Een LEAN zero-sum onderhoudsstrategie in 5 stappen

Behoud het draagvlak voor uw IT onderhoudsstrategie door te bewijzen dat uw inspanningen worden terugverdiend.

Een onderhoudsstrategie voor onze IT omvat meestal de volgende onderdelen:

1. Een upgrade planning voor hardware en software.
2. Regulier Preventief onderhoud van alle assets.
3. Detectie en analyse van de oorzaak van storingen.
4. Herstellen van storingen.

Onderhoud kost veel geld, maar leidt als investering niet tot een voorsprong op de concurrentie. Het innovatieve rendement is nul, maar we kunnen ons er wel veel ellende mee besparen. In dit artikel behandelen we een onderhoudsstrategie die in ieder geval niet meer kost dan hij oplevert.

De technologiegedreven onderhoudsstrategie

Veel bedrijven die stoppen met hun IT onderhoudsstrategie gaan terug naar het reactieve onderhoudsmodel doen dat omdat de kosten te hoog zijn. Dit is jammer omdat ze op die manier nooit boven hun concurrenten zullen uitstijgen. Als je onderhoud zich in deze staat bevindt heb je waarschijnlijk deze cruciale fout gemaakt: De kosten waren niet leidend in je strategie.

Veel IT onderhoudsstrategieën zijn namelijk technologiegedreven en niet kostengedreven. CTO’s besteden veel tijd aan het zoeken naar nieuwe baanbrekende technologieën maar minder tijd aan het indammen van de IT kosten. We maken ons allemaal schuldig aan het zoeken naar een ‘betere muizenval’. Het probleem met deze aanpak is dat, hoe technologisch geavanceerd de muizenval ook is, we de val nog steeds op de juiste plaats moet plaatsen om de muis te vangen. In dit verhaal zijn de kosten echter de muis.

Een LEAN Zero-sum IT onderhoudsstrategie

De terugverdientijd van technologiegedreven IT onderhoudsstrategieën blijft meestal jaren achter bij de initiële investering. Er zijn echter veel andere onderhouds-elementen die onmiddellijk rendement op onze investering opleveren. Deze aanpak maakt een CTO gelijk geloofwaardig. En we kunnen deze verborgen juweeltjes vinden door de kosten te volgen. Dit is mogelijk door voor de Zero-sum onderhoudsstrategie te kiezen. 

Het toepassen van een Zero-sum onderhoudsstrategie is vrij eenvoudig. De CTO moet erkennen dat tijd en geld beperkte middelen zijn en op die basis leiding geven. Daarnaast moet hij zich focussen op die investeringen die het grootste potentiële rendement opleveren. Als we de onderhoudskosten (zowel in tijd als geld) begrijpen kunnen we het potentiële rendement van die investering berekenen. Vervolgens kiezen we zoveel mogelijk die IT onderhoudsopties die het hoogste rendement laten zien. Zo zorgen we ervoor dat onze IT onderhoudsstrategie geld oplevert in plaats van geld kost.

5 Zero-sum – LEAN uitgangspunten

We kunnen Zero-sum met LEAN- principes in gedachten met hulp van de volgende uitgangspunten bereiken:

1. Leer rekenen.
2. Alle onderhoudstaken moeten betrekking hebben op specifieke storingen. Gebruik daarvoor de minst dure en meest effectieve aanpak.
3. Begin met een eenvoudig IT product of software. Bijvoorbeeld de Windows werkplekken.
4. Gebruik een CMDB om beslissingen te nemen.
5. Maak IT monitoring LEAN.

1. Leer rekenen

Leer jezelf aan om altijd te denken als een accountant en niet als een  onderhoudsprofessional. Voor de meesten van ons is dit is echter moeilijk. We bijten ons vast in een IT storing maar niet in wat het mag kosten. Maar hoeveel van onze beslissingen leveren een harde terugverdientijd op?

2. Alle onderhoudstaken moeten betrekking hebben op een specifieke storing

Alle onderhoudsteams hebben hun geschiedenis. Als je een medewerker vraagt waarom hij of zij een ​​taak op een bepaalde manier uitvoert hoor je vaak: “Omdat we het altijd zo hebben gedaan”? Als we echter alle onderhoudstaken gaan bekijken en we ons daarbij afvragen ​​welke storingen daarmee worden voorkomen, zullen we verrast zijn door de inefficiënties.

We moeten dus een ​​cultuur ontwikkelen waarin alle onderhoudswerkzaamheden betrekking hebben op specifieke storingen. 

Op deze manier krijgen we snel inzicht in de storingen die bij de verschillende assets horen. Zodra we alle mogelijke storingen in beeld hebben, kijken we per storing naar het onderhoud wat nodig is om die storing te voorkomen. We stellen onszelf daarbij drie vragen:

1. Zal de inspectietaak de zwakheid in ons systeem herkennen?
2. Zal de onderhoudstaak en/of het vervangend onderdeel de storing voorkomen?
3. En zo ja, is deze aanpak de meest kosteneffectieve methode?

3. Begin met een eenvoudig IT product of software

Begin met initiatieven te onderzoeken die weinig of geen terugverdientijd op onderhoud hebben. (Laaghangend fruit).

Als er één plek binnen ons bedrijf is om muizenvallen te plaatsen, dan is dat rond werkstations(PC’s) en laptops. In kantoren zijn werkplekken de meest voorkomende assets. Er bestaan goed uitgewerkte IT onderhoudsstrategieën voor deze faciliteiten maar niet overal zijn de plekken niet ingericht volgens de beste normen. Bovendien is de terugverdientijd voor werkplekken meestal tweeledig, want het levert naast minder storingen ook snellere machines voor de medewerkers op.

Omdat kosten de leidende factor voor het onderhoud zijn moeten we aan de plus kant de volgende kosten meerekenen:

• De werkplekken zullen minder storingen vertonen.
• Het risico op datalekken verkleint.
• Er is een lager risico op malware, virussen en hackers.
• De werkplekken gebruiken minder energie.

De bedrijfsprocessen ondervinden minder verstoringen zodat de efficiency omhoog gaat. Deze onderhoudstaak levert dus direct rendement op de door ons geïnvesteerde tijd en geld.

4. Gebruik een CMDB om beslissingen te nemen

Veel bedrijven gebruiken een CMDB (Configuration Management Database). Het  is een database die alle informatie bevat over de hardware- en softwarecomponenten die we gebruiken voor de IT-services van het bedrijf. Mits up-to-date kunnen we dit systeem goed gebruiken voor het oplossen van storingen en besluitvorming. Als we ons onderhoudsproces rond het CMDB modelleren kan ons dat veel nuttige informatie opleveren tijdens een storing:

• Wanneer is het laatste onderhoud geweest?
• Hoe oud is het apparaat?
• Wat is gezien de leeftijd beter om te doen, repareren of vervangen?
• Wat waren de eerdere reparaties en wie heeft die uitgevoerd?
• Als we in ons CMDB onderhouds- en reparatiegeschiedenissen hebben van vergelijkbare apparatuur/software in een vergelijkbare bedrijfscontext, kunnen we de onderhoudskosten inschatten.

Tijdens regulier onderhoud:

• Wanneer is het reguleeronderhoud voor een onderdeel gepland?
• Welke onderdelen zijn aan vervanging toe?
• Wat zijn de werkzaamheden die moeten plaatsvinden?
• Welke onderdelen zijn op voorraad of moeten we bestellen?

Om echter rendement te behalen met een CMDB, moeten we er wel gebruik van maken. Bovendien, naarmate we meer inspecties doen en storingen analyseren, zullen onze schattingen verbeteren. Als niet alle data tijdens het onderhoud of de storing in het CMDB blijkt te staan is het aan te bevelen om deze data op dat moment alsnog toe te voegen.

5. Maak IT monitoring LEAN

De monitoring processen zijn een ander vruchtbaar gebied om naar te kijken voor kostenbesparingen. Als je een preventief onderhoudsprogramma hebt maar de monitoring niet geoptimaliseerd is, dan is de kans groot dat je te veel monitoringprocessen hebt. Een monitoringproces mogen we alleen gebruiken om storingen te vinden die:

• Direct opgelost moeten worden.
• Verborgen zijn voor detectie zonder inspectie uit te voeren.

In de praktijk blijkt dat slechts 10-12% van de storingen voldoet aan dit soort patronen. We moeten dus de bestaande monitoringsprocessen doornemen en ons de volgende vragen stellen:

1. Welke storing moet het monitoringsproces voorkomen?
2. Is er een efficiëntere manier om de storing te voorkomen?
3. Kunnen we de kosten verminderen door monitoringfrequentie te verlagen?

LEAN zero-sum onderhoudsstrategie samenvatting en conclusies

Het doel van de Zero-sum onderhoudsstrategie is onderhoudskosten te verlagen zonder het aantal storingen te vergroten.

Dit doen we door:

• Een grondige analyse van ons onderhoudsprogramma.
• De inzet van een CMDB.
• De rationalisering van onze monitoringprocessen.

Als we kosten willen besparen op ons onderhoudsprogramma, moeten we stoppen met het najagen van technologie maar de geldstroom gaan volgen. We moeten er een gewoonte van maken om ieder onderdeel van het onderhoudsprogramma kostendekkend te maken. We moeten dus de tijd nemen om onze calculaties te doen en de processen te doorgronden. Wat kosten de activiteiten die we nastreven en welk rendement kunnen we op onze investeringen behalen? Denk als een accountant en gebruik de vijf voorgestelde Zero-sum LEAN onderhoudsuitgangspunten.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.