Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Interim Controle
In de moderne bedrijfsvoering zijn IT-systemen niet langer slechts ondersteunende tools, maar de fundering waarop organisaties hun dagelijkse activiteiten en strategische plannen bouwen. Tijdens een interim-controle onderzoekt de accountant de betrouwbaarheid van deze systemen nauwlettend, omdat zelfs een kleine fout in de IT-processen verstrekkende gevolgen kan hebben voor de financiële en operationele gezondheid van een organisatie.
De interim-controle heeft vaak het karakter van een audit en noemen we daarom ook wel Mid Term Audit.
In dit artikel verkennen we vijf cruciale gebieden binnen de IT die tijdens een interim-controle onder de loep worden genomen. Van interne controles en databeveiliging tot automatisering en herstelprocessen, ieder aspect draagt bij aan een robuuste IT-infrastructuur die organisaties helpt om vertrouwen en veerkracht op te bouwen.
Tijdens een interim-controle kijkt een accountant op het gebied van IT naar verschillende aspecten om de betrouwbaarheid en veiligheid van de IT-systemen te waarborgen. Hier zijn vijf belangrijke aandachtspunten:
Deze controle helpt niet alleen bij het identificeren van risico’s, maar ook bij het verbeteren van de IT-processen binnen een organisatie.
Interne IT-audits vormen de ruggengraat van ieder betrouwbaar systeem. Tijdens een interim-controle richten we ons op het evalueren van deze controles om te bepalen hoe goed ze risico’s zoals fraude en fouten beheersen. Effectieve interne controles zijn echter afhankelijk van goed ontworpen processen, duidelijke autorisatiestructuren en regelmatige audits. Eén zwakke schakel in dit systeem kan de integriteit van financiële data in gevaar brengen, data die de basis vormt voor zakelijke beslissingen.
De accountant geeft een overzicht van de interne IT-controles die zijn beoordeeld, inclusief sterke punten en geïdentificeerde tekortkomingen. Hij geeft advies over het versterken van zwakke plekken, bijvoorbeeld door processen te documenteren of te automatiseren. De aanbevelingen ondersteunt hij met praktijkvoorbeelden en risicoanalyses.
De digitale wereld brengt ons ongekende mogelijkheden, maar ook aanzienlijke risico’s. Tijdens de controle toetst de accountant of de IT-beveiligingsmaatregelen adequaat zijn. Dit omvat een beoordeling van toegangsbeheer, firewalls en malwarebescherming. Speciale aandacht gaat uit naar ongeautoriseerde toegang en gegevenslekken, aangezien deze niet alleen reputatieschade kunnen veroorzaken, maar ook juridische consequenties kunnen hebben.
Het rapport bevat bevindingen over de beveiligingsinfrastructuur van de organisatie, zoals kwetsbaarheden in toegangsbeheer of verouderde software. De accountant doet suggesties om deze problemen te verhelpen, bijvoorbeeld door implementatie van multi-factor-authenticatie (MFA) of regelmatige penetratietests.
Data vormen de basis van elke analyse, en daarom is data-integriteit een essentieel aandachtspunt. Een interim-controle onderzoekt of financiële en operationele gegevens accuraat, volledig en vrij van ongeautoriseerde wijzigingen zijn. Door gebruik te maken van geavanceerde controletechnieken, zoals data-analyse en steekproeven, identificeren we eventuele inconsistenties en stellen we verbeterpunten voor.
De resultaten van gegevensanalyses en steekproeven worden gepresenteerd, met een focus op de juistheid en volledigheid van de financiële gegevens. Eventuele inconsistenties worden toegelicht, samen met aanbevelingen om de datakwaliteit te verbeteren, zoals strengere validatieregels of het opschonen van databestanden.
Een robuust back-up- en herstelbeleid is essentieel voor bedrijfscontinuïteit. Tijdens de interim-controle analyseren we de back-up-procedures en testen we of we de data tijdig en volledig kunnen herstellen. Dit wordt steeds belangrijker in een tijdperk waarin cyberaanvallen zoals ransomware een ernstige bedreiging vormen. Een goede back-up-strategie kan het verschil maken tussen herstel en catastrofe.
In het rapport ligt vast of back-up- en herstelplannen adequaat zijn. Dit kan variëren van opmerkingen over de frequentie van back-ups tot kritiek op het gebrek aan tests van herstelprocedures. Er wordt vaak een stappenplan toegevoegd voor verbeteringen, inclusief tijdlijnen en prioriteiten.
Automatisering speelt een cruciale rol in de efficiëntie en betrouwbaarheid van processen. Tijdens de interim-controle beoordelen we hoe geautomatiseerde systemen en workflows bijdragen aan het verminderen van menselijke fouten en het verbeteren van consistentie in de financiële rapportage. We kijken ook naar de beveiliging van deze systemen om te garanderen dat ze niet kwetsbaar zijn voor manipulatie of storingen.
De accountant bespreekt hoe goed geautomatiseerde processen functioneren en of ze voldoen aan de behoeften van de organisatie. Dit kan ook een evaluatie omvatten van de beveiliging van geautomatiseerde systemen. Eventuele risico’s die voortkomen uit overmatige afhankelijkheid van automatisering worden benoemd, samen met praktische oplossingen.
Een accountant geeft doorgaans aanbevelingen op basis van de bevindingen tijdens de interim-controle. Dit is een belangrijk onderdeel van het rapport, omdat de aanbevelingen gericht zijn op het verbeteren van de processen, het verkleinen van risico’s en het optimaliseren van de IT-omgeving. De accountant probeert altijd aanbevelingen te doen die praktisch en haalbaar zijn, zodat organisaties direct kunnen beginnen met verbeteringen.
Een grondige IT-rapportage naar aanleiding van een interim-controle is daarom niet alleen een momentopname van de huidige stand van zaken, maar ook een kans om processen te versterken en risico’s te beperken.
Het rapport bevat meestal ook een managementsamenvatting met de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen, zodat bestuurders en managers snel inzicht krijgen in de IT-status en de prioriteiten. Het doel is om duidelijke en toepasbare inzichten te bieden die bijdragen aan het optimaliseren van de IT-processen en het minimaliseren van risico’s.
De aanbevelingen uit een interim-controle zijn meestal gericht aan verschillende belanghebbenden binnen een organisatie, afhankelijk van de aard van de bevindingen en de verantwoordelijkheden. Hier is een overzicht van wie typisch betrokken is bij het overnemen van deze aanbevelingen:
Voor onderwerpen zoals IT-beveiliging, data-integriteit, en back-up & herstel, ligt de verantwoordelijkheid vaak bij de IT-afdeling. Zij hebben de expertise en de middelen om technische verbeteringen door te voeren, zoals het implementeren van beveiligingsmaatregelen of het optimaliseren van back-upprocessen.
Het managementteam, inclusief de CFO of CIO, speelt een sleutelrol bij het prioriteren en goedkeuren van de aanbevelingen. Zij beslissen over de toewijzing van middelen en zorgen ervoor dat de aanbevolen verbeteringen aansluiten bij de strategische doelen van de organisatie.
Als een organisatie een interne auditafdeling heeft, kan deze betrokken worden bij het monitoren van de implementatie van de aanbevelingen. Ze kunnen ook helpen bij het ontwerpen van betere interne controles en processen.
In sommige gevallen moeten we medewerkers op operationeel niveau betrekken, vooral wanneer aanbevelingen betrekking hebben op het volgen van nieuwe procedures, zoals strengere toegangscontrole of cybersecurity-training.
Wanneer de aanbevelingen complex zijn of specifieke expertise vereisen, kan de organisatie externe consultants of leveranciers inschakelen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het upgraden van systemen of het implementeren van geavanceerde beveiligingstools.
Door een gecoördineerde aanpak tussen deze groepen worden de aanbevelingen niet alleen overgenomen, maar ook effectief geïmplementeerd.
Als een jaar later blijkt dat de aanbevelingen uit de interim-controle niet zijn opgevolgd, kunnen er verschillende consequenties en vervolgacties zijn, afhankelijk van de situatie en de ernst van de bevindingen:
De belangrijkste consequentie is dat de risico’s waarvoor de aanbevelingen bedoeld waren, niet zijn geminimaliseerd. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot:
Bij de volgende controle zal de accountant constateren dat de verbeterpunten niet zijn doorgevoerd. Dit kan leiden tot:
Als de niet-opgevolgde aanbevelingen aanzienlijke risico’s vormen, kan de accountant het management en eventueel de raad van commissarissen hiervan in kennis stellen. Dit kan escaleren naar externe toezichthouders, zoals de Autoriteit Financiële Markten (AFM), afhankelijk van de ernst.
De accountant zal waarschijnlijk opnieuw aanbevelingen doen, waarbij de nadruk ligt op de urgentie van bepaalde acties. In sommige gevallen kan een IT-consultant of externe auditor worden ingeschakeld om meer diepgaande begeleiding te bieden.
Een gebrek aan opvolging kan reputatieschade opleveren en in ernstige gevallen leiden tot financiële sancties, juridische gevolgen of verlies van vertrouwen bij klanten en investeerders. Het niet opvolgen van aanbevelingen heeft dus niet alleen directe technische en operationele consequenties, maar ook bredere implicaties voor de organisatie. Een proactieve aanpak, waarin verbeterpunten tijdig worden opgepakt en geëvalueerd, is cruciaal om zulke problemen te voorkomen.
Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn. 
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.