De kracht van een Quick Scan: snel inzicht en een objectief oordeel

Een quick scan is een handig hulpmiddel om snel inzicht te krijgen in de status van een bepaald object, of het nu gaat om ICT, bedrijfsprocessen of een bedrijf als geheel. Het is als het ware een momentopname die ons helpt om de belangrijkste knelpunten, risico’s en kansen in kaart te brengen, zonder dat daar een diepgaand en tijdrovend onderzoek voor nodig is.

Waarom zouden we een quick scan gebruiken?

Een quick scan is, zoals de naam al zegt, snel uit te voeren. We krijgen dus binnen korte tijd een overzicht van de situatie. Een dergelijke scan helpt om de focus te bepalen voor eventuele vervolgonderzoeken of acties. Het is daardoor een efficiënte manier om de belangrijkste problemen te identificeren, zonder veel tijd en middelen te investeren. Omdat een quick scan minder tijd kost dan een uitgebreid onderzoek, zijn de kosten ook lager.

Deze scan is dus een waardevol instrument om snel en efficiënt inzicht te krijgen in een bepaalde situatie. Het is een ideale eerste stap om problemen te identificeren, risico’s te minimaliseren en tevens kansen te benutten. Het rapport bevat vaak concrete aanbevelingen voor vervolgacties.

Wat is een quick scan in de IT?

Een quick scan in IT is een snelle en efficiënte manier om een overzicht te krijgen van de status van een IT-systeem, -netwerk of -applicatie. Het is daardoor een inventarisatie die inzage geeft in de belangrijkste knelpunten en risico’s, zonder diepgaande analyse.

Doel

• Een quick scan biedt snel inzicht in de huidige situatie van de IT-omgeving.
• Het helpt bij het identificeren van potentiële risico’s en kwetsbaarheden.
• Het geeft aan waar verbeteringen mogelijk zijn om de efficiëntie, veiligheid en prestaties te optimaliseren.
• Quick scans kunnen dienen als basis voor een meer gedetailleerde analyse of audit.

Voordelen

• Een quick scan is snel uit te voeren en levert snel resultaten op.
• Het is ook een relatief goedkope manier om inzicht te krijgen in de IT-omgeving.
• Quick scans worden vaak uitgevoerd door een externe partij, wat namelijk zorgt voor een objectieve beoordeling.
• De resultaten worden bovendien overzichtelijk gepresenteerd in een rapport.

Nadelen

• Een quick scan is oppervlakkig en gaat niet diep in op details.
• De scope is beperkt, het kan zijn dat niet alle aspecten van de IT-omgeving worden onderzocht.
• Quick scans identificeren problemen, maar bieden geen gedetailleerde oplossingen.

Een quick scan is een waardevol instrument om snel de status van de IT-omgeving en potentiële risico’s te identificeren. Het is een goede basis voor verdere analyse en verbeteringen.

Welke stappen zijn typisch voor een quick scan?

Quick scans zijn dus een snelle en efficiënte manier om een overzicht te krijgen van de status van een IT-systeem, -netwerk of -applicatie. Hoewel de specifieke stappen kunnen variëren afhankelijk van het type quick scan en het doel ervan, zijn er enkele typische stappen die we vaak volgen:

1. Doelstelling bepalen

• Wat willen we bereiken met de quick scan?
• Welke vragen willen we beantwoorden?
• Wat is de scope van de scan?
• Welke gebieden willen we onderzoeken?

2. Informatie verzamelen

• Welke informatie is relevant voor de quick scan?
• Waar is deze informatie te vinden?
• Welke tools of technieken zijn nodig om de informatie te verzamelen?
• Denk daarvoor aan documentatie, interviews, logbestanden, systeemconfiguraties, etc.

3. Analyse uitvoeren

• Analyseer de verzamelde informatie.
• Identificeer knelpunten, risico’s en verbeterpunten.
• Vergelijk de huidige situatie met best practices of benchmarks.
• Gebruik tools en technieken om de analyse te ondersteunen.

4. Rapportage

• Stel een rapport op met de bevindingen van de quick scan.
• Presenteer de resultaten op een duidelijke en tevens overzichtelijke manier.
• Neem aanbevelingen op voor verbeteringen of vervolgonderzoek.
• Stem het rapport bovendien af op de doelgroep.

5. Opvolging

• Bespreek de resultaten en aanbevelingen met al de betrokkenen.
• Plan vervolgens acties op basis van de bevindingen.
• Monitor de voortgang van de verbeteringen.

Aanvullende tips

• Betrek de juiste mensen bij de quick scan.
• Zorg voor een goede planning en tijdsmanagement.
• Wees objectief en onafhankelijk in je beoordeling.
• Focus bovendien op de belangrijkste knelpunten en risico’s.

Door deze stappen te volgen, kunnen we een effectieve quick scans uitvoeren die waardevolle inzichten oplevert en bijdraagt aan het verbeteren van onze IT-omgeving.

Hoe lang duurt een quick scan?

De duur van een quick scan kan sterk variëren, afhankelijk van verschillende factoren:

• Type quick scan: Een quick scan van een website is vaak sneller dan een quick scan van een complex IT-systeem.
• Omvang van het te onderzoeken gebied: Hoe meer systemen, applicaties of hardware we moeten onderzoeken, hoe langer de scan zal duren.
• Diepgang van de analyse: Een oppervlakkige quick scan is sneller dan een diepere analyse.
• Beschikbaarheid van informatie: Als de benodigde informatie gemakkelijk toegankelijk is, zullen scans sneller verlopen.
• Ervaring van de uitvoerder: Een ervaren consultant kan een quick scan vaak sneller uitvoeren dan iemand die minder ervaring heeft.

Gemiddelde duur

Hoewel het moeilijk is om een exacte tijdsduur te geven, kunnen we wel een indicatie geven van de gemiddelde duur van verschillende soorten quick scans:

• Eenvoudige quick scans (bijvoorbeeld website scans of een scan van een klein netwerk): Enkele uren tot een dag.
• Complexere quick scans (bijvoorbeeld scans van een groot IT-systeem of een security quick scan): Enkele dagen tot een week.
• Zeer uitgebreide quick scans: In uitzonderlijke gevallen kan een quick scan echter meerdere weken duren.

Factoren die de duur beïnvloeden

• Een goede voorbereiding, zoals het verzamelen van relevante informatie en het definiëren van de scope, kan de duur van scans aanzienlijk verkorten.
• Het gebruik van de juiste tools en technieken kan de efficiëntie van scans verhogen.
• Een goede samenwerking tussen de uitvoerder van de quick scan en de betrokkenen binnen de organisatie kan het proces bovendien versnellen.

De duur van een quick scan is afhankelijk van verschillende factoren. Over het algemeen kan een quick scan variëren van enkele uren tot een week. Maar het is belangrijk om de scope en doelstellingen van de quick scan duidelijk te definiëren om een realistische planning te kunnen maken.

10 voorbeelden van quick scans in de ICT

Hier zijn 10 voorbeelden van quick scans in de ICT, die een idee geven van de diverse toepassingen:

1. Beveiligingsquick scan

Doel: Identificeren van de belangrijkste beveiligingsrisico’s en kwetsbaarheden in IT-systemen en netwerken.
Focus: Firewall-configuratie, antivirusbescherming, wachtwoordbeleid, toegangscontrole, datalekken, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de belangrijkste beveiligingsrisico’s en tevens aanbevelingen voor verbetering.

2. Netwerkquick scans

Doel: Inzicht krijgen in de structuur, performance en beveiliging van het netwerk.
Focus: Netwerkarchitectuur, bandbreedte, router- en switchconfiguratie, draadloze netwerken, netwerkbeveiliging, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de netwerkstatus en aanbevelingen voor optimalisatie.

3. Applicatiequick scans

Doel: Evalueren van de functionaliteit, performance en veiligheid van een applicatie.
Focus: Gebruiksvriendelijkheid, responsiviteit, integratie met andere systemen, beveiligingslekken, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de applicatiestatus en aanbevelingen voor verbetering.

4. Cloud quick scans

Doel: Inzicht krijgen in de veiligheid, performance en kosten van cloud-diensten.
Focus: Cloud-configuratie, toegangscontrole, data-encryptie, kostenbeheer, compliance, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de cloud-status en aanbevelingen voor optimalisatie.

5. Data quick scans

Doel: Inzicht krijgen in de kwaliteit, integriteit en beveiliging van data.
Focus: Data-opslag, data-integratie, data-kwaliteit, data-beveiliging, privacy, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de data-status en aanbevelingen voor verbetering.

6. IT-infrastructuur scans

Doel: Evalueren van de algehele IT-infrastructuur, inclusief hardware, software en netwerken.
Focus: Beschikbaarheid, betrouwbaarheid, performance, veiligheid, kosten, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de IT-infrastructuur en aanbevelingen voor verbetering.

7. Software scans

Doel: Evalueren van de geschiktheid van software voor een bepaald doel.
Focus: Functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, integratie, kosten, support, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de software en aanbevelingen voor de beste keuze.

8. Hardware scans

Doel: Inzicht krijgen in de status en performance van hardware.
Focus: Leeftijd, capaciteit, betrouwbaarheid, performance, energieverbruik, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de hardware en aanbevelingen voor vervanging of upgrade.

9. Cybersecurity quick scan

Doel: Identificeren van cybersecurity-risico’s en kwetsbaarheden.
Focus: Phishing, malware, ransomware, social engineering, datalekken, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de cybersecurity-status en aanbevelingen voor verbetering.

10. Compliance quick scan

Doel: Evalueren van de compliance met relevante wet- en regelgeving.
Focus: GDPR, ISO 9001, ISO 27001, etc.
Resultaat: Een rapport met een overzicht van de compliance-status en aanbevelingen voor verbetering.

Deze voorbeelden laten zien dat quick scans breed inzetbaar zijn binnen de ICT. Ze bieden namelijk een snelle en efficiënte manier om inzicht te krijgen in de status van verschillende gebieden en helpen om de juiste beslissingen te nemen.

Quick scan voor SaaS

Het beoordelen of SaaS-software geschikt is voor een bedrijf kunnen we als een Applicatiequick scan beschouwen. Het is een proces waarbij snel en efficiënt wordt gekeken naar de belangrijkste aspecten van de SaaS-software, maar vooral om te bepalen of deze aan de behoeften van het bedrijf voldoet. Overeenkomsten met een traditionele scan zijn daarom: snelheid, efficiëntie, doelgerichtheid en oppervlakkigheid.

Verschillen met traditionele quick scans

• Waar een traditionele quick scan zich richt op de status van een IT-systeem, richt de beoordeling van SaaS-software zich dus op de functionaliteit en geschiktheid van een specifiek softwareproduct.
• De criteria voor het beoordelen van SaaS-software zijn anders dan die van een traditionele scan. Er wordt gekeken naar zaken als functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, integratie met andere systemen, kosten, beveiliging en schaalbaarheid.
• Het doel van de beoordeling van SaaS-software is om te bepalen of de software geschikt is voor het bedrijf en ook of het de moeite waard is om verder te onderzoeken.

Hoe ziet zo’n “quick scan” van SaaS-software eruit?

1. Definieerde belangrijkste problemen die het bedrijf wil oplossen met de software.
2. Inventariseer vervolgens welke functionaliteiten essentieel zijn, en welke zijn nice-to-have?
3. Vergelijk verschillende SaaS-oplossingen en vergelijk ze tevens op basis van de gedefinieerde behoeften en wensen.
4. Plan daarna een demo met de leverancier om de software in actie te zien en vragen te stellen.
5. Test de software zelf om een gevoel te krijgen bij de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit.
6. Check bovendien referenties bij andere bedrijven die de software gebruiken.
7. Bereken de totale kosten van de software, inclusief implementatie, training en support.
8. Neem uiteindelijk een beslissing op basis van de verzamelde informatie over de geschiktheid van de SaaS-software.

Hoewel het beoordelen van SaaS-software geen traditionele quick scan is, vertoont het wel overeenkomsten. Het is namelijk een snelle en efficiënte manier om te bepalen of een softwareproduct geschikt is voor een bedrijf. Dus door de bovenstaande stappen te volgen, kan een bedrijf een weloverwogen beslissing nemen over de aanschaf van SaaS-software.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.