Change Control Board (CCB) en SCRUM

Change Control Board (ook bekend onder de afkorting CCB) is een groep personen binnen een projectteam die verantwoordelijk is voor het nemen van de uiteindelijke beslissing over of en wanneer we bepaalde wijzigingen binnen een project moeten aanbrengen aan een systeem. Het proces waarin de Change Control Bord bepaalt of en wanneer een reeks wijzigingen moet worden doorgevoerd, kent twee elementen.

1. De Change Control Board moet de impact van de voorgestelde wijzigingen op het systeem analyseren en beoordelen.
2. Na deze afweging kan de Change Control Board de wijzigingsverzoeken goedkeuren, weigeren, de wijzigingen ongedaan maken, meer informatie vragen of de beslissing uitstellen.

Een beslissing stellen we uit in afwachting van antwoorden of andere gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op de uiteindelijke keuze. Al de wijzigingen die een grotere invloed hebben op het project, worden vrijwel altijd aan de CCB ter goedkeuring voorgelegd. De Change Control Board is een bekend fenomeen in het IT / software vakgebied.

CCB en SCRUM

De CCB past goed bij de traditionele waterval projecten omdat we functionele wijzigingen daar niet zo snel kunnen doorvoeren. Bij SCRUM kan dat echter na iedere Sprint, waarbij het team beslist welke requirements we op dat moment het beste kunnen aanpakken. In dit artikel gaan we nader in op Change Control Board en hoe deze zich verhoudt tot SCRUM.

Rollen binnen de Change Control Board

Om duidelijk te maken hoe een Change Control Board werkt kunnen we kijken hoe deze is samen gesteld. De volgende personen kunnen namelijk deelnemers van de CCB zijn:

• Voorzitter – Roept de board bijeen, leidt de Change Control Board-vergaderingen en neem bovendien de definitieve beslissing over een voorgestelde wijziging.
• Project assistent – Degene die verantwoordelijk is voor het documenteren en onderbrengen van de wijzigingen in het project. Hij treedt op als secretaris van de CCB.
• Project Manager – Is verantwoordelijk voor het succesvol afronden van het project.
• Bestuursleden – Zijn afkomstig van verschillende projecten of teams van de organisatie. Zij beslissen mee of een wijziging wordt goedgekeurd of afgewezen.
• Initiatiefnemer – Degene die een wijziging voorstelt ​​om te worden goedgekeurd. Hij presenteert het voorstel binnen de CCB.
• Beoordelaar – Evalueert welke invloed voorstellen hebben op de scope, de planning en de kosten van het project.
• Reviewer – Checkt of de goedgekeurde wijzigingen zijn juist in het project zijn doorgevoerd.

Is de Change Advisory Board hetzelfde als de Change Control Board?

Bij change management zijn er twee sleutelfactoren voor het succes van ons bedrijf: Onze technologie en onze besluitvormingsprocessen. Om deze factoren te managen hebben we een structuur nodig. Hiervoor kennen we de Change Control Board en de Change Advisory Board. Zij richten zich op veranderingsgerelateerde besluitvorming. Het grootste verschil tussen deze twee is hun reikwijdte:

• De CCB behandelt voornamelijk veranderingen binnen projecten
• De CAB behandelt alle wijzigingen met betrekking tot de levenscyclus van de service, inclusief noodwijzigingen

Het Change Management Proces binnen projecten

De deelnemers van de Change Control Board zijn bekend, nu kijken we naar het Change Management Proces en de rol van de board daarin. We onderkennen de volgende stappen:

Stap 1: Indienen van het wijzigingsvoorstel

In deze stap onderkent iemand de noodzaak voor een wijziging en dient hij een wijzigingsvoorstel in bij de board. Aanleidingen voor wijzigingen kunnen zijn:

• Een nieuwe projectscope.
• Veranderingen in functionele of technische requirements.
• Nieuwe tools of gekoppelde systemen.
• Een nieuwe leverancier.

De opsteller moet de voorgestelde wijziging documenteren en beargumenteren waarom deze nodig is.

Stap 2: Evaluatie

De Voorzitter wijst een bestuurslid aan om de wijziging te evalueren en of deze nodig is. De invloed op de scope, het budget en de planning van het project moeten we in kaart brengen.

Stap 3: beoordeling door de Change Control Board

De voorzitter roept de Change Control Board bijeen en geeft de bevindingen van de beoordelaar door. De beoordelaar presenteert de bevindingen in een objectieve presentatie. De board luistert en stelt vragen. Zodra het board tevreden is vraagt de voorzitter om te  stemmen. De wijziging wordt afgewezen of goedgekeurd.

Nadat de wijziging is goedgekeurd, is de wijziging nog te annuleren tijdens een van de vervolgstappen. De Change Control Board moet echter goedkeuring geven om een wijziging te annuleren. De voorgestelde wijziging wordt in zo’n geval afgesloten. Bij een wijziging, gaat het proces verder met stap 6 om daar af te sluiten.

Stap 4: Doorvoeren van de wijziging

Als de wijziging is goedgekeurd, neemt de Project Manager de wijziging op in het project zoals gedocumenteerd volgens het goedgekeurde wijzigingsverzoek. Als de wijziging is afgerond, rapporteert de Project Manager de status aan de Change Control Board.

Stap 5: Review

Nadat de voorzitter de bevestiging dat de Project Manager de wijziging heeft verwerkt heeft ontvangen, wijst hij een reviewer aan. De reviewer controleert of de wijzigingen juist zijn verwerkt.

Stap 6: Afsluiten

Zodra de reviewer heeft gemeld dat de wijzigingen juist zijn verwerkt volgens het goedgekeurde wijzigingsverzoek, kan de Change Control Board het wijzigingsverzoek sluiten.

Het nut van een Change Control Board

Een Change Control Board ondersteunt het beheer van de talloze wijzigingen die zich tijdens een project voordoen. De opdrachtgever en het projectteam hebben misschien overeenstemming bereikt over de scope, de kosten en de planning, maar het is onvermijdelijk dat er wijzigingen optreden tijdens het project.

Je zou verwachten dat de Change Control Board (CCB) een officieële commissie is, maar dat is niet waar. De CCB is vaak een kleine groep projectteamleden die wijzigingsverzoeken willen beoordelen en goedkeuren of afwijzen. Zelfs bij kleine projecten, is het beter om een soort CCB te hebben dan helemaal geen CCB te hebben.

Wijzigingen zijn er in vele vormen en zullen ons project positief en / of negatief beïnvloeden. Een CCB helpt ons echter bij het bepalen welke veranderingen aanvaardbaar zijn om uit te voeren, welke niet en welke moeten wachten.

Gebruik de change control board voor het project

In plaats van veranderingen te negeren of ieder idee te accepteren zonder onderzoek, gebruik je de CCB om vast te stellen wat het beste bij het project past.

Sommige leden van het projectteam zullen geweldige ideeën hebben voor het project. Ze zitten immers goed in het project en kunnen duidelijk zien wat er verbeterd kan worden. Als je die ideeën telkens afwijst, krijg je ruzie met je team. Dan komt er niemand meer met geweldige ideeën naar je toe. Onderdeel van het werk van een CCB is luisteren naar alle ideeën, zorgvuldig nadenken over het nut en uitleggen aan het projectteam (of de opdrachtgever) waarom een ​​idee wordt goedgekeurd, afgewezen of aangehouden.

Een Change Control Board is meer dan alleen een database voor het vastleggen van wijzigingen en een beheerstool. Een CCB kan teamleden en opdrachtgevers bovendien tonen dat hun ideeën de moeite waard en innovatief zijn. Het kan de ideeën met de meest positieve invloed accepteren waardoor de waarde van het project groter wordt.

Change Controle Board en SCRUM

SCRUM kent twee soorten functionele wijzigingen:

• Binnen de scope (verfijning van bestaande requirements).
• Buiten de scope (nieuwe requirements).

Wijzigingen binnen de scope handelen we af via het SCRUM proces. Dat wil zeggen via de Product Owner die gaat over aanpassingen van de user stories. De wijzigingen die echter buiten de scope van het project vallen moeten een CCB-proces doorlopen. Zij moet eerst worden goedgekeurd en resulteren doorgaans in een contractwijziging.

Het is daarom belangrijk om het verschil tussen binnen en buiten de scope te kennen. Dit vereist dus een duidelijke vaststelling van de scope aan het begin van een project en een duidelijk begrip van je backlog-items.

De voordelen van een Change Control Board voor SCRUM

Een CCB is dus een kleine groep SCRUM-teamleden die wijzigingsverzoeken beoordelen. Zelfs als we met kleine Sprints werken, is het beter om iets te hebben dat op een CCB lijkt dan er helemaal geen te hebben.

Een CCB kan ons helpen bij het managen van veranderingen die we tijdens een sprint tegenkomen. De Product Owner, de SCRUM-master en het SCRUM-team zijn het misschien eens geworden over de omvang van een sprint, maar er bestaat een kans dat er nieuwe ideeën komen voordat we de sprint afsluiten. Deze veranderingen zijn er in vele vormen en zullen de sprint positief of negatief beïnvloeden. Een CCB helpt ons om erachter te komen welke wijzigingen acceptabel zijn, welke niet en welke op de backlog komen.

Ideeën stop

Soms hebben SCRUM-teamleden echter geweldige ideeën tijdens een sprint. Zij zitten er immers midden in en zien duidelijk waar het beter kan. Als we die ideeën altijd afschieten, creëren we onvrede binnen het team.

Een CCB kan dus meer zijn dan alleen een waakhond voor het volgen van wijzigingen. Een CCB kan SCRUM-teamleden laten zien dat hun ideeën de moeite waard en innovatief zijn. En het kan helpen bij het bevorderen van die ideeën die een positieve invloed hebben op de software.

Discussieer mee op LinkedIn.