Beschrijven en automatiseren van een bedrijfsproces

Het beschrijven van een bedrijfsproces is een essentiële stap om inzicht te krijgen in de werking van je organisatie. Een duidelijke beschrijving helpt bij het optimaliseren van processen, het verbeteren van de efficiëntie en het voorkomen van fouten. Daarnaast is een goede beschrijving noodzakelijk om een proces te kunnen automatiseren.

Wat is een bedrijfsproces?

Een bedrijfsproces is een reeks van activiteiten die in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd om een specifiek resultaat te bereiken. Denk aan het behandelen van een klantklacht, het produceren van een product of het verwerken van een bestelling. IT is daarin vaak een hulpmiddel om het proces eenvoudiger te maken.

Veel voorkomende Primaire Bedrijfsprocessen

Primaire bedrijfsprocessen zijn de kernactiviteiten van een organisatie die direct bijdragen aan het creëren van producten of diensten die aan de klant worden geleverd. Deze processen zijn uniek voor elke organisatie, maar er zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden die we kunnen onderscheiden.

1. Productieproces.
2. Marketing en verkoop.
3. Dienstverlening.
4. Inkoop.

Secundaire bedrijfsprocessen

Secundaire bedrijfsprocessen, ook wel ondersteunende processen genoemd, zijn de processen die ervoor zorgen dat een primair bedrijfsproces soepel kan verlopen. Ze vormen de ‘onzichtbare hand’ achter de schermen die de hele organisatie draaiende houdt.

Wat is een secundair bedrijfsproces?

In tegenstelling tot primaire processen (direct gericht op het product of de dienst) richten secundaire processen zich op het plannen, controleren, evalueren en bijsturen van de organisatie als geheel.

Voorbeelden van secundaire bedrijfsprocessen:

• Human Resource Management (HRM).
• Financiële administratie.
• Informatiemanagement.
• Kwaliteitsmanagement.
• Risicomanagement.
• Juridische zaken.
• Facility management.

Een secundair bedrijfsproces kunnen we onderscheiden op basis van functie en doel. Ze zijn vaak minder zichtbaar voor de klant, maar zijn essentieel voor het succes van de organisatie.

Hoe beschrijf je een bedrijfsproces?

Om te beginnen moeten we het proces beschrijven:

1. Identificeer het proces: Welk proces wil je beschrijven?
2. Bepaal de begin- en eindpunt: Wanneer begint en eindigt het proces?
3. Breng de stappen in kaart: Welke activiteiten worden er uitgevoerd?
4. Bepaal de verantwoordelijken: Wie is verantwoordelijk voor elke stap?
5. Visualiseer het proces: Maak gebruik van een workflowdiagram.

Wat moet er in een procesbeschrijving staan?

• Het doel van het proces.
• Omschrijving van de activiteiten.
• Volgorde van de activiteiten.
• Verantwoordelijken.
• Inputs.
• Outputs.
• Beslissingen.
• Risico’s.
• Prestatie-indicatoren.

Tools voor het beschrijven van processen:

• Flowcharts: Visuele weergave van de stappen in een proces.
• BPMN: Een gestandaardiseerde notatie voor het modelleren van bedrijfsprocessen.
• Excel: Voor eenvoudige procesbeschrijvingen.
• Specifieke software: Er zijn talloze softwareoplossingen beschikbaar voor het modelleren en analyseren van bedrijfsprocessen.

Het meten van de effectiviteit van een bedrijfsproces

Het meten van de effectiviteit van een bedrijfsproces is cruciaal om te bepalen of het proces de gewenste resultaten oplevert en of er verbeteringen mogelijk zijn. Hier zijn enkele belangrijke manieren om de effectiviteit van een proces te meten:

1. Prestatie-indicatoren (KPI’s)

KPI’s zijn specifieke, meetbare doelen die aangeven hoe goed een proces presteert. Enkele veel gebruikte KPI’s:

• Doorlooptijd.
• Kosten per eenheid.
• Foutpercentage.
• Klanttevredenheid.
• Opleveringstijd.
• Capaciteit.

2. Benchmarking

Door je processen te vergelijken met die van andere bedrijven in dezelfde branche of met best practices, kun je zien waar je staat ten opzichte van de concurrentie en waar verbeterpunten liggen.

3. Klantfeedback over het bedrijfsproces

Klantfeedback is een waardevolle bron van informatie om de effectiviteit van een proces te beoordelen. Door enquêtes, reviews en gesprekken met klanten te analyseren, kun je inzicht krijgen in wat goed gaat en wat verbeterd kan worden.

4. Procesanalyse

Een gedetailleerde analyse van het proces zelf kan helpen om knelpunten en inefficiënties te identificeren. Hierbij kun je gebruik maken van tools zoals:

• Value Stream Mapping: Hiermee brengen we in kaart welke stappen waarde toevoegen aan het product of de dienst en welke niet.
• Root Cause Analysis: Met deze methode achterhalen we de oorzaak van een probleem.

5. Procesaudit

Een procesaudit is een systematische evaluatie van een proces om te bepalen of het voldoet aan de gestelde eisen en of het efficiënt en effectief wordt uitgevoerd.

6. Continue verbetering

Effectiviteitsmeting is een ongoing proces. Door regelmatig de prestaties van je processen te monitoren en te analyseren, kun je continu verbeteringen doorvoeren.

Belangrijke aandachtspunten bij het meten van effectiviteit:

• Kies alleen KPI’s die direct verband houden met de doelstellingen van het proces.
• Zorg voor een betrouwbare en efficiënte manier om data te verzamelen en te analyseren.
• Vergelijk de resultaten met eerdere periodes of met benchmarks om verbeteringen te identificeren.

Waarom is het belangrijk om een bedrijfsproces te beschrijven?

Het beschrijven van bedrijfsprocessen is van cruciaal belang voor een organisatie, omdat het zorgt voor een helder overzicht van de werkzaamheden en de onderlinge samenhang. Hier zijn enkele belangrijke redenen waarom het beschrijven van bedrijfsprocessen zo waardevol is:

• Inzicht en overzicht: Door processen in kaart te brengen, krijg je een beter inzicht in hoe je organisatie functioneert. Je ziet welke stappen er allemaal nodig zijn om een bepaald resultaat te bereiken en welke afdelingen hierbij betrokken zijn. Dit zorgt voor een helder overzicht en voorkomt misverstanden.
• Efficiëntie verbeteren: Door processen te analyseren, kun je knelpunten en inefficiënties identificeren. Dit biedt de mogelijkheid om processen te optimaliseren en zo tijd en kosten te besparen.
• Standaardisatie: Een duidelijke beschrijving van het bedrijfsproces zorgt ervoor dat alle medewerkers op dezelfde manier werken. Dit vermindert de kans op fouten en zorgt voor een consistente kwaliteit van producten en diensten.
• Communicatie: Procesbeschrijvingen dienen als een gemeenschappelijk referentiekader voor alle medewerkers. Dit vergemakkelijkt de communicatie tussen verschillende afdelingen en zorgt voor een betere samenwerking.
• Onboarding van nieuwe medewerkers: Nieuwe medewerkers kunnen aan de hand van procesbeschrijvingen snel worden ingewerkt. Ze krijgen een duidelijk beeld van hun taken en verantwoordelijkheden.
• Risicobeheersing: Door processen in kaart te brengen, kun je mogelijke risico’s identificeren en maatregelen nemen om deze te beheersen.
• Compliance: Veel organisaties zijn verplicht om bepaalde processen te documenteren om aan wet- en regelgeving te voldoen.
• Basis voor automatisering: Mits correct en eenduidig zijn procesbeschrijvingen een essentiële basis voor het automatiseren van taken.

Het aangeven van het gebruik van bedrijfssoftware in een procesbeschrijving

Het aangeven van het precieze moment waarop bedrijfssoftware moet worden gebruikt in een procesbeschrijving is essentieel voor een efficiënte en gestroomlijnde workflow. Hier zijn enkele manieren om dit duidelijk te communiceren:

1. Visuele weergave in een flowchart

• Gebruik een specifiek symbool (bijvoorbeeld een computer of een software-icoon) om aan te geven waar het proces software gebruikt.
• Maak duidelijk welke activiteit in het proces direct voorafgaat aan het gebruik van de software en welke activiteit erop volgt.
• Visualiseer de data die in de software worden ingevoerd en de resultaten die eruit komen.

2. Taalgebruik in de procesbeschrijving

• Actiewerkwoorden: Gebruik duidelijke actiewoorden zoals ‘invoeren’, ‘verwerken’, ‘genereren’ om aan te geven wat er met de software gebeurt.
• Specifieke software: Noem de exacte naam van de software die gebruikt moet worden.
• Systeemstappen: Beschrijf de specifieke stappen binnen de software die moeten worden uitgevoerd.

3. Integratie in een stappenplan

• Geef elke stap in het proces een nummer.
• Beschrijf bij elke stap waar de software een rol speelt.
• Geef indien nodig voorbeelden van schermafbeeldingen of data-invoer.

4. Gebruik van beslisdiagrammen

• Gebruik beslisdiagrammen om te visualiseren welke actie ondernomen moet worden op basis van bepaalde voorwaarden, bijvoorbeeld het type document of de klantcategorie.
• Maak duidelijk welke software gebruikt moet worden voor elke vertakking.

Tips

• Hoe gedetailleerder de beschrijving, hoe minder ruimte er is voor interpretatie.
• Vermijd jargon en gebruik taal die voor iedereen begrijpelijk is.
• Werk de procesbeschrijving regelmatig bij, vooral wanneer er wijzigingen in de software of processen zijn.
• Betrek de gebruikers van de software bij het opstellen van de procesbeschrijving om ervoor te zorgen dat deze praktisch en bruikbaar is.

Door het consequent aangeven van het gebruik van bedrijfssoftware in procesbeschrijvingen, zorg je voor:

• Efficiëntere workflows.
• Minder fouten.
• Betere samenwerking.
• Snellere probleemoplossing.

Digitale transformatie bedrijfsprocesbeheer: het automatiseren van bedrijfsprocessen

Het automatiseren van bedrijfsprocessen kan een aanzienlijke boost geven aan de efficiëntie en productiviteit van je organisatie. Maar hoe begin je hieraan? Hieronder vind je een stapsgewijze aanpak:

1. Identificeer de juiste processen

• Identificeer de processen die het meest tijdrovend, foutgevoelig of kostbaar zijn.
• Bepaal welke processen het meeste potentieel hebben voor automatisering.

2. Stel duidelijke doelen

• Wat wil je bereiken? Wil je kosten besparen, de doorlooptijd verkorten of de foutenmarge verminderen?
• Meetbare doelen: Stel SMART-doelen op (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).

3. Kies de juiste technologie voor een bedrijfsproces

• Software: Onderzoek welke standaard bedrijfssoftware beschikbaar is om de gewenste processen te automatiseren.
• Integratie: Zorg ervoor dat de software naadloos integreert met de bestaande systemen.

4. Ontwerp het geautomatiseerde proces

• Flowchart: Maak een gedetailleerde flowchart van het nieuwe, geautomatiseerde proces.
• Data: Bepaal welke data nodig is voor de automatisering en waar deze vandaan komt.

5. Test en implementeer

• Pilot: Voer een pilot uit om de nieuwe oplossing te testen.
• Aanpassingen: Maak indien nodig aanpassingen.
• Implementatie: Rol de oplossing geleidelijk uit naar de hele organisatie.

6. Evalueer en verbeter het bedrijfsproces

• Monitor de prestaties van het geautomatiseerde proces aan de hand van vooraf gedefinieerde acceptatiecriteria.
• Vraag feedback aan de gebruikers van het systeem.
• Blijf het proces continu verbeteren.

Voorbeelden van primaire processen die vaak worden geautomatiseerd:

• Orderverwerking.
• Facturatie.
• Rapportage.
• Klantenondersteuning.
• Productieplanning.

Door het slim automatiseren van een bedrijfsproces kun je niet alleen kosten besparen, maar ook de klanttevredenheid verhogen en de concurrentiepositie van je bedrijf versterken.

Wanneer is software voor bedrijfsprocesautomatisering noodzakelijk?

Automatisering is bij de volgende kenmerken eerder noodzaak dan gemak:

• Als medewerkers veel tijd kwijt zijn aan repetitieve taken die vatbaar zijn voor fouten, kan automatisering een uitkomst bieden.
• Bij het verwerken van grote hoeveelheden data kan automatisering de efficiëntie aanzienlijk verhogen.
• Als er regelmatig knelpunten ontstaan in een bepaald bedrijfsproces, kan automatisering helpen om deze te verhelpen.
• Bij groei van een organisatie kan automatisering helpen om de processen schaalbaar te maken.
• Om concurrerend te blijven, is het soms noodzakelijk om processen te automatiseren.

Automatisering is in de volgende gevallen niet nodig of moeilijk te realiseren:

• Voor zeer kleine organisaties met eenvoudige processen is automatisering misschien niet rendabel.
• Als er zeer unieke processen zijn, kan het lastig zijn om passende software te vinden.
• Als medewerkers zich verzetten tegen veranderingen, kan de implementatie van automatisering lastig zijn.

Software voor bedrijfsprocesautomatisering kan een waardevolle investering zijn, maar het is belangrijk om goed af te wegen of de voordelen opwegen tegen de kosten en inspanningen.

Tools voor bedrijfsprocesautomatisering

Naast de bekende RPA, BPM, CRM en ERP-software, zijn er nog tal van andere tools die kunnen bijdragen aan de automatisering van een bedrijfsproces. Dit zijn eigenlijk out-of-the-box oplossingen die we d.m.v. configuratie naar onze hand zetten. Hieronder een overzicht van enkele veelgebruikte oplossingen:

1. Low-code/No-code platforms

Deze platforms stellen gebruikers in staat om applicaties en automatiseringen te bouwen zonder uitgebreide programmeerkennis. Ze zijn ideaal voor het snel ontwikkelen van kleine tot middelgrote automatiseringsprojecten.

2. Workflow management systems

Deze systemen visualiseren en beheren de voortgang van werkprocessen. Ze zorgen ervoor dat taken op de juiste volgorde worden uitgevoerd en dat er geen stappen worden overgeslagen.

3. Business Intelligence (BI) tools

BI-tools verzamelen, analyseren en visualiseren grote hoeveelheden data. Ze kunnen worden gebruikt om trends te identificeren, voorspellingen te doen en betere beslissingen te nemen.

4. Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning

AI en machine learning kunnen worden gebruikt om complexe taken te automatiseren, zoals het analyseren van grote hoeveelheden data, het herkennen van patronen en het maken van voorspellingen.

5. Internet of Things (IoT)

IoT-apparaten kunnen worden gebruikt om data te verzamelen over fysieke processen en deze data vervolgens te gebruiken om automatiseringsprocessen te triggeren.

6. Chatbots en virtuele assistenten

Chatbots en virtuele assistenten kunnen worden gebruikt om eenvoudige vragen te beantwoorden, problemen op te lossen en klantenservice te bieden.

7. Document management systemen

Deze systemen helpen bij het organiseren, opslaan en beheren van digitale documenten. Ze kunnen worden geïntegreerd met andere automatiseringstools om workflows te stroomlijnen.

8. Process mining tools

Deze tools analyseren een bestaand bedrijfsproces op basis van de gegevens die zijn achtergelaten in de systemen. Ze kunnen helpen om knelpunten te identificeren en verbetermogelijkheden te vinden.

Hoe kies je het juiste hulpmiddel om een bedrijfsproces te automatiseren?

De keuze voor het juiste hulpmiddel hangt af van verschillende factoren, zoals:

• Voor een eenvoudige bedrijfsproces is een low-code platform vaak voldoende, terwijl complexe processen mogelijk een meer uitgebreide oplossing vereisen.
• De kwaliteit en hoeveelheid data bepalen welke analyses mogelijk zijn.
• Budgettair zijn er zijn zowel gratis als betaalde oplossingen beschikbaar.
• Sommige oplossingen vereisen meer technische kennis dan andere.

De wereld van de bedrijfsprocesautomatisering is divers en biedt een breed scala aan mogelijkheden. Door de juiste hulpmiddelen te kiezen, kunnen bedrijven hun efficiëntie verhogen, kosten besparen en de klanttevredenheid verbeteren. Begin echter met het beschrijven van de bedrijfsprocessen en daar ook naar te leven.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.