Hoe maken we een Agile organisatie eerst Adaptive?

Veel mensen zien de woorden adaptive en agile als synoniemen, alsof ze hetzelfde betekenen. Ze zijn echter niet gelijk aan elkaar.

Het woord ‘agility’ gebruiken we om een ​​eigenschap te beschrijven die een bedrijf moet hebben om te kunnen slagen in een veranderende wereld. Het woordenboek omschrijft agile als “het vermogen om zich snel aan nieuwe omstandigheden aan te passen”.

Agility zegt dus iets over de manier waarop we iets in de organisatie aanpassen, maar hoe zit het met de “aanpasbaarheid” van hetgeen we al hebben? Zijn we wel Adaptive?

In de jaren 90, lang voor Agile werd bedacht, hielp Hewlett Packart hun klanten om “Adaptive” te worden. Zij spraken over de Adaptive Enterprise, klaar voor de nieuwe eeuw die in aantocht was.

Agile, de kunst van het aanpassen aan verandering

Agile zagen we tot voor kort als een verzameling van Best Practices die alleen relevant waren voor softwareontwikkeling. Dat komt omdat de bedenkers van Agile softwareontwikkelaars waren. De grondslag was het Manifesto for Agile Software Development uit 2001. Agile lijkt nu echter dat de enige manier voor de hele organisatie om met een turbulente, klantgestuurde markt om te gaan, te zijn. Deze wereldwijde beweging gaat dus verder dan alleen software. Agile stelt organisaties namelijk in staat om verandering continue te beheersen.

Daarom gebruiken we Agile methodes tegenwoordig veel voor:

• Het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten.
• Marketing activiteiten.
• Het ontwikkelen van strategische plannen.
• Supply chain management.

De Agile mindset 

Agile is een collectief concept dat verschillende technieken omvat die ‘het vermogen om snel te bewegen, denken en begrijpen’ bewerkstelligen. Het vereist meestal zeer bekwaam gedrag in een zakelijke context.

Agile-methodologie gaat er vanuit dat we de functies die de grootste zakelijke waarde hebben als eerste moeten opleveren en vervolgens in realtime met klanten communiceren om directe feedback van hen mogelijk te maken. 

Terugkerend naar zijn oorsprong, weerspiegelt Agile de visie van visionaire softwareontwikkelaars. Zij geloofden namelijk dat “het ontdekken van betere manieren om software te ontwikkelen” een omkering zou vereisen van enkele management principes. Ze waardeerden bijvoorbeeld reageren op verandering boven het volgen van een plan.

In tegenstelling tot klassieke projectmanagementmethoden, richt Agile zich meer op persoonlijke verantwoordelijkheid. Het team dat de taken uitvoert, neemt ook de verantwoordelijkheid voor (het schatten van) de voltooiingstijden.

Nu eerst Adaptive worden

Voor dat we echter Agile kunnen gaan werken moeten we eerst zorgen dat de organisatie adaptive is. Dat wil zeggen dat de organisatie consequent in staat is om zichzelf te veranderen, en bovendien in staat is om de voordelen van de veranderingen te benutten en te maximaliseren.

Het implementeren van alleen Agile methodes is dus niet voldoende, daar hoort ook een adaptive organisatie bij met een adaptive infrastructuur. Wat we nodig hebben is een organisatie die zich niet beperkt tot het inspelen op verandering. We hebben er een nodig die goed is in zichzelf veranderen.

Het definiëren van onze adaptive organisatie

Als we de organisatie Adaptive willen maken, moeten we beginnen met een duidelijke definitie van wat dat voor ons bedrijf inhoud. Als we dat niet doen lopen we het risico dat onze medewerkers onbedoeld in de knoop raken. Niet iedereen heeft immers het zelfde doel voor ogen.

Wanneer we beginnen met het bouwen van een Adaptive Organisatie, willen we een organisatie maken die in staat is om:

• Zichzelf en de infrastructuur van het bedrijf te veranderen.
• Die kansen te grijpen die de grootste potentiële waarde bieden.
• Deze kansen, ongeacht of ze zich binnen of buiten de organisatie voordoen te herkennen.
• Dit te bereiken met behulp van standaard werkwijzen in een tempo dat waarde creëert.
• De organisatie een adaptive voordeel te geven ten opzichte van de concurrentie.

Een duidelijke definitie stimuleert een Adaptive mindset

Adaptive zijn is een relatief begrip dat voor iedere organisatie anders is. De bovenstaande definitie biedt ons echter de nodige speelruimte om een goede definitie op te stellen. Met name het beschrijven wat een adaptive voordeel voor de organisatie is.

Als we eenmaal een definitie hebben kunnen we die gebruiken om:

• Een adaptive mindset binnen de organisatie te stimuleren door iedereen eraan te herinneren wat we willen bereiken en waarom.
• De organisatie gefocust te houden en te checken of we voortgang maken op alle vier de gedefinieerde criteria.
• Anderen (aandeelhouders en klanten) te betrekken door een startpunt voor een gesprek te bieden.

Is Agile het antwoord op ieder Adaptive vraagstuk?

Nee, niet iedere verandering kunnen we met Agile oplossen. Agile heeft namelijk enkele voorkeuren in zich die niet altijd passend zijn. Het gaat om de volgende 4 eigenschappen van Agile:

• Agile is bedacht om veranderingen snel in te voeren. Een laag tempo kan van uit een adaptive perspectief echter soms meer succes opleveren.
• Agile onderschat de kracht van het denken als een leiderschapsinstrument. Het bedenken van een strategie kan soms betere resultaten opleveren dan een voortijdig handelen.
• Agile gaat er van uit dat elk onderdeel van de organisatie even snel werkt en in de pas loopt. Voor een aanpassing kan het echter zijn dat we verschillende onderdelen in een verschillend tempo realiseren.
• Agile werken gebeurt altijd via een vast patroon, maar om adaptive te zijn moeten we soms een nieuwe manier van werken bedenken.

Het Stacey Model kan ons helpen bij het kiezen van de juiste aanpak.

De Adaptive infrastructuur

Om ten volle adaptive te kunnen zijn hebben we een infrastructuur nodig die voldoet aan een aantal voorwaarden.

• Maak flexibele, kortlopende, minder gedetailleerde begrotingen en commerciële forcasts. Hier door is de korte en middellange termijn planning minder dicht getimmerd en hebben we meer ruimte om af te kunnen wijken als dat nodig is.
• Gebruik zo min mogelijke statische technologie. Het bezit van statische technologie zoals hardware, software en gebouwen moeten we vervangen voor Cloud, SaaS en flexibele (thuis) werkplekken. Dit verkleint de afhankelijkheid en maakt dat we sneller kunnen wisselen van technologie als dat nodig is.
• Investeer zo min mogelijk in infrastructuur maar neem abonnementen die je kunt opzeggen. Zodoende vergroten we ons werkkapitaal voor de echte innovaties die de kern van onze business vormen.
• Vorm zo veel mogelijk zelfsturende Agile teams. Dit soort teams hebben een eigen budget en kunnen zelfstandig beslissingen nemen. Hierdoor creëren we minder overhead en is de organisatie wendbaarder.
• Stuur de organisatie aan op Product Owner niveau. Door product owners aan te stellen voor (standaard) bedrijfsprocessen voorkomen we dubbele investeringen en is er altijd iemand die een compleet beeld heeft over de richting die de teams kiezen.
• Zorg voor een gezonde verhouding tussen vaste en freelance krachten. Voldoende vaste krachten zorgen voor de rode draad in de organisatie. Daarom zouden alle product owners vaste krachten moeten zijn. Freelancers zijn vaak de specialisten met diepgaande kennis van een bepaalde methode of technologie. Zij hebben hun werk al eerder bij andere bedrijven gedaan en deze ervaring brengen zij over op onze teams.
• Voer Agile methodes en bijhorende teams in.

Duidelijk is dat de adaptive infrastructuur gebaseerd is op het verminderen van afhankelijkheden en een groot vertrouwen in de medewerkers die meer verantwoordelijkheden krijgen en zelf bijna ondernemer zijn.

Hoe kunnen we een Adaptive organisatie implementeren?

Grote bedrijven lanceren veranderingen doorgaans als een groot project. De meest succesvolle introducties van Adaptive beginnen echter meestal klein. Ze beginnen vaak in de IT, waar de consultants waarschijnlijk openstaan voor de adaptive principes. Adaptive kan zich dan verspreiden naar een andere afdeling, zoals bijvoorbeeld marketing. Daarbij kunnen de oorspronkelijke beoefenaars als coaches optreden. Is het succes eenmaal behaald in een of meer afdelingen, dan heeft het de neiging om een ​​groep gepassioneerde evangelisten te creëren. Die kunnen nauwelijks wachten om anderen te vertellen hoe goed het is om een Adaptive organisatie te zijn.

De vier belangrijkste factoren die het meest helpen bij de overgang naar een Adaptive organisatie zijn:

1. Commitment voor de verandering op C-level niveau.
2. Een implementatieplan voor een adaptive infrastructuur.
3. Interne Adaptive coaches.
4. Een trainingsprogramma verzorgd door het bedrijf.

De Conclusies

Op de weg naar een Adaptive organisatie liggen een aantal potentiële knelpunten. Die zullen optreden als gevolg van de bestaande organisatiestructuur, die verschillende diepgewortelde managementlagen en bureaucratie kent.

Het overwinnen van deze knelpunten om te komen tot een succesvolle Adaptive-implementatie vereist de volgende voorwaarden:

• Een adaptive mindset en bijhorende mentaliteitsverandering.
• Inzet van teams en leiderschap.
• Doorzettingsvermogen.

De implementatie van een Adaptive organisatie is voor veel bedrijven noodzakelijk om het huidige moordende tempo bij te kunnen houden en te overleven. Het brengt echter veel werk met zich mee en emoties die hoog oplopen als mensen en processen botsen. Zoals bij elke goede oogst, hangt de opbrengst van Adaptive af van de inspanningen die we in de implementatie steken.

Discussieer mee op LinkedIn.