De RACI Matrix is bij uitstek een hulpmiddel bij het samenstellen van een project team. Het delegeren van taken is daarbij een essentieel onderdeel van de rol van een projectmanager. Daarom is het vroegtijdig identificeren van rollen en verantwoordelijkheden in een project belangrijk. De RACI matrix is een uitstekend hulpmiddel dat bijvoorbeeld een goed inzicht geeft in de invulling van de projecttaken. Als projectmanager is het belangrijk dat we vanaf het begin de verwachtingen van de mensen die bij het project betrokken zijn, helder maken.
Projecten vereisen veel betrokkenheid van mensen, maar hoe voorkomen we een situatie waarin mensen met elkaar worstelen om een taak uit te voeren. Het is al even moeilijk om om te gaan met een situatie waarin niemand eigenaar is en een beslissing neemt. Hoe weten mensen hun verantwoordelijkheidsniveau, wanneer zij hun projectmanager erbij moeten betrekken, of wanneer zij hun bevindingen zouden moeten doorgeven?
De RACI afkorting
Het RACI model is een eenvoudig hulpmiddel voor het identificeren van rollen en verantwoordelijkheden en het vermijden van verwarring over die rollen en verantwoordelijkheden tijdens een project. Het acroniem RACI staat voor:
Responsible: de persoon die het werk doet om de taak te volbrengen. Ze hebben de verantwoordelijkheid om het werk gedaan te krijgen of de beslissing te nemen. In de regel is dit één persoon, dit kunnen bijvoorbeeld een business-analist, consultant of applicatiebeheerder zijn.
Accountable: de persoon die verantwoordelijk is voor de juiste en grondige voltooiing van de taak. Dit moet één persoon zijn en is daarom vaak de projectdirecteur of de opdrachtgever. Deze rol is verantwoordelijk voor het project en keurt het werk goed.
Consulted: de mensen die informatie verstrekken over het project en met wie er tweerichtingscommunicatie is. Dit zijn meestal meerdere mensen, vaak materiedeskundigen en experts op het onderwerp.
Informed: de mensen die op de hoogte worden gehouden van de voortgang en met wie er eenrichtingscommunicatie is. Dit zijn mensen die worden beïnvloed door de resultaten van de taken en moeten daarom up-to-date worden gehouden.
Zonder duidelijk omschreven rollen en verantwoordelijkheden kunnen projecten gemakkelijk in de problemen komen. Als teamleden weten wat het projectmanagement van hen verwacht, is het eenvoudiger om hun werk op tijd, binnen het budget en op het juiste kwaliteitsniveau te voltooien.
Een RACI-matrix gebruiken we om rollen en verantwoordelijkheden bespreekbaar te maken, ze met elkaar overeen te laten komen en over te communiceren.
Stap voor stap een RACI matrix maken
Identificeer alle taken die nodig zijn voor het afronden van het project en plaats ze aan de linkerkant van de RACI matrix in volgorde van afronding.
Vul de cellen van de matrix in en identificeer wie verantwoordelijk is, de verantwoordelijkheid heeft en wie we per taak kunnen raadplegen en wie we moeten informeren.
Zorg ervoor dat iemand de verantwoordelijkheid heeft voor een taak en dat er iemand verantwoordelijk is voor die taak.
Voor geen enkele taak mag meer dan één rol de verantwoordelijkheid hebben. Los eventuele conflicten op, als er meer dan een rol de verantwoordelijkheid heeft voor een taak.
Deel en bespreek de RACI matrix met alle belanghebbenden. Zorg dat er voor dat de matrix een akkoord is voordat het project van start gaat.
Stap
Projectinitiatie
project-manager
Project-leider
Business Analyst
Consultant
Applicatie-beheerders
1
Taak 1
C
A / R
C
I
I
2
Taak 2
EEN
I
R
C
I
3
Taak 3
EEN
I
R
C
I
4
Taak 4
C
EEN
I
R
I
Best practices voor RACI matrix
Het is niet voldoende om alleen een RACI-matrix te maken. We moeten er tevens voor zorgen dat de matrix overeenkomt met een succesvolle strategie. Conflicten en onduidelijkheden in het plan moeten we er dus uit halen.
Het oplossen van conflicten en dubbelzinnigheden in een RACI-matrix houdt in dat we elke rij beoordelen en op en neer in elke kolom kijken naar het volgende:
Analyse voor iedere rol
Zijn er te veel R’s: Heeft één teamlid te veel van het project toegewezen gekregen?
Geen lege cellen: Moet het teamlid bij zoveel van de activiteiten betrokken worden? Kunnen we Verantwoordelijk wijzigen in Geraadpleegd of Geraadpleegd wijzigen in Geïnformeerd? Dat wil zeggen, zijn er niet te veel teamleden om de boel draaiende te houden? (En zo ja, wat zegt dat over de cultuur waarbinnen we dit project moeten managen?)
Buy-in: Is ieder teamlid het volledig eens met de rol die ze in deze versie van de matrix moeten spelen? Wanneer we een dergelijke overstemming bereiken, moeten we dat opnemen in het handvest en de documentatie van het project.
Analyse voor iedere taak of deliverable
Geen R’s: Wie doet het werk in deze stap en levert de resultaten? Wie neemt het initiatief?
Te veel R’s: Ook dit is een teken dat het projectteam te groot is om de zaken in beweging te houden?
Geen A’s: Wie is verantwoordelijk? Er moet voor iedere stap één ‘A’. Er moet namelijk één teamlid verantwoordelijk zijn voor wat er gebeurt.
Meer dan één A: Is er verwarring over bevoegdheden? Teamleden met verantwoordelijkheid hebben het laatste woord over hoe we het werk moeten uitvoeren en hoe we conflicten oplossen. Te veel A’s nodigt uit tot langzame en omstreden besluitvorming.
Elk vakje ingevuld: Moeten we alle teamleden echt betrekken? Zijn er echt voordelen bij het betrekken van alle teamleden, ofwel zijn alle plekken gedekt?
Veel C’s: Moeten we alle teamleden routinematig raadplegen, of kunnen we ze op de hoogte houden en uitzonderlijke omstandigheden aan de orde stellen als dat noodzakelijk is? Te veel C’s in de lus vertraagt het project dus echt.
Zijn alle echte teamleden in dit model opgenomen? Het is soms een grotere uitdaging om daarvoor te zorgen, omdat het een weglatingsfout is. Dit kan daarom vaak het beste door een stuurgroep of managementteam worden aangepakt.
De Raci Matrix is bij uitstek een hulpmiddel bij het samenstellen van een project team. Daarbij is delegeren een essentieel onderdeel van de rol van een projectmanager.
Sharing IT Best Practices with you
