Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Nieuwe SaaS oplossing
Over het algemeen is investeren in een nieuwe SaaS oplossing een goed idee. Het kan:
Er is voor iedere branche zeer veel SaaS (Software as a Service) te vinden en elk jaar komen er nieuwe SaaS oplossingen bij. Slechts een deel van deze software is nuttig, maar een groot deel biedt geen soelaas.
Het laatste dat we willen doen, is tijd besteden aan een nieuwe SaaS oplossing en deze integreren in onze bedrijfsvoering, om er daarna achter te komen dat het helemaal niet effectief is. Dit resulteert namelijk in een enorme verspilling van tijd en geld. Door echter vooraf deze zes vragen te beantwoorden kunnen we veel ellende voorkomen:
Organisaties proberen vaak een probleem te vinden om de selectie van nieuwe software te rechtvaardigen. In plaats daarvan moeten we echter proberen een oplossing te vinden voor een bestaand probleem.
We zijn bijvoorbeeld per ongeluk op een SaaS oplossing gestuit, omdat de software goed in de markt is gezet of omdat er veel aandacht voor is geweest. Het feit dat het een nieuwe oplossing is binnen onze branche, betekent niet dat we er ook baat bij zullen hebben.
Wanneer een nieuwe SaaS oplossing veel aandacht krijgt, spelen emoties ook een rol, we willen de boot tenslotte niet missen. Als de software bovendien trending is, kunnen we in de val trappen en denken dat het de inspanningen waard moet zijn. Laten we echter eerst een stap terug doen en bedenken wat deze nieuwe oplossing daadwerkelijk voor ons betekent voordat we besluiten dat we de software nodig hebben.
De SaaS oplossing die onze inspanning waard is, is de SaaS oplossing die we vonden tijdens het zoeken naar een oplossing voor een reëel probleem of een toekomstig probleem waarmee onze organisatie mee te maken zal krijgen.
Bij het onderzoeken van verschillende software oplossingen voor welk probleem of welke behoefte dan ook, moeten we goed kijken naar hoe oud de software is en of de software momenteel in ontwikkeling is. Het laatste wat we namelijk willen is overstappen op een verouderde SaaS oplossing.
Als we goed onderzoek doen, weten we hoe oud de SaaS oplossing is. Hoe ouder het is, hoe groter de kans dat er binnenkort een nieuwere versie komt. Sommige SaaS oplossingen worden regelmatig vervangen of bijgewerkt. Als dit het geval is, moeten we er rekening houden dat het updaten of vervangen van de software, weer veel tijd en moeite zal kosten.
Sommige leveranciers vernieuwen hun software volledig om tegemoet te komen aan wat zij denken dat een dringende behoefte of uitdaging binnen de branche is. We zullen dus moeten onderzoeken wat de roadmap van de leverancier is. Is hij van plan is om drastische wijzigingen in de software aan te brengen? Deze veranderingen zouden ons namelijk kunnen beperken in het gebruik waarvoor we de SaaS oplossing oorspronkelijk wilden gebruiken.
Vergeet bij het selecteren van een nieuwe SaaS oplossing niet om verder te kijken dan de initiële kosten. In de meeste gevallen gaat het bij SaaS om een abonnement en hoeven we geen investering te doen. De kosten van het implementeren van de SaaS oplossing en het integreren ervan in onze bedrijfsvoering moet we echter niet vergeten. Als we bijvoorbeeld gekozen hebben voor een ERP, wie helpt ons dan om er naar te migreren? Als we een ERP oplossing voor onze organisatie selecteren, moeten we iemand betalen om deze voor ons in te stellen en ervoor te zorgen dat alles soepel werkt.
Daarnaast zullen we ook onze medewerkers moeten trainen om met de nieuwe software om te gaan. In sommige gevallen is dat misschien niet zo moeilijk. Voor een meer geavanceerde SaaS oplossing moeten we onze medewerkers bijvoorbeeld wel grondig opleiden.
Een dergelijke training zal niet alleen tijd en aandacht van onze medewerkers vragen, maar het zal ook geld kosten om ze te trainen. Mogelijk biedt de leverancier van de SaaS oplossing onboarding als service aan.
Het feit dat een SaaS oplossing gunstig lijkt te zijn voor onze organisatie, betekent niet dat er geen potentiële nadelen zijn. Als de software die we selecteren bijvoorbeeld niet schaalbaar is, kan dit een serieuze uitdaging vormen als onze organisatie begint te groeien.
Een ander veelvoorkomend probleem met een nieuwe SaaS oplossing, is dat deze niet te integreren is met bestaande software. Als we bijvoorbeeld kiezen voor nieuwe analyse software, maar deze niet integreert met onze huidige e-mailmarketingsoftware, kan dit de efficiëntie van onze workflow schaden.
We moeten hier rekening mee houden tijdens het onderzoek en letten op bekende problemen die de SaaS oplossing heeft.
Een softwareoplossing die de efficiëntie vijfvoudig moet verbeteren, lijkt op het eerste gezicht misschien een goed idee, maar als die vol zit met bugs, kan het in plaats daarvan de efficiëntie juist schaden. Daarom moeten we tijdens het onderzoek ook altijd de professionele- en de klantbeoordelingen lezen. Als we reviews vinden met klachten over veelvoorkomende problemen of reviews die vermelden dat men constant patches moet downloaden om softwareproblemen op te lossen, moeten we op onze hoede zijn.
De beste leveranciers van SaaS oplossingen bieden volledige ondersteuning, of we nu hulp nodig hebt bij het trainen van onze werknemers of bij het oplossen van problemen die we ondervinden bij het gebruik van de software. Daarom moeten we dus ook letten op de reputatie van hun servicedesk. Als we bovendien voor deze ondersteuning moeten betalen, dan moet die service uitgebreid zijn. We mogen namelijk gemakkelijke toegang en directe assistentie verwachten als we voor de service betalen.
Hoewel we voorzichtig moeten zijn met het selecteren van SaaS oplossingen die oud zijn, moeten we ook voorzichtig zijn met SaaS oplossingen die te nieuw is.
De nieuwe SaaS oplossing kan nog steeds problemen bevatten die nog niet zijn opgelost. We moeten niet verbaasd zijn als we problemen tegenkomen bij het gebruik van gloednieuwe SaaS oplossingen. In feite is dit vaak de manier waarop leveranciers hun producten verbeteren; problemen laten ontdekken door early adopters. Dit betekent niet dat onze SaaS oplossing enorm veel problemen zal bevatten, maar we moeten wel begrijpen dat er enig risico is zodra we een early adopter zijn.
Nieuwe SaaS oplossingen worden vaak zo gehyped dat de mogelijkheden eindeloos lijken en de nadelen minimaal. Dit komt doordat de nieuwe software nog niet vaak is toegepast, met gevolg dat de tekortkomingen ook nog niet duidelijk zijn. Bij het selecteren van gloednieuwe SaaS oplossingen moeten we bedenken wat deze daadwerkelijk belooft voor onze organisatie. Kan de software realistisch presteren en zullen de resultaten duurzaam zijn?
Bij de start van ons project zoeken we eerst naar alternatieve oplossingen die dezelfde problemen kunnen oplossen. We zullen ons verbazen dat er veel goedkopere oplossingen te vinden zijn die precies hetzelfde doen. Daarnaast zijn er vaak meerdere betaalbare varianten te vinden, maar dan met minder functies. In dat geval moeten we de initiële kosten voor de integratie van deze oplossingen vergelijken met de waarde die ze toevoegen. De kans bestaat dat we met een duurdere optie op de lange termijn meer geld besparen, alleen al vanwege de extra functies.
Hoewel we haast moeten maken om nieuwe SaaS te selecteren zodat we de bedrijfsvoering en klantenservice verbeteren (en om concurrerend te blijven binnen onze branche), is het uitermate belangrijk dat onze beslissing weloverwogen is.
We doen daarom eerst gedegen onderzoek, vergelijken directe en indirecte kosten en vergelijken meerdere oplossingen voordat we een nieuwe SaaS oplossing selecteren.
Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.