Heeft ons bedrijf een webportal nodig?

Wat is een webportal? Kort gezegd, een webportal is een webgebaseerd platform dat werknemers, klanten en leveranciers een enkelvoudig toegangspunt tot informatie biedt. Een webportal kunnen we gebruiken om de gebruiker gepersonaliseerde informatie te bieden, zoals persoonlijke trainingen voor medewerkers, gebruikershandleidingen of een klantprofiel. Een webportal kunnen we ook gebruiken om de samenwerking en de manier waarop werknemers, klanten en leveranciers met ons bedrijf omgaan te verbeteren.

De webportal als informatiebron

Webportals ontsluiten vaak een grote verscheidenheid aan content en kernservices. Ze geven ons controle over onze online ervaring. De Webportal inhoud wordt dynamisch beheerd via databases, applicaties en soms via cookies. Portals bevatten vaak agenda’s en takenlijsten, discussiegroepen, aankondigingen, dossiers, zoekopdrachten, e-mail- en adresboeken en toegang tot nieuwsitems. De beschikbare informatie is vaak georganiseerd in kanalen of aanpasbare paginacontainers waar specifieke informatie of een applicatie verschijnt. Kanalen maken het gemakkelijk om informatie te categoriseren.

De functionaliteit van een portal

Webportals bieden voordelen ten opzichte van intranet omdat ze een meer gebruikersspecifieke, aangepaste weergave kunnen bieden. Een webportal van een bedrijf kan bijvoorbeeld aangepaste, specifieke content aanbieden die beschikbaar is voor ons op basis van onze rol (bijv. afdeling, medewerker, beheerder of manager). Deze rollen heeft de portal nodig om onze rechten te bepalen voor het lezen, zoeken, bijwerken, toevoegen van kanalen en het personaliseren van content. De webportal gebruikt de informatie die is opgeslagen in de rollen om de juiste content en servicekeuzes te bieden. We kunnen de content vervolgens zelf meer specifiek organiseren door een keuze te maken uit het gepersonaliseerde materiaal en de services. Daardoor werkt de portal zoals wij dat willen.

Welke soorten webportals zijn er?

Er zijn twee soorten webportals die ons kunnen helpen vorm te geven aan de manier waarop ons bedrijf werkt: verticaal of horizontaal.

Verticale webportals richten zich op een specifieke applicatie of bedrijfsfunctie zoals HR, accounting en finance, CRM, ERP, servicemanagement of magazijnbeheer. Hiermee kunnen gebruikers van zowel binnen als buiten ons bedrijf processen in die specifieke toepassing (en) bekijken, bewerken en eraan bijdragen.

Een organisatie kan bijvoorbeeld een klantenwebportal willen aanbieden dat leveranciers in staat stelt om orderstatusdetails en andere gerelateerde informatie te raadplegen, toe te voegen of te wijzigen.

Horizontale webportals bieden gebruikers de mogelijkheid om geaggregeerde data van meerdere applicaties te bekijken via één scherm. Met dit type webportal hoeven gebruikers zich niet bij meerdere primaire bedrijfsapplicaties aan te melden om informatie te lezen, te schrijven of samen te voegen. Het kan onze productiviteit en prestaties aanzienlijk verbeteren.

Een gemeenschappelijk horizontaal webportaal kan de vorm aannemen van een managementrapportagesysteem dat KPI’s (Key Performance Indicator) -informatie uit meerdere bedrijfssystemen presenteert.

Wat is het verschil tussen website en webportal?

Het verschil tussen een website en een webportaal is best verwarrend.

Wat is een website?

Wanneer we google ‘website’ googlen, is de allereerste definitie die we krijgen van Wikipedia: ‘Een website is een verzameling verwante webpagina’s, inclusief multimedia-inhoud, meestal aangeduid met een gemeenschappelijke domeinnaam, en op zijn minst gepubliceerd één webserver.’

Om het verder uit te leggen is het een onderling verbonden verzameling van webpagina’s die op verschillende manieren zijn gegroepeerd en we samen een website noemen of gewoon site.

Er is echter nog steeds veel verwarring, nietwaar? We zouden nu kunnen vragen wat een webpagina is? Wat is een webserver? Wat is een domeinnaam? enzovoort. Om de verwarring weg te nemen, is een webpagina een document (pagina) of een hypertexted document dat is verbonden met World Wide Web. Deze pagina kan worden weergegeven op een webbrowser zoals Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge, Safari of Opera. Een webserver is een server, de computer waarop de verzameling webpagina’s staat waarmee we de website op het internet kunnen gebruiken. De webserver is gekoppeld aan een IP-nummer en een domeinnaam.

Functies van websites

• Ons verhaal: Een website geeft ons de mogelijkheid om onze klanten te vertellen over onze diensten en producten en om een grotere bekendheid te krijgen.
• Beantwoord veelgestelde vragen: Websites kunnen helpen om verwarring of vragen van nieuwe klanten op te lossen. Dus, met antwoorden op onze website kunnen we tijd besparen.
• Contactgegevens: De contactpagina op onze website geeft toegang tot onze klanten. Die kunnen kunnen zien op welke manier ze contact met ons op kunnen nemen.
• Portfolio: Vertel wat het bedrijf in het verleden heeft gedaan. Welke projecten er zijn uitgevoerd enzovoort.
• Uitbreiden van ons klantenbestand: Door middel van SEO-activiteiten kunnen we de zichtbaarheid van ons bedrijf vergroten en wereldwijd meer bekendheid verkrijgen.

Functies van Webportal

• Verbeteren van relaties: Doordat een webportal persoonlijk en interactief is verbetert het de relaties met klanten en medewerkers enorm. Er is sprake van hoogwaardige en gefilterde informatie op een gebruiksvriendelijk en uitgebreid platform.
• Meer interactie: De webportal helpt ons om beter met onze klanten om te gaan. Doordat de webpagina’s zeer interactief zijn kunnen we ze beter richten op verschillende doelgroepen.
• Ondersteuning werkprocessen: In tegenstelling tot een website grijp een wen webportal veel dieper in in onze werkprocessen. Vaak is de webportal ook de software waarop we onze interne werkprocessen automatiseren. Zo is er een volledige integratie tussen klant, frontoffice en backoffice.

Wanneer hebben we een webportal nodig?

Belangrijke aanwijzingen die kunnen aangeven dat we een webportal nodig hebben, zijn onder meer:

• Het bedrijf heeft meerdere locaties die moeten samenwerken.
• Thuiswerkers of buitendienstmedewerkers.
• Externe partijen die data en processen aandragen en gebruiken. Bijvoorbeeld voor het managen van leveranciers of channel partners.
• Persoonlijke zichtbaarheid van informatie, bijvoorbeeld per afdeling, manager of op maat van een specifieke medewerker.
• Bestaande bedrijfssystemen missen een kritische module die nodig is voor onze dagelijkse werkzaamheden.

Een online bedrijfsportal kan representatief voor ons bedrijf zijn en meer controle geven over onze dagelijkse processen. Ongeacht de tijd of de locatie van de gebruiker, kan hij een webportal snel en gemakkelijk openen. Dat kan op een desktop of mobiel apparaat zoals een smartphone of tablet zijn.

Webportal voorbeelden

Met een webportal kunnen we informatie uit meerdere bronnen bij elkaar brengen, dit maakt het samenwerken gemakkelijker. Veelvoorkomende voorbeelden van webportals voor het MKB zijn:

• Verkoopportal.
• Projectmanagementportal.
• Klantportal.
• Lidmaatschap portal.
• CRM-portal.
• HR-portal.
• Intranet-portal.
• Bedrijfsportal.

Wat zijn de commerciële voordelen van een webportal?

De voordelen van een webportal kunnen doorgaans zijn: gebruikerstevredenheid, verbeterde toegang tot belangrijke data en elementaire statistieken. De meeste bedrijven die webportals hebben ingezet, geven aan dat ze de volgende commerciële voordelen hebben behaald:

• Reorganisatie van de backoffice-administratie.
• Schaalbare IT-licenties.
• Verbeterde besluitvorming.
• Verbeterde communicatie en sterkere relaties met klanten en leveranciers.

Discussieer mee op LinkedIn.