Wees niet bang om bedrijfsprocessen te veranderen bij SaaS

Een verandering van de bedrijfsprocessen is per definitie vereist bij de invoering van een echte SaaS oplossing. Met name bij een probleem op ondernemingsniveau. Veel bedrijven die naar een SaaS oplossing overstappen beginnen met een trial of freemium versie. Zij zijn geobsedeerd door apps die ze al binnen enkele seconden kunnen gebruiken. Net als bij Facebook of LinkedIn.

Voor eenvoudige, goedkope tools is dat volkomen logisch is. Als je (bijna) niets per maand betaalt, kan je een SaaS-app meestal al binnen 10 minuten gebruiken en nog sneller ook weer van je Smartphone verwijderen.

Bereid je voor op grote veranderingen

In de praktijk praten we hier echter vaak over heel veel werk. Bedenk echter dat grote veranderingen ook grote opbrengsten kunnen opleveren. We moeten als SaaS-klant dus bereid zijn om tijd te investeren in het aanpassen van onze bedrijfsprocessen. Sommige onderdelen onze software zijn veel omvattend. Daardoor overzien we impact van nieuwe software op onze processen niet altijd. Maar we beseffen wel dat we hier te maken hebben met een groot probleem en veel werk. 

De meeste SaaS-applicaties voor het MKB zijn ERP 2.0 specifiek voor een branche. Om de voordelen van het ERP te benutten is het wel noodzakelijk om de bedrijfsprocessen te veranderen. Een nieuw financieel systeem, een nieuw planningssysteem, een nieuwe orderverwerking… het kan een enorme omvang hebben, ook voor een MKB-bedrijf.

Als we dan de verandering van bedrijfsprocessen niet actief managen, zal de betrokkenheid van de medewerkers veel te laag zijn. Actie is dus geboden.

Standaard bedrijfsprocessen in SaaS

De meeste SaaS oplossingen zijn toegespitst op bepaalde bedrijfsprocessen van een branche. Bij grote SaaS toepassingen zoals CRM of ERP van Salesforce of SAP is dat anders opgelost. Daar krijgen we een standaard dataset die past bij onze branche. Als we die implementeren is de applicatie dus al grotendeels ingesteld. We hoeven alleen nog maar te tunen. Zo zijn er onder meer datasets voor:

• Handelsondernemingen.
• Verkooporganisaties.
• Groothandel.
• Productiebedrijven.
• Bouwbedrijven.
• Etcetera, etcetera.

We moeten er tijdens het tunen wel voor zorgen dat we zo min mogelijk wijzigingen op zo’n standaard dataset aanbrengen. Op die manier werkt de software namelijk het beste en houden we allerlei problemen buiten de deur. Gevolg is wel dat we bereid moeten zijn om onze bedrijfsprocessen zo veel mogelijk aan te passen aan de standaard werkwijze van de software.

Nadeel van standaard bedrijfsprocessen

Het gebruik van standaard bedrijfsprocessen heeft een enorm voordeel. We weten namelijk dat ze goed doordacht en uitgewerkt zijn. Waarschijnlijk zijn deze werkprocessen de meest efficiënte die we voor onze branche kunnen vinden. Aan de andere kant hebben ze ook een groot nadeel. Alle concurrenten gebruiken namelijk dezelfde processen waardoor wij ons niet meer op dat vlak kunnen onderscheiden. Dat betekent dat we opzoek moeten naar andere manieren om ons te onderscheiden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Snelheid van leveren.
• Kwaliteit van de producten en diensten.
• Kennisniveau van de medewerkers.
• Concurrende verkoopprijzen.
• Inkoop en gebruik van de meest hoogwaardige materialen en halffabricaten.
• Enzovoort.

Samenwerken met de SaaS leverancier

De SaaS leverancier heeft zijn applicatie waarschijnlijk al meerdere keren bij andere vergelijkbare klanten ingevoerd. Hij weet dus waar de valkuilen zitten en kan ons goed helpen tijdens de invoering. Bovendien heeft hij veel belang bij een succesvolle invoering, dat is immers reclame voor zijn SaaS product. De SaaS leverancier staat ons daarom graag bij gedurende het implementatieproces. Voor deze onderwerpen kunnen we hulp verwachten:

• Juiste instelling van de parameters.
• On-boarding van onze medewerkers op het nieuwe systeem.
• Training van medewerkers.
• Follow-up van vragen en de laatste functionele wensen.
• Technisch beheer van de SaaS omgeving.

Wat ook niet in dit rijtje mag ontbreken is hulp bij het wijzigen van de bedrijfsprocessen. Deze hulp is zelfs bepalend of de implementatie een succes wordt. Gebruikers en leverancier moeten dus samenwerken en er voor zorgen dat deze werkzaamheden tijdig plaatsvinden. Beiden moeten zich er als één projectteam volledig voor inzetten.

Welke bedrijfsprocessen moeten we wijzigen?

Onze nieuwe SaaS oplossing vergt dus meer werk dan je aanmelden bij LinkedIn. Deze stappen moeten we nemen:

1. Maak een inventarisatie van de modules die de SaaS oplossing met zich meebrengt.
2. Onderzoek per module welke bedrijfsproces hier van gebruik maakt.
3. Bepaal de prioriteit van het proces, is het een kernproces of een secundair proces?
4. Leg vast hoe het proces nu werkt.
5. Leg per proces vast welke wijzigingen de sofware vereist.
6. Bepaal de volgorde van de door te voeren wijzigen aan de hand van de prioriteit en de onderlinge afhankelijkheden.
7. Verander de bedrijfprocessen.
8. Neem de invloed van de verandering op andere bedrijfsprocessen zoals Inkoop, CRM, Sales, Callcenter, Servicedesk en HRM ook mee. Verander deze processen eveneens als dat nodig is.
9. Train de gebruikers op het volgen van de gewijzigde processen.

Inzet eigen medewerkers

Hoe groter ons bedrijf, hoe groter de kans dat we iemand vrij kunnen maken om zich volledig bezig te houden met het coördineren, managen en volgen van de implementatie. Dat is een goede zaak en zal veel helpen bij het wijzigen van de bedrijfsprocessen. Het implementatieteam van de leverancier zal waarschijnlijk enorm veel tijd met deze mensen doorbrengen.

Hoe kleiner ons bedrijf, hoe kleiner de kans dat we iemand vrij kunnen maken om de wijzigingen te managen. Het is dan waarschijnlijker dat het hele team op training gaat en zelf het verandermanagement doet. Dat betekent vaak dat bedrijfsveranderingen meer incrementeel (Agile) worden doorgevoerd en stapsgewijs worden gemanaged. En het zal veel tijd kosten, ook ten aanzien van de follow-up door de leverancier.

Blijf de bedrijfsprocessen onderhouden

Ongeacht de hoeveelheid werk die uit de inventarisatie komt, we moeten er mee aan de slag. Wees niet bang voor verandering van bedrijfsprocessen. Sterker nog, laten we de veranderingen omhelzen. Het werk is nodig om onze SaaS oplossing 10 keer waardevoller te maken, voor onze medewerkers en onze klanten. Goed uitgebalanceerde software zal helpen om gewaardeerde medewerkers en goede klanten vast te houden. Ze blijven plakken aan een geolied werkproces en zijn er moeilijk vanaf te halen. Maar het is meer dan dat. Het zorgt ervoor dat onze software onze bedrijfsvoering op een fundamentele manier verbetert. Daarom is het aan te raden om regelmatig de processen te doorlopen om te kijken of ze nog efficiënt zijn. Doen ze nog wel wat ze moeten doen of kan het beter? Onze klanten zullen ons dankbaar zijn en bereid zijn om meer voor onze producten en diensten te betalen.

Discussieer mee op LinkedIn.