanpassen of verbeteren.
Elk project is uniek, en het toepassen van een “one size fits all”-methode op uw projecten zonder maatwerk zal het alleen maar meer schaden. De term “best practice” moeten we altijd gebruiken in combinatie met “maatwerk”, om te benadrukken dat “best practices” op zichzelf niet per se “best” zijn.
Abudi, G., 2009. Ontwikkeling van een best practice voor projectmanagement. Noord-Amerika, Orlando, FL. Newtown Square, Paper gepresenteerd op het PMI® Global Congress 2009, PA: Project Management Institute.
Ambler, SW & Lines, M., 2016. Het gedisciplineerde Agile procesbeslissingskader. Zwitserland, Springer, Internationale conferentie over softwarekwaliteit.
Ambler, SW & Lines, M., 2020. Kies je WoW!: Een gedisciplineerd Agile Delivery Handboek voor het optimaliseren van je manier van werken. 1.1 ed. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
Cronemyr, P., 2007. Six Sigma Management: Actieonderzoek met enkele bijdragen aan theorieën en methoden. Göteborg, Zweden: CHALMERS UNIVERSITY OF TECHNOLOGY.
Eskelin, A., 2015. WAAROM FALEN PMOS? [Online]
Beschikbaar op: https://www.projectsmart.co.uk/why-pmos-fail.php
[Geraadpleegd in juni 2019].
Europese Unie, 2018. PM² Project Management Methodology Guide. Brussel, Luxemburg: Publicatiebureau van de Europese Unie.
Garfield, S., 2017. Proven Practices Process: Noem het geen ‘best practice’. [Online]
Beschikbaar op: https://www.linkedin.com/pulse/proven-practices-process-stan-garfield/
[Geraadpleegd in november 2022].
Kaiserslautern American, 2004. Ondersteuningsbataljon creëert ‘best practices’. [Online]
Beschikbaar op: https://www.kaiserslauternamerican.com/support-battalion-creates-best-practices/
Merriam-Webster, 2022. beste praktijk. [Online]
Beschikbaar op: https://www.merriam-webster.com/dictionary/best%20practice
Oehmen, J., Thuesen, C., Parraguez Ruiz, P. & Geraldi, J., 2015. Complexiteitsmanagement voor projecten, programma’s en portfolio’s: een technisch systeemperspectief. PMI Whitepaper: Project Management Institute, inc.
PMI, 2013. Organisatiemodel voor projectmanagementvolwassenheid (OPM3). 3e editie. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
PMI, 2017. Een gids voor de Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). 6e editie. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
PMI, 2021. Een gids voor de Project Management Body of Knowledge (PMBOK-gids). 7e editie. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
PMI, 2023. Procesgroepen: een praktijkgids. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
Wikipedia, 2022. Beste praktijk. [Online]
Beschikbaar op: https://en.wikipedia.org/wiki/Best_practice
Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn. Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.