Omgaan met wijzigingen in projecten

Wijzigingen komen in alle projecten voor en soms is het zo bont dat er telkens andere teamleden bij de projectmeetings aanschuiven. Die vragen dan waarom bepaalde beslissingen zijn genomen en moeten we alles nog een keer uitleggen. Wijzigingen is een van de gevolgen. Vooral bij overheidsprojecten komt dat voor en het kan de voortgang enorm verstoren.

Projectmanagers besteden veel tijd aan het maken van plannen en het opstellen van projectdoelstellingen. Opdrachtgevers en projectteams besteden veel tijd aan het uitrollen van het project. Wijzigen kunnen er voor zorgen dat alles overnieuw moet worden gedaan. Een duidelijk, eenvoudig Change Management Proces en een goed overzicht op het grotere geheel helpt het project op koers te houden. Zelfs als een groot deel verandert kunnen we de koers vast houden als we ons hoofd koel houden.

Accepteer dat wijzigingen plaatsvinden

De gevolgen van wijzigingen kunnen desastreus zijn in waterfall projecten, maar ook Agile / Scrum projecten kunnen er enorm onder lijden. Grote delen van de reeds afgeronde Sprints kunnen we ermee raken.

Wijzigingen vinden plaats op vrijwel elk moment in de levenscyclus van een project. We moeten erken dat wijzigingen onvermijdelijk zijn. Vaak zijn ze zelfs gunstig voor een project. Hiervoor is echter wel een Agile benadering van de projectmanager nodig om de planning en uitvoering aan te passen. Het ontwikkelen van strategieën om effectief met wijzigingen om te gaan, is de beste manier om ze te managen. Juist als we het idee hebben dat het project constant aan het verschuivingen is, is een goeie strategie belangrijk.

Een voorwaarde voor het managen van wijzigingen is een gestructureerd Change Management Proces, het wetboek voor onze strategie. Dat zal bepalen hoe we als projectmanager het beste kunnen reageren op veranderingswensen en eisen tijdens een lopend project. Het helpt ons om te navigeren in de richting van de uiteindelijke doelen van alle partijen.

Wijzigingen en de Project Scope

De projectscope bepaalt wanneer een project succesvol is afgerond. Als aanvragen voor projectwijzigingen worden ontvangen, moeten we bekijken of en hoe deze wijzigingen de scope van het project kunnen beïnvloeden. Het Change Management Proces moet zo zijn ingericht dat duidelijk wordt of een wijziging wel of niet binnen de Project Scope valt. Tevens moeten we helder maken of een wijziging al dan niet praktisch of noodzakelijk is.

Het Change Management Proces

Wijzigingen op de projectdoelstellingen hebben meestal gevolgen voor het budget, de deadline of de functionaliteit. Inhoudelijk kunnen wijzigen betrekking hebben op:

• De infrastructuur.
• De tooling.
• Het projectteam.
• Het ontwikkelteam.
• De requirements.
• Backlog.

Als projectmanager moeten we deze wijzigingen bespreken met de opdrachtgevers. Stel veranderingen in de projectdoelstellingen voor en zorg voor goedkeuring of afwijzing om het project voort te zetten. Duidelijkheid en commitment van de opdrachtgevers is van groot belang. Voor dat we de beslissing kunnen voorleggen moeten we echter wel een aantal stappen doorlopen. Of we de projectomvang echter moeten vergroten of verkleinen, het proces blijft gelijk.

1. Het ontvangen van een wijzigingsverzoek

We kunnen een wijzigingsverzoek op honderden verschillende manieren ontvangen: in een vergadering, via e-mail, per telefoon, of in de hal als we ’s avonds naar huis gaan. In het ideale geval krijgen we de wijzigingen op een Change Management Formulier aangereikt. In het echte leven denken veel belanghebbenden echter dat het invullen van formulieren de taak van de projectmanager is. Waarschijnlijk is dat in onze organisatie ook zo.

Hoe informeel een wijzigingsverzoek ook binnenkomt, het moet alle details nauwkeurig en beknopt weergeven. Zodra alle details nauwkeurig zijn vastgelegd, geven we het formulier aan de initiatiefnemer zodat hij kan vaststellen dat alle punten zijn opgenomen.

Houd er rekening mee dat veranderingen ook betrekking kunnen hebben op randzaken zoals het volgen van een training. Ga er niet van uit dat alle wijzigingen verband zullen houden met de inhoud van het project.

2. Evalueer de wijziging

Evalueer het wijzigingsverzoek op ieder aspect. Beoordeel de impact van de wijzigingen op:

• De planning.
• De ontwerpen.
• Het afgeronde werk.
• Het nog uit te voeren werk.
• De begroting.
• De kwaliteitseisen.
• De Scope.
• Beschikbaarheid van resources.

Een gewenste wijziging van de software kunnen we bijvoorbeeld schatten op 5 dagen werk. Dit voegt echter niet alleen 5 dagen aan de planning toe, maar omdat het ook andere taken raakt heeft het meer impact. Die andere taken moeten we ook verplaatsen. De wijziging voegt in totaal 8 dagen aan het planning toe. Het zou dus 10.000 Euro en 8 extra dagen kosten. Daarbij komt het go-live moment in gevaar. Daarom zijn er ook extra kosten om de risico’s te ondervangen. De kwaliteit blijft hetzelfde maar de scope verandert als we de nieuwe wijziging doorvoeren.

Alle relevante documentatie zou moeten we bijwerken, inclusief de ontwerpen, het projectplan, de trainingen en de gebruikershandleidingen. Deze documenten waren al voor een groot deel af.

Een eenvoudige 5-daagse wijziging heeft daarom vergaande gevolgen voor het project. Het is belangrijk om alle relevante factoren in overweging te nemen voordat we een implementatiebeslissing voorstellen. Het volledige beeld kan een beslissing namelijk anders laten uitvallen dan verwacht.

3. Bereid een business case voor en presenteer deze

Met een goed begrip van de volledige impact van de gevraagde wijziging, presenteren we een business case met betrekking tot de levensvatbaarheid er van.

In sommige gevallen voeren we wijzigingen niet door omdat de business case negatief is. In andere gevallen kan er voldoende voordeel zijn om de kosten van het uitvoeren van het aanvullende werk te compenseren. Soms is er echter geen sprake van een business case maar is de wijziging onvermijdelijk. Ze vallen buiten onze controle en ongeacht het negatieve effect moeten we ze uitvoeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Wijzigingen in de wet- en regelgeving.
• Organisatorische herstructurering.
• Veranderde marktomstandigheden.
• Budget herzieningen.

4. De beslissing

Over kleine wijzigingen die binnen ons mandaat vallen kunnen we zelf beslissen om wijzigingen te accepteren of te weigeren. Grotere wijzigingen moeten opdrachtgever of de stuurgroep goedkeuren. Aan het begin van ieder project wordt over het algemeen duidelijk omschreven wat onder het mandaat van de projectmanager valt.

Ongeacht de uitkomst is het belangrijk om alle betrokkenen op de hoogte te houden. Het van ons vervreemden van teamleden kan ten koste gaan van de integriteit van het hele project en eventuele toekomstige samenwerkingen blokkeren.

Je team leiden door het veranderingsproces

Het projectteam is cruciaal voor het succes van het project, dus het helpt hen om actief betrokken te zijn bij het managen van wijzigingen. 5 Manieren waarop we het team helpen om snel het proces van projectwijziging te doorgronden:

5 manieren om een projectwijziging te doorgronden

1. Sta open voor veranderingen. Laat het team weten dat er altijd wijzigingen op projecten zijn.
2. Wees open over de wijzigingen. Het Change Management Proces is niet voor iedereen vanzelfsprekend. De meeste teamleden zullen niet weten wat we van hen verwachten voordat ze zijn ingelicht. Stel een briefing op om het proces met ze te bespreken en laat iedereen weten wat zijn of haar rol is bij de uitvoering ervan.
3. Maak het simpel. Projectverandering is veelal op zijn best een gecontroleerde chaos. Ons team vindt veranderingen onrustbarend – vooral als we grote of ongedaan gemaakte beslissingen die al lang vastlagen en hindernissen die al lang waren verlost heroverwegen. De planning moeten wen aanpassen, het budget moet veranderen, de requirements wijzigen. Het team kijkt naar de project manager voor begeleiding en stabiliteit. Maak het proces zo simpel mogelijk voor hen.
4. Wees bereid om te helpen. Een nieuwe werkwijze kost tijd om succesvol te integreren. Als we gewend waren om wijzigingen op informele wijze te managen, kan de verandering naar een formeel proces een tijdje duren voor dat het ‘de manier waarop we hier dingen doen’ wordt. Laat het team weten dat we er zijn om hen te helpen.
5. Wees niet bang om nee te zeggen. Niet alle wijzigingen zijn verstandige wijzigingen. Zeg het team weten dat als ze vinden dat een wijziging niet de juiste is voor het project op dit moment ze dit moeten laten weten. We moeten dan de discussie met de aanvrager aangaan en het verzoek afwijzen.

Er niet in slagen om wijzigingen effectief te managen is de beste manier om een ​​project volledig te laten mislukken. Gewapend met de juiste informatie en processen, kunnen we projectwijzigingen echter op een gecontroleerde, slimme en voordelige manier afhandelen.

Discussieer mee op LinkedIn.