Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
IT trucs
Er zijn een aantal gemene trucs die iedere opdrachtgever moet weten. Goed opdrachtgeverschap is namelijk vaak balanceren tussen je keihard opstellen richting leveranciers en een partnerschap met hen aangaan. Als de opdrachtgever te maken krijgt met zeer commerciële (hebberige) leveranciers komt het partnerschap in gedrang. Aan de andere kant kan hij te maken krijgen met een trage interne IT afdeling waarbij alles in procedures is vastgeklonken. Samenwerken kan een onmogelijke opgave worden. De opdrachtgever is voortdurend in onderhandeling over de bekende project driehoek: kwaliteit, kosten en tijd.
Hij moet moet binnen budget blijven, er is een keiharde deadline en er is een minimale functionaliteit om nut uit de applicatie te kunnen halen.
De meeste artikelen over automatiseren worden geschreven vanuit het perspectief van de automatiseerder. Ze behandelen onderwerpen die ons leren over hoe we de zaak moeten beheersen en hoe we de kosten in de hand moeten houden. Een automatiseerder houdt graag zelf de touwtjes in handen. Een simpele onderhoudbare omgeving is zijn eerste belang.
Maar hoe zit het met de opdrachtgever? Op welke plaats komt de tevredenheid van zijn gebruikers? Hoe haalt de opdrachtgever het hoogste rendement uit automatisering en welke middelen heeft hij om grip op het project te krijgen?
Als hij cynisch wordt en niet goed oplet kan hij het partnerschap helemaal uit het oog verliezen en een slechte opdrachtgever worden. Dus, als je het niet meer ziet zitten kan je altijd nog gebruik maken van een van de volgende gemene trucs:
Houd altijd voor ogen dat jij de klant bent. Zonder jou zou de IT afdeling niet bestaan. Stel je in eerste instantie altijd op als diegene die gelijk heeft. Als vragende partij heb je toch al een nadelige positie. De IT afdeling begint namelijk altijd met eerst ‘Nee’ te roepen. Pas na aandringen willen ze misschien gaan kijken of ze wat voor je kunnen doen. Vaak blijkt de oplossing dan toch eenvoudiger dan ze eerst dachten.
Als je zelf plannen of analyses maakt is de kans groot dat je essentiële zaken vergeet. De IT afdeling zal niet nalaten om later met de beschuldigende vinger naar je te wijzen. Laat ze daarom zelf de stukken maar maken. Dan kan jij ze beoordelen en gemene doortastende vragen stellen over de inhoud.
Als je in de stukken van de IT-ers ontdekt dat er zaken ontbreken die later in je voordeel gaan werken, meldt ze dan niet. Er komt namelijk altijd een moment dat je met de IT-ers moet gaan afrekenen. Tja, dat kleine foutje werkt dan wel in je (financiële) voordeel.
Als opdrachtgever is het belangrijk dat je zelf altijd over veel IT-kennis beschikt. De commerciële IT-sector is hard en slopend. Vooral als de IT-er veel lastige opdrachtgevers heeft. Heel wat IT-ers zouden graag een vaste baan hebben bij een stabiel bedrijf. Door zulke mensen als functioneel applicatiebeheerder in dienst te nemen haalt je kennis in huis. Ze praten en denken zoals ze op de IT-afdeling doen en maken daar vrienden. Ze krijgen dingen voor elkaar waar jezelf nog niet aan gedacht had. Wel moeten ze zich aan jou verantwoorden en je op de hoogte houden. Met die kennis kun je later de IT-ers weer om de oren slaan. (Je hoeft geen medelijden met ze te hebben, je hebt zo weer een ander als ze weggaan, de markt is overspoeld met ontslagen IT-ers).
Doe altijd net of je het niet begrijpt of achteraf niet begrepen hebt. Laat de IT-ers het nog maar eens een keertje uitleggen. Stel domme vragen waardoor ze op het verkeerde been komen te staan. Ze denken toch al dat je dom bent en dat ze je wel iets wijs kunnen maken. Je weet wel beter, bij de finale afrekening tover je nog wat achtergehouden informatie uit de hoge hoed.
Laat je nooit verleiden tot het maken van heldere afspraken. Niet of alle gewenste functionaliteit nu bekend is, niet wanneer je met de nodige informatie komt, niet wanneer je klaar zult zij met testen en niet of je uiteindelijk wel zult betalen. Blijf vaag en zorg voor ontsnappingswegen en mogelijke uitvluchten. Zorg dat er altijd een mogelijkheid is dat ze hun werk opnieuw moeten doen en zich niet op meerwerk kunnen beroepen.
IT-ers kicken op modellen. Ze maken de mooiste plaatjes en diagrammen met blokjes en lijntjes. Van iets simpels maken ze graag iets complex om tot de mooiste oplossing te komen. Daar praten ze dan over en gebruiken de modellen als uitgangspunt voor het programma. Jou voordeel is dat het model wel inzicht geeft of ze de dingen hebben begrepen, maar ook dat het model slechts een deel van de werkelijkheid laat zien. Als het programma wordt opgeleverd kun je altijd zeggen: “Maar dat is helemaal niet wat ik had bedoeld!”. En ja, ze hebben geen poot om op te staan, het model voorzag niet in je verwachting. Ze kunnen tegen eigen kosten weer opnieuw beginnen. Gelukkig is er bij Scrum dan maar 1 sprint verknald.
Alle producten die de IT-ers opleveren kunnen met een audit beoordeeld worden door externe experts. Deze experts kosten wel wat maar leveren vaak veel informatie op over de kwaliteit van de IT. Daarnaast bent jij degene die ze de opdracht geeft en dus schrijven ze op wat jij wil. Zo kun je externen gebruiken om aan te tonen dat de IT een puinhoop is en je zin door te zetten zonder zelf klappen te hoeven incasseren.
Jarenlang zijn het een gouden IT tijden geweest. Maar als het crisis is doen ze alles om een klant binnen te halen. Dan is het gebruikerstijd. Buit dat uit en wacht zo’n periode af. Er liggen dan genoeg kansen en er zullen heel wat bureaus zijn die tegen afbraakprijzen willen werken, zelfs met de beste experts. Het is een kwestie van scherp onderhandelen. Vraag altijd of ze de zaken goed documenteren en controleer dat ook door middel van een review. Er is namelijk een grote kans dat ze failliet gaan en je weer naar de volgende partij moet om die opnieuw uit te buiten. Dan moet je over goeie documentatie beschikken voor de overdracht.
De meeste problemen binnen je organisatie zijn ontstaan door slecht management. Zo is door besparingsdrift vaak te ver door gereorganiseerd zodat niemand meer weet hoe het zit en er te weinig mensen zijn om al het werk op tijd uit te voeren. Daarnaast zit de zaak ook organisatorisch niet lekker in elkaar. Weinigen doen het meeste werk terwijl de meesten weinig doen.
De meest cruciale kennis zit in veel gevallen slecht bij 1 of 2 mensen in het hoofd. De rest wordt dom gehouden. Er is maar één aanpak mogelijk: automatiseren. Niet dat dat iets oplost, maar je kunt de echte problemen op die manier goed verbergen. Je zet het project flink onder druk zodat ze vanzelf grote blunders gaan maken. Daarna draai je het zo dat de IT de schuld krijgt. Dat zijn meestal toch externen en voor veel geld praten ze je wel naar de mond. Zo ontspring je mooi de dans en krijg je extra geld om de organisatie weer op poten te zetten.
Dit is wat er gebeurt als opdrachtgevers cynisch worden. Ze gebruiken de trucs niet voor niets. Ze grijpen er naar als ze telkens weer teleur worden gesteld. De IT kan het gebruik van deze trucs voorkomen, want deze gemene trucs zijn natuurlijk de valkuilen voor IT-ers. Zij moeten zorgen voor het tegengestelde om het wel goed voor elkaar te krijgen. Als je wilt weten hoe je samen de IT onder controle krijgt maak dan gebruik van ITpedia, de kennisbron voor IT professionals en eindgebruikers die deelnemen aan automatiseringsprojecten.
Discussieer mee op LinkedIn. 
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.