Besparen met software leasen of toch liever SaaS?

Is software leasen een optie? Of is het beter om voor het SaaS model kiezen? We kunnen er eigenlijk niet meer omheen, vrijwel alle aangeboden software is SaaS of er is een SaaS variant van. Ongemerkt is het SaaS model tegenwoordig de dominante manier om software te verkopen.

De verkopen van SaaS groeien met 20% per jaar. Zelfs goedkopere software zoals Microsoft Office en Photoshop kopen we nu voornamelijk via een maandelijks betaalmodel.

Dubbele bodems van het SaaS model

Voordat je een SaaS-contract aangaat moet je rekening houden met drie belangrijke financiële issues:

1. Providers berekenen de software vaak per maand, maar volgens veel SaaS-contracten moet je één jaar vooraf betaling.
2. SaaS-oplossingen die uitgebreide aanpassingen vereisen zijn voor veel leveranciers en consultants een reden om te vragen om een bewijs dat je het contract wel kunt betalen. Daarna beginnen ze pas met de implementatie van de SaaS applicatie.
3. In een groot aantal gevallen kunnen aanzienlijke kortingen worden verkregen door meerjarencontracten vooraf te betalen.

Als je er zeker van bent dat je deze software wilt hebben is het de moeite waard om naar het leasen van software te kijken. Hier volgen een paar scenario’s met betrekking tot software leasen. Wanneer is leasen zinvol om te doen?

Met software leasen kan je werkkapitaal in kas houden

Neem voor een eenvoudig voorbeeld de implementatie van een CRM oplossing voor een bedrijf. De weergegeven cijfer zijn reële bedragen.

Kleinere bedrijven hebben wellicht voldoende aan uitgeklede versie maar veel bedrijven zullen een versie nodig hebben die 100 Euro per gebruiker per maand kost.

Bij 100 gebruikers is dat voor de meeste bedrijven een vrij beheersbare uitgave van 10.000 Euro per maand. De meeste contracten voor SaaS-applicaties worden echter per jaar gefactureerd.

Het begint dus met 120.000 Euro. Houd er echter ook meer rekening mee dat het onwaarschijnlijk is dat je zonder hulp een CRM applicatie kunt implementeren. De meeste bedrijven zullen een consultant moeten inhuren, waardoor ze gemakkelijk  25.000 Euro of meer bij de prijs moeten optellen.

Meer dan 145.000 euro, dat is een heleboel centjes….

Veel bedrijven zijn zich er niet van bewust dat software financiering de pijn kan verzachten en je zelfs op winst kan rekenen.

Voor een relatief onbeduidende bedrag kan software leasen een grote eenmalige factuur veranderen in een maandelijkse uitgave.

Hoe werkt software leasen?

Bij leasing denken de meeste mensen aan het financieren van grote en dure apparatuur zoals auto’s en hardware.

Het is relatief eenvoudig om grote dure apparaten te financieren of te huren. Als je de rekening niet betaalt kunnen ze de te financieren artikelen terugnemen en doorverkopen.

De waarheid is dat de meeste leasingbedrijven geen aanvragen ontvangen voor software,  simpelweg omdat het risico groter is en daardoor de maandbedragen hoger uit kunnen vallen.

SaaS Financing vereist over het algemeen een hogere kredietwaardigheid dan de meeste andere financieringsvormen, omdat er geen onderpand is. Dit maakt de transactie duidelijk een beetje risicovoller voor een leasemaatschappij dan de andere deals die ze kunnen sluiten.

In veel gevallen kunnen bedrijven met een sterke kredietwaardigheid en financiële positie wel een SaaS contract voor software financieren. Zeer goed gekwalificeerde bedrijven zullen de totale kosten voor dit soort transacties verbazingwekkend laag vinden.

Neem bijvoorbeeld het bovenstaande CRM voorbeeld, financiering van een contract van een jaar inclusief advies voor 145.000 Euro.

Bij sommige financieringsmaatschappijen kunnen de maandelijkse betalingen 12.566 Euro per maand bedragen.

Wat zijn de totale financieringskosten in dat geval?

12.566 X 12 = 150.792 Euro

150.792 – 145.000 = 5.792 Euro

In essentie zijn de kosten van het implementeren van een oplossing 5792 Euro, of ruwweg 4% van het gefinancierde bedrag.

4% Per jaar klinkt als een redelijk bedrag en is voor veel bedrijven het overwegen waard.

Enkele kanttekeningen bij deze vorm van software leasen:

1. De maandbedragen zullen gebaseerd zijn op risico’s en niet alle bedrijven zullen deze lage offertes krijgen aangeboden.
   Bij sommige bedrijven kunnen de bedragen boven de 12,566 per maand uitkomen, maar meestal niet veel hoger. Dat komt omdat bedrijven met een zwakke kredietpositie sowieso een grote uitdaging hebben om als lease klant geaccepteerd te worden.
2. Ja, je kunt bijkomende kosten zoals voor training en implementatie ook meefinancieren. Het financieren van een SaaS-contract komt in feite neer op het financieren van lucht. Als je je bedrijf kan kwalificeren om software te leasen, kan zo ongeveer alles wat je maar kunt bedenken toevoegen aan de financiering.

SaaS contract + software leasen + hoge kortingen = Geld besparen

Personeelskosten zijn de grootste kostenpost voor softwarebedrijven. Het ontwikkelen van software kost veel tijd en wordt gedaan door hoogopgeleide ingenieurs. Daarnaast moet het softwarebedrijf een supportafdeling en consultants hebben om de klanten bij te staan. Dit is de reden waarom ze dol zijn op vooruitbetalingen. Het SaaS model voorziet echter in maandelijkse abonnee inkomsten. Hierdoor kan er stagnatie in de ontwikkeling en groei van een SaaS bedrijf ontstaan.

Hoewel de meeste bedrijven wel een geldinjectie kunnen gebruiken, geldt dit met name voor Start-ups die enorme ontwikkelingskosten moeten financieren en later moeten terugverdienen.

Om deze reden kunnen we soms aanzienlijke kortingen krijgen door een SaaS-contract enkele jaren vooruit te betalen. In veel gevallen kunnen kortingen oplopen tot 25% of meer bij meerjarige vooruitbetaling. Daarmee verkleinen we tegelijk het risico op Lock-in prijsverhogingen.

Rekenvoorbeeld software leasen

In ons voorbeeld kijken we naar het implementeren van software met een contract van 120.000 Euro per jaar. Plus de eenmalige kosten van 25.000. Stellen dat je een korting van 25% wordt geboden voor een vooruitbetaling van 3 jaar. Het totale bedrag is dan 120.000 x 3 + 25000 = 385.000 Euro – 25% = 288.750 Euro.

Dat komt neer op 96.250 Euro aan besparing. Voorwaarde is wel dat je een factuur van 288.750 Euro moet kunnen betalen.

Stel je voor dat je de software kunt leasen voor 4% per jaar om deze transactie mogelijk te maken.

De berekening is vrij eenvoudig:

3 jaar bij 128.333 per jaar = 385.000 Euro

3 jaar bij 12.566 per maand = 452.376 Euro.

Financieringskosten (3 jaar) = 67.376 Euro.

Totale besparingen bij Software lease: 96.250 – 67.376 = 28.874 Euro.

Het implementeren van een software lease-overeenkomst is niet altijd een no-brainer zoals deze. De kracht van software leasen hangt vooral af van de korting die je met meerjarige voorafbetaling kunt regelen met de leverancier en wat je uiteindelijke financieringskosten zouden zijn.

In veel gevallen is het echter een eenvoudige beslissing om te kiezen voor een ​​lease-overeenkomst om een meerjarige SaaS-contract te financieren.

Discussieer mee op LinkedIn.