6 Time Management tips voor ZZP-ers

Nu de ZZP-ers zelfstandig moeten kunnen werken en specifieke taken moet uitvoeren waarin de opdrachtgever moeilijk zelf kan voorzien zijn zij ook meer verantwoordelijk voor het eindresultaat dan ooit. Krappe budgetten en tijdslimieten helpen de ZZP-ers daar niet bij. Het managen van tijd is een van de meest vervelende uitdagingen voor elke ZZP-er. In feite worden slechts 30 procent projecten op tijd voltooid, vanwege een slecht time management.

Hoewel het halen van de deadlines een “droom die uitkomt” is voor ZZP-ers, is het meestal niet het geval. Er zijn verschillende factoren die een rol spelen, maar de ZZP-er krijgt in de meeste gevallen de schuld.

Dit lijkt een nooit eindigende race tegen de klok te zijn. De vraag is of er een manier is om ZZP-ers op het goede spoor te houden. 6 tips.

1. Elimineer time killers voor ZZP-ers

Ten eerste moet je de time killers die deadlines van het project bedreigen indentificeren.

De meeste ZZP-ers halen de deadlines niet vanwege gebrek aan tijd, maar vanwege de tijd die besteed wordt aan onproductieve activiteiten.

Als je je tijd-verspillers hebt gevonden, zorg er dan voor dat niemand de schuld krijgt Het einddoel is om activiteiten te identificeren die je tijd verspillen, zonder dat dit bijdraagt aan de project resultaten.

Maak een lijst van je primaire tijdverspillers en neem kleine stappen op ze één voor één te elimineren. Hier zijn enkele tijdverspillers:

• Ongedwongen gesprekken voor de gezelligheid.
• Te vaak Social media gebruiken.
• Frequente e-mails, vergaderingen en ad-hoc gesprekken.
• Streven naar perfectie.
• Uitstelgedrag E-mails en vergaderingen zijn lastiger om volledig onder controle te krijgen en daarom moet je je opdrachtgever om hulp vragen.
• Als je de tijd-verspillers hebt gevonden kan je een eliminatieplan opzetten. Gezellige praatjes en sociale media heb je bijvoorbeeld zelf in de hand. Je kunt er speciaal tijd voor reserveren.

2. Maak een Project Baseline

Projectmanagement heeft alles te maken met het tijdig stellen en behalen van doelen, maar er is een keerzijde. Als de doelen niet kent, is het niet mogelijk om ze te halen. Er zijn onderzoeken waaruit blijkt dat bij 1 op de 3 projecten helemaal geen baseline bestaat.

Een project-baseline brengt de deliverables gedetailleerd in kaart, legt de scope vast, de planning, werkonderbrekingen en belangrijke mijlpalen en datums. Als je precies weet wat en wanneer er geleverd moet worden, helpt dit echt bij het inkorten van de projecttijd.

Nadat je de basisline hebt gemaakt, kan je wekelijkse evaluaties uitvoeren om vast te stellen of het project volgens de basisline verloopt.

Je kunt beginnen met deze baselines:

• Plannings baseline.
• Kosten baseline.
• Scope-baseline.
• Kwaliteit baseline.

Als je de baselines met de resultaten vergelijkt kunnen de resultaten zijn:

Negatief?

• Pas de basislijn opnieuw aan om de deadlines van het project te kunnen halen.

Positief?

• Ga door met het project.

3. Effectief toewijzen van de Resources van ZZP-ers

Voor een effectieve uitvoering van het project moet een ZZP-er zich bewust zijn van zijn kernkwaliteiten. Weet wat je essentiële vaardigheden zijn en wat je capaciteiten zijn om onder druk te werken. Als je verkeerd wordt ingezet, hebt je de minste kansen om de deadlines te halen.

4. Het verdelen van taken

Als je de kerncompetenties van jezelf en de andere de teamleden kent, kan je de taken zo verdelen dat ze aansluiten bij ieders interesses. Zorg er bij het verdelen van taken voor dat je volledige taken toewijst aan een persoon. Koppel duidelijke verwachtingen aan de taken.

5. Stel realistische doelen

Het stellen van realistische doelen is noodzakelijk als je de deadlines wil halen. Als je beloften doet aan de opdrachtgever die je waarschijnlijk niet zal halen zal dit van invloed zijn op de bedrijfsresultaten.

Dit heeft niet alleen gevolgen voor jouw reputatie maar heeft ook gevolgen voor de opdrachtgever. De enige uitweg is om duidelijke en haalbare doelen te stellen die je op tijd en met de vereiste nauwkeurigheid kan vervullen.

• Analyseer eerdere projecten van deze opdrachtgever om een ​​goed beeld te krijgen van “echte doelen“.
• Vraag anderen om hun mening te geven.
• Discussieer over de te stellen doelen.

6. Volg het Pareto-principe

Hoewel veel ZZP-ers dit principe al volgen, verdient het een vermelding. Het Pareto-principe stelt een 80/20-regel op die je kunt gebruiken om hun tijd beter te benutten, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit in elk stadium van de levenscyclus van het project.

• Besteed 80 procent van je tijd aan transformationele activiteiten, en
• Slechts 20 procent in transactionele activiteiten
• Als je volgens dit principe werkt kan 20 procent van je inspanningen zelfs resulteren in 80 procent van de resultaten.

Discussieer mee op LinkedIn.