SaaS en je Total Cost of Ownership (TCO)

De Total Cost of Ownership (TCO) van SaaS-applicaties is doorgaans lager dan die van on-premises applicaties. Dit komt door het wegvallen van hardware-, onderhouds- en upgradekosten.

Tegenwoordig kiezen meer inkopers van bedrijfssoftware voor Software as a Service (SaaS) omdat ondersteuning en upgrades meestal gratis zijn.

Sommige bedrijven geven nog steeds de voorkeur aan de interne optie van traditionele on-premise bedrijfssoftware. Deze kent doorgaans een jaarlijkse onderhoudsvergoeding (van 22% vooraf) voor ondersteuning. Dit omvat ook hulp voor je IT-afdeling bij het op lossen van problemen en het installeren van hotfixes en servicepacks.

Als SaaS echt 22% goedkoper is dan is de keuze eenvoudig. Maar wat als de licentie duurder is dan de 22% onderhoudskosten?

Gemakshalve vergeten Total Cost of Ownership onderdelen

Het gaat niet alleen om de licentiekosten, veel bedrijven berekenen de Total Cost of Ownership van hun on-premise-investering verkeerd. Ze vergeten de kosten voor hardware, netwerk-, back-up- en ontwikkelsystemen. Deze uitgaven zijn vaak al gedaan en drukken vaak op de begroting van een andere afdeling. De Total Cost of Ownership omvat de personeelskosten voor project management, database, server, firewall, beveiliging, training, back-up en helpdeskmedewerkers. Onvoorziene kosten voor overwerk in de weekenden om noodfixes, hardwareherstellingen of beveiligingsproblemen te installeren moeten ook worden meegerekend.

Het kopen van een SaaS-applicatie verlaagt de verborgen kosten omdat je de gehele investering vooraf weet. Bovendien kan je de cloudkosten over de loop van het contract spreiden via een abonnement. De echte besparingen van een SaaS-applicatie komen doordat je geen eigen IT-infrastructuur hoeft te hosting inclusief beveiliging en hardware-onderhoud.

Besparingen die er niet om liegen

Als een bedrijf veel voor een software-oplossing betaalt is dat geld niet beschikbaar om het bedrijf te laten groeien. Er is minder geld te besteden aan productontwikkeling. In het eerste jaar kan je dankzij een SaaS-oplossing tonnen besparen. Dat geld kan worden besteed om de omzet te helpen groeien.

CFO’s moeten de terugverdientijd beschouwen als een belangrijke maatstaf voor nieuwe technologieën. Als een technologie binnen 12 maanden zichzelf terugbetaalt en waarde blijft bieden die hoger is dan de kapitaalkosten, is het een winstgevende technologie. Stel dat de SaaS keuze meer dan een 1.000.000 Euro aan extra inkomsten oplevert? Deze inkomsten keren ieder jaar weer terug waardoor het financiële TCO-model over de kop gaat.

Business modellen van SaaS kunnen invloed hebben op de Total Cost of Ownership

SaaS biedt vele tuningsmogelijkheden. Leveranciers heel eenvoudig modules en functies in- en uitschakelen en het gebruik per gebruiker meten. Hierdoor kunnen ze hun aanbiedingen aanpassen en verschillende SaaS-businessmodellen introduceren. Er zijn bijvoorbeeld enkele SaaS-oplossingen die factureren per gebruikte transactie. Het dan om een betaalmodel per gebruikstype. Als je niet weet hoeveel transacties via het systeem worden uitgevoerd, kunnen de maandelijkse factuur onverwacht omhoog gaan. Bedrijven die een dergelijk contract hebben kunnen facturen krijgen voor opslag, transactievolume, data-opslag en interacties met de SaaS provider. Allemaal extra servicekosten die ze aan je maandelijkse abonnement kunnen toevoegen.

De Total Cost of Ownership van een auto

Het bezitten van software kan je vergelijken met het bezitten van een auto. De goedkoopste manier om een ​​auto te bezitten is om hem met geld te kopen, daarna om de auto te financieren, dan om de auto te leasen en uiteindelijk is het de duurste manier om hem te huren. SaaS werkt in de meeste gevallen op dezelfde manier. Als je de maandelijkse kosten over een langere periode bij elkaar optelt, kan SaaS duurder worden dan een on-premise licentie. Daarom komt het voor dat bedrijven hun software weer intern te brengen. Ze exporteren dan de data om ze te importeren naar de on-premise-versie.

Let op de kleine lettertjes in het contract

Er zijn echter kosten verbonden aan het vrijgeven van de data die gedurende jaren van de systemen gebruik heeft gemaakt. Het is niet altijd duidelijk is wie de eigenaar van de data is bij SaaS applicaties. Dit zit meestal verborgen in de kleine lettertjes van de SLA of het contract.

Voer eerst een TCO evaluatie uit

On-premise kan financiële voordelen bieden, net als cloud. Bedrijven moeten hun organisatiestrategie strikt bepalen en een due diligence met een volledige software-evaluatie uitvoeren. Daarbij worden SaaS en on-premise vergeleken vanuit een Total Cost of Ownership standpunt. In dit geval, waar een SaaS en on-premise-leveranciers worden vergeleken, is het aan te bevelen om twee SaaS-leveranciers te evalueren. Dat verzekert een ​​onpartijdig software-selectieproces dat je extra inzicht verschaft over de vraag of de eerste SaaS-leverancier niet fout zit.

Total Cost of Ownership is input voor je IT strategie

Uiteindelijk komt het neer op wat meer waard is voor de organisatie. Meer betalen om de technologie nu te krijgen of om een on-premise systeem te kopen. Vragen die daar bij komen kijken zijn:

• Investeringskosten of maandelijkse kosten, Capex of Opex?
• Kan je bedrijf hiermee wachten?
• Wat past bij je strategische bedrijfsapplicatie en infrastructuurvisie?
• Belemmert het je vermogen om zaken te doen?

Het zijn strategische vragen die je moet beantwoorden voordat je dit type aankoop doet. Externe consultants die onpartijdig en strategisch advies betreffende je applicatie- en infrastructuurstrategie bieden, kunnen de evaluatietijd te verkorten. Daarbij behaal je de maximale ROI terwijl je kansen op IT-storingen verkleinen.

Discussieer mee op LinkedIn.