Taakautomatisering, wie is daar verantwoordelijk voor?

Taakautomatisering is een trend die nu ook kansen biedt aan kleine en middelgrote organisaties. Door taakautomatisering kunnen we de doelmatigheid van bedrijfsprocessen sterk verbeteren. Zo heeft de bedrijfsvoering veel baat bij een optimaal gebruik van digitale technologie binnen een bedrijf. Moderne technologische ontwikkelingen bieden ons:

• Een betere interne en externe integratie.
• Hogere productiviteit van de processen.
• Minder overhead.

Het is dus de vraag hoe we dergelijke IT systemen optimaal kunnen benutten.

Wat is taakautomatisering?

Taakautomatisering is de aangewezen methode om de productiviteit van bedrijfsprocessen en daarmee van de bedrijfsvoering te verhogen. Dat doen we door handmatige arbeid te vervangen door digitale arbeid, meestal voor repetitieve taken. Tegenwoordig worden ook steeds vaker complexere taken door middel van machine learning en kunstmatige intelligentie (AI) geautomatiseerd. Dit maakt het mogelijk om ook complexere taken te voltooien. Daar is het mogelijk om aanvullende processtappen af te ronden die automatiseringssoftware niet zelf kan uitvoeren.

In zakelijke zin gebruiken we automatisering op vele manieren, waaronder het:

1. Toevoegen van extra werkplekondersteuning op afdelingen om het personeelsbestand te verkleinen.
2. Verkleinen van de kans op menselijke fouten door vermoeidheid en desinteresse.
3. Verhogen van de productiviteit door machines dag en nacht te laten werken.
4. Afstemmen van policies tussen afdelingen door integraties tot stand te brengen met behulp van IT.
5. Vergroten van de zakelijke wendbaarheid en het op een meer haalbare manier aanbieden van innovaties in een zakelijke pijplijn.

Bovendien kunnen we de kracht van ICT benutten om drie belangrijke voordelen te behalen:

• Verminderen: Taakautomatisering software gebruiken we vaak om het aantal stappen te verminderen dat nodig is om een ​​specifieke taak uit te voeren.
• Stroomlijnen: Vrijwel elk bedrijfsproces is te stroomlijnen door het gebruik van data-analyse.
• Vervangen: Hoewel taakautomatisering tools ons in staat stellen om processtappen te verminderen, is het volledig vervangen van menselijke arbeid een beproefde manier om de kosten te verminderen. Tevens kunnen we mogelijke risico’s van letsel verkleinen (omdat automatisering niet alleen kantoorautomatisering omvat, maar ook de automatisering van werkplaatsen).

Als we automatiseringssystemen efficiënt gebruiken binnen de IT-afdeling, kunnen softwareontwikkelaars, testers en beheerders de projecttijd met 40 procent terugdringen. Dat kan door de tijd die nodig is voor noodzakelijke tests drastisch te verkorten. De IT afdeling kan ook IT-risico’s verminderen door continu functioneel testen van IT-systemen. Innovatieve systemen zijn sneller te leveren via continue automatisering van softwareontwikkeling en implementatie (DevOps). Dit verlaagd niet de kosten van QA-testen maar levert ook winst op van het eerder gebruik kunnen maken van de nieuwe functies.

Waar kunnen we taken automatiseren?

Vrijwel elke unit binnen een organisatie kan profiteren van repetitieve taakautomatisering. Dat komt omdat taakautomatiseringssoftware het aantal stappen voor het voltooien van taken kan verminderen. Bovendien kunnen deze systemen gegevens en taakintegratie ontleden, analyseren en stroomlijnen. Maar bovenal vervangen ze handmatige door digitale arbeid. Als we dergelijke systemen ter beschikking stellen aan marketingteams, IT-afdelingen, productie units, financiële teams, enzovoort kunnen zij die inzetten voor specifieke taken. Voorwaarde is wel dat deze systemen nauw moeten aansluiten op de behoeften:

• E-mailautomatisering en marketingautomatisering. Hoewel sociale-mediaplatforms de nieuwe manier zijn om een ​​breed publiek te bereiken, is e-mailmarketing 40 keer effectiever dan Facebook- en Twitter-marketing samen. De meest krachtigste toepassingen van repetitieve taakautomatisering is e-mailautomatisering. Daarbij verzenden we geautomatiseerde, gerichte e-mailcampagnes naar een doelgroep met behulp van een verscheidenheid aan software.
• Automatisering van softwaretesting: We kunnen repetitieve taakautomatisering software tools gebruiken voor het continu, functioneel testen van software, ongeacht te plek binnen de levenscyclus. Dit zal de kosten van QA-testen aanzienlijk verlagen en de tijdlijn van de levenscyclus sterk verkleinen.
• We kunnen een groot aantal andere tijdrovende zakelijke taken automatiseren waaronder:
  • Het parseren en analyseren van data.
  • Productieprocessen in fabriekslijnen
  • Boekhoudkundige en financiële processen.
  • Salarisadministratie.
  • Rapportages.
  • Datamining.
  • Aanmelding/authenticatie op websites.
  • Back-up en restore procedures.
  • Softwareonderhoud.

Taakautomatisering op de IT-afdeling

Vrijwel iedere unit binnen een bedrijf heeft voordelen van taakautomatisering. Dat geldt zeker niet in de laatste plaats voor de IT-afdeling. Denk bijvoorbeeld aan:

• Testen van beveiligingsmaatregelen: Veel onderdelen van het testen van IT beveiliging kunnen we automatiseren zodat volledige databeveiliging haalbaar is.
• Taakautomatisering van repetitieve softwaretesting: Zoals eerder opgemerkt, kunnen de kosten voor QA-testen van software binnen de levenscyclus van softwareontwikkeling aanzienlijk verminderen.
• Gegevensverzameling, gegevensverwerking en gegevensanalyse: Taakautomatisering tools voor Big Data-analyse maken het mogelijk om sneller en efficiënter Business Intelligence (BI) te produceren. Bovendien maken automatiseringssystemen minder fouten zodat we betere rapportages en besluitvorming kunnen verwachten.

Automatisering in productie en productie

Robotic Process Automation (RPA) kan op verschillende manieren worden ingezet in fabrieken en productiebedrijven. Repetitieve taken kunnen we bijvoorbeeld automatiseren en zo arbeidskosten en risico’s op letsel verminderen.

Daarnaast kunnen automatiseringssystemen een rol spelen bij het managen van de toeleveringsketen en kunnen we ze integreren met ons ERP systeem.

Taakautomatisering software op de HR-afdeling

Taakautomatisering kan een ​​zeer belangrijke rol spelen in HR-processen en HT-taken:

• Salaris: Automatiseringssystemen kunnen we inzetten voor een groot aantal van HR- processen. Daaronder vallen het produceren van salaris overzichten en het uitvoeren van de salarisverwerking.
• Training: Automatisering kan ons helpen bij het opleiden van personeel, zoals online trainingen en examens, het verspreiden van cursusmateriaal, rapportage van trainingsresultaten, enz.

De grootste voordelen van het automatiseren van taken

Taakautomatisering maakt het dus mogelijk om repetitieve arbeid over te dragen van een mens naar een digitaal systeem. Daardoor kunnen medewerkers hun werklast verlagen en zich meer op belangrijke taken concentreren. Zo ontstaan er kansen om creatiever en productiever te zijn.

Bovendien kan de inzet van taakautomatisering tools aanzienlijke kostenbesparingen opleveren, omdat digitale systemen niet dezelfde training of financiële overhead vereisen als menselijke medewerkers. Als we zo tijd en geld besparen, kunnen we ons beter concentreren op onze producten en diensten. Dat gaat zeker helpen bij het verhogen van de productiviteit.

Wie weet welke taken er geautomatiseerd kunnen worden?

Er zijn verschillende leidinggevenden die de rol kunnen vervullen bij het managen van taakautomatisering. Denk hierbij aan de CIO, Informatiemanagers en Unitmanagers. Zij kennen de bedrijfsprocessen en kunnen te automatiseren taken herkennen. Deze managers kunnen deze werkzaamheden ook delegeren aan specialisten in hun team.

Traditioneel is het de rol van de CIO

De Chief Information Officer (CIO) rol is een brede rol met de focus op het strategisch managen van alle aspecten van de informatievoorziening van een organisatie. Een onderdeel van deze rol is het opstellen van het strategische IT-plan. Daarin maakt de CIO duidelijk hoe alle aspecten van de informatievoorziening kunnen worden afgestemd op de bedrijfsstrategie. Software en hardware nemen we doorgaans op in het strategische IT-plan, waardoor het management van de taakautomatisering onder de CIO valt. Naast de strategische IT planning brengt de CIO ook de implementatie van de taakautomatisering in kaart. Naarmate organisaties groeien, valt automatisering echter vaak onder de verantwoordelijkheid van andere managers, namelijk de Informatiemanager en de Unitmanager.

De Informatiemanager

De Informatiemanager is een IT-rol die specifiek verband houdt met het tactisch informatie management, de IT projecten, de implementatie en het toezicht op alle bedrijfsprocessen en IT activiteiten binnen een bedrijf. Een van de kernproblemen met automatisering binnen een bedrijf is het vermogen om alle geautomatiseerde systemen vakkundig en holistisch aan elkaar te koppelen en af ​​te stemmen op alle andere componenten van de IT-infrastructuur van een bedrijf. Een CIO opereert op een zeer breed gebied en heeft potentieel een zeer groot aantal verantwoordelijkheden. Hij hoeft echter niet specifiek een expert zijn in automatisering waardoor grotere bedrijven vaak een Informatiemanager nodig hebben om voor het tactisch management van de automatisering.

De rol van de Unitmanager

De rol van Unitmanager associeert met de daadwerkelijke activiteiten op een afdeling. Hij of zij is daar verantwoordelijk voor. De Unitmanager weet wat er speelt en kent de bedrijfsprocessen met de ondersteunde software door en door. Bovendien is hij vaak de afnemende partij in een SLA. Als er processen niet lekker lopen of de software laat te wensen over komen de operationele klachten van medewerkers het eerst bij de Unitmanager op tafel. Een goede unitmanager zal deze klachten serieus nemen en aandringen op verbeteringen van de repetitieve taakautomatiseringssoftware.

Wie is verantwoordelijk voor taakautomatisering?

Er zijn dus verschillende mogelijke managementrollen die verantwoordelijk kunnen zijn voor taakautomatisering in een organisatie. De rol valt binnen de meeste organisaties echter het meest toe aan de Chief Information Officer (CIO).

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.