Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
IT consultant
Een IT Consultant is onderdeel van twee sectoren, de IT sector en de Consultancy sector. Dit zijn beide enorme sectoren met veel deelgebieden en specialisaties. De IT consultant zal echter meestal van zichzelf zeggen dat hij in de IT sector werkt.
Een IT consultant is een persoon die adviezen, richtlijnen en een routekaart biedt voor het sourcen, gebruiken en beheren van IT-middelen en -bronnen. Deze consultant biedt organisaties daarom best practices voor het gebruik van IT-oplossingen en -services voor hun zakelijke doelstellingen en bij het oplossen van hun problemen. Daarnaast geeft hij ook vaak organisatorische adviezen.
Kort gezegd richt de IT consultant zich dus op het adviseren van organisaties over de beste manier om informatietechnologie (IT) te gebruiken bij het bereiken van hun bedrijfsdoelstellingen.
Het leveren van IT-consultingdiensten is een integraal onderdeel van de taken van een IT consultant. Het doel van IT-consultingdiensten is om up-to-date en concurrerend te blijven van bedrijven door het invoeren van de nieuwste technologische trends. Moderne bedrijven zijn vaak op zoek naar dergelijke diensten om waarde aan hun bedrijf toe te voegen. Meestal vertrouwen ze op IT consultancy bureaus uit de eigen regio omdat ze de beste klik met hun professionals hebben. Een goede consultant kent de best mogelijke manieren om bestaande infrastructuren, die door hun klanten zijn geïmplementeerd, te optimaliseren. Zij adviseren hun klanten eveneens over de manier waarop zij hun bestaande IT-infrastructuur het best kunnen gebruiken.
Bedrijven vertrouwen op IT consultancy bureaus voor het verkrijgen van:
Een IT consultant is een professional die geassocieerd wordt met de volgende vaardigheden:
Van de IT consultant mogen we ook verwachten dat hij hier speciaal voor hoger is opgeleid.
IT-consulting omvat bovendien meestal het adviseren en begeleiden van een klant door de schaal van de IT-behoeften van bedrijven te beoordelen en processen te ontwikkelen voor het toepassen van informatietechnologieën op een manier die een bedrijf ten goede komt. Een IT consultant zal waarschijnlijk tevens diensten aanbieden waarin hij of zij computersystemen voor een klant zal controleren en beheren om ervoor te zorgen dat het IT-systeem correct en veilig functioneert.
Naast IT adviezen leveren IT consultants meestal de raming, het beheer, en de implementatie van IT-systemen aan hun klanten. Deze praktijk staat bekend als “outsourcing“.
IT consulting is een specifieke tak van consultancy, gerelateerd aan informatietechnologie. Daarbij worden tevens verschillende soorten software gebruikt om de processen van een bedrijf te verbeteren. Een speciale consultancy taak heeft bovendien te maken met Business Intelligence (BI). Dat wil zeggen het gebruik van databases om overzichten te maken waar men dus informatie over het bedrijf kan zien. Bekend voorbeeld zijn economische ratio’s. De BI consultant maakt, beoordeelt en adviseert ons dus naar aanleiding van de BI uitkomsten.
Veel organisaties vinden dat ze niet ‘geleverd’ kregen wat ze van een externe IT consultant verwachtten. Om effectief met een IT consultant samen te werken, moeten we echter het doel definiëren, het doel communiceren, de juiste mensen ‘aan boord’ krijgen en het contract documenteren.
We moeten onszelf eerlijk afvragen waarom we een externe adviseur nodig hebben. Is het hun vakgebied? Is het bijvoorbeeld om tijd te besparen? Of over organisatieveranderingsvraagstukken? Gaan we voor een objectieve/onafhankelijke kijk? Proberen we politieke barrières te overwinnen? Enzovoort.
Beschrijf dus het werk dat we gedaan willen hebben en geef duidelijk aan wat we van het adviestraject verwacht. Consultants zijn geen goochelaars, de resultaten moeten realistisch zijn.
Maak duidelijk hoe we verwachten dat het doel en de missie van onze organisatie zullen profiteren door de opdracht te relateren aan de bedrijfsstrategie. Het verlanglijstje van het personeel is echter minder van belang.
Bepaal het tijdschema, het honorarium, de expertisegebieden, de reikwijdte, barrières en eventuele beperkingen, bijvoorbeeld gegevensbescherming, privacy of vertrouwelijkheidskwesties met betrekking tot het project.
Verduidelijk onze eigen rol, welke sleutelfiguren zullen hierbij worden betrokken? Dus, hoe maken we hun tijd vrij om met de IT consultant samen te werken?
Overleg met de juiste belanghebbenden zoals personeel, managers, gebruikers/klanten/leden over de aard van de ontwikkeling of het probleem.
Definieer de specifieke behoeften voor het type expertise dat we willen dat de consultant heeft. Gaat het bijvoorbeeld om bedrijfssystemen? Of een ontwikkelaar? Capaciteit van het personeel? Organisatieverandering? Een vaardigheidsprobleem?
Vraag IT consultants alleen offertes voor werkzaamheden waarvoor zij gekwalificeerd zijn om uit te voeren. Dit is niet altijd gemakkelijk, omdat we soms niet zeker weten wat we nodig hebben.
Elke benaderde principal consultant zal ons doorverwijzen naar een andere consultant als het project duidelijk buiten zijn capaciteit, ervaring en/of expertise ligt.
Potentiële consultants zullen ons normaal gesproken graag basisinformatie over zichzelf sturen en met ons praten over onze behoeften. Dit is kosteloos, het helpt hen namelijk bij het bepalen van de omvang van het project en de aard van het project vast te stellen.
De consultant moet inzicht hebben in de problemen die spelen in onze sector en hoe ze hiermee rekening kunnen houden tijdens het project.
Vraag potentiële IT consultants om schriftelijke voorstellen in te dienen, waaronder:
Succesvol advies vraagt om goodwill en een goede, openhartige verstandhouding. Maak daarom kennis met de adviseur(s) die de klus gaan klaren en brief ze goed aan de hand van de schriftelijke opdracht en eventuele achtergrondinformatie die wij of zij nodig achten.
Selecteer de consultant waarvan we denken dat deze de beste kwalificaties en ervaring heeft en met wie we bovendien comfortabel en eerlijk kunnen samenwerken.
Gebruik ook eventuele andere voorstellen die we hebben ontvangen om te verfijnen, de opdracht in dit stadium te wijzigen en de voorstellen te bespreken.
Bespreek het gekozen voorstel met de potentiële IT consultant voordat we een definitieve beslissing nemen. Als we niet tevreden zijn met bepaalde aspecten van het voorstel, mogen we ons niet onder druk gezet voelen om ze te accepteren. Blijf in gesprek met de consultant totdat we volledige overeenstemming over het voorstel kunnen bereiken en neem dit op in het contract.
Verwacht dat ze onze taal gebruiken, en geen termen gebruiken die het proces voor ons mystificeren.
Vraag de gekozen consultant om namen of schriftelijke referenties van voormalige klanten uit de sector om de geschiktheid van de IT consultants voor de opdracht te verifiëren.
Wees duidelijk over wat er gebeurt als we de voorwaarden van het contract tijdens het project moeten wijzigen. Maak duidelijk wat de verplichtingen zijn als het projectcontract wordt geannuleerd. Het is bovendien het beste dat de persoon die tekent voor onze organisatie een significante invloed en interesse heeft in de ‘volgende stap’.
In essentie is een IT consultant een persoon die een goed begrip heeft van onze business en informatietechnologieën en systemen. Hij kan daarom helpen dergelijke systemen ten behoeve van ons eigen bedrijf te implementeren.
| De IT consultant komt bij ons over de vloer en vaak bouw je tevens een persoonlijke band op tijdens een project. Het is echter belangrijk om te weten dat niet alle IT consultants even goed zijn. Ook de uurtarieven verschillen enorm. Om problemen te voorkomen moet je dus vooraf checken of de consultant de opdracht wel aan kan. Als je denkt aan het inhuren van een IT consultant, vergeet dan niet om eerst de kwaliteit van zijn werk voor andere klanten uit je branche te controleren. |
Is de IT consultant eenmaal aan boord dan moeten we en de relatie met deze consultant managen. We moeten hem of haar goed voorbereiden en in de gaten houden wat in het eindrapport komt te staan. De onderstaande tips moeten ons helpen het advies te krijgen waarop we hoopten en misverstanden aan beide kanten te voorkomen.
Maak een beknopte briefing die duidelijk de doelstellingen, reikwijdte, tijdschema, rapportageprocedure en beperkingen van het project definieert. Stem deze af met anderen in de organisatie, mensen die invloed zullen hebben op de uitkomst van het project.
Maak duidelijk welke deliverables de IT consultant voor zal opleveren, bijvoorbeeld een rapport, presentatie, training, data, onderzoeksresultaten.
Het effectief inzetten van IT consultants vraagt om inzet van geld en tijd van onze medewerkers.
Onthoud dat we de voortgang van de opdracht moet volgen om er het maximale uit te halen. Consultants zijn het meest kosteneffectief wanneer ze werken volgens een overeengekomen programma en tijdschema. Zorg ervoor dat er regelmatig voortgangsgesprekken zijn. De adviseur moet ons volledig op de hoogte houdt van de voortgang ten opzichte van het werkprogramma.
Om de aanbevelingen te implementeren en door te gaan naar ‘next steps’ is het vaak het meest kosteneffectief als de adviseur één op één met ons management spreekt. Als we input moeten leveren, zorg er dan voor dat we dit binnen de afgesproken tijd doen. Als wij de voortgang van de adviseur belemmeren, kunnen er extra kosten ontstaan. Consultancy vraagt niet alleen onze investering in salarissen, maar ook onze tijd.
We moet ernaar streven de belanghebbenden zo vroeg mogelijk bij het project te betrekken, zodat zij de aanbevelingen gedeeltelijk “ownen” en belang hebben bij de resultaten.
Consultancyprojecten zijn vaak het meest effectief wanneer ze worden uitgevoerd als een gezamenlijk team van consultant(s) en medewerkers in onze organisatie. Daarbij komen we de inhoud van het rapport van de consultant overeen met de medewerkers tijdens een voortgangsvergadering.
Zorg ervoor dat de consultant geen ‘verrassingen’ bewaart voor het openbare rapport. Het rapport van de adviseur is vaak zijn of haar meest tastbare deliverable, maar het moet een hanteerbare omvang hebben. Vraag de adviseur of we het eindrapport in kunnen zien voordat hij of zij het openbaar maakt.
Het eindrapport mag geen verrassingen bevatten. Als er zeer vertrouwelijke of controversiële kwesties zijn, vraag dan om deze in een privébrief te zetten in plaats van in het rapport zelf. Zorg er ook voor dat het rapport is geschreven op een manier die de medewerkers kunnen begrijpen en gebruiken.
Vraag de consultant om een presentatie aan ons te geven, als dit helpt bij het bespreken van de aanbevelingen uit het rapport.
Sommige adviesprojecten zullen niet resulteren in een schriftelijke rapportage. Als dit het geval is, zorg er dan voor dat duidelijk is wat het ’tastbare’ resultaat zal zijn voordat het werk begint.
Er moet een moment zijn om het contract af te ronden en feedback te geven aan de consultant. Om ervoor te zorgen dat er een erfenis en blijvende waarde van het consultancyproject is, is het goed om dit project te zien als onderdeel van een proces in plaats van als het uiteindelijke resultaat.
Heeft dit deel van het proces de kans op verandering, oplossing en innovatieve oplossingen vergroot? Zo ja, wie zal de uitkomsten van de deliverables voortzetten, begeleiden en/of uitvoeren? Review, wat ging er goed en minder goed in het proces van het werken met de IT consultant?
Dagtarieven voor freelancers variëren van € 200 tot € 800+. Ook dit is afhankelijk van ervaring en expertisegebied.
Discussieer mee op LinkedIn.
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.