Het opbouwen en managen van een Agile projectteam

Zijn de randvoorwaarden voor een Agile projectteam anders dan in een traditionele omgeving?
Dit artikel start in het begin met een beschrijving van een hiërarchische organisatie met bovendien een sterke manager aan kop. Maar in de laatste alinea maken we voor Agile Scrum een draai van 180 graden!

Het opbouwen van een Agile Projectteam

Bij het samenstellen van het team heb je gekeken naar de project taken en welke skills je teamleden daarnaast nodig hebben om de klus te klaren. Daarop zijn medewerkers geselecteerd en indien nodig opgeleid. Het team is klaar op te starten. Nu is het tijd om je projectteam op te bouwen, dat wil zeggen samen te smelten tot een effectieve eenheid. Net als in de sport moeten teamleden elkaar in een project weten te vinden en de successen leren delen.

Hoe kan je een succesvol team opbouwen? Er zijn vier randvoorwaarden die belangrijk zijn bij het opbouwen van een effectief team:

Projectopdracht

Het eerste wat de Projectmanager moet doen is de projectopdracht met de andere teamleden delen. Het creëren van een projectopdracht vereist van de stuurgroep om er over na te denken, het te bespreken en tot overeenstemming te komen. De opdracht moet zo zijn geformuleerd dat de teamleden hun skills er in kunnen herkennen. Als de teamleden de opdracht niet alleen formeel maar ook met hun hart accepteren werkt dat zeer motiverend.

Team verantwoordelijkheid

Wat gebeurt er als teamleden niet weten wat hun rol is en wat ze in het project moeten doen?
Het is heel belangrijk in een teamomgeving dat de teamleden weten wat er van elk van hen wordt verwacht.

Om dat te bereiken kan je een kickoff meeting organiseren. In de kickoff vergadering moet je:

• Duidelijk maken wie er de leiding heeft en wat je van het team verwacht.
• Zorg ervoor dat voor iedereen duidelijk is wat zijn rol en verantwoordelijkheden zijn. Deze rollen zijn al gedefinieerd tijdens het samenstellen van het projectteam.

Teamafspraken

Teamafspraken zijn randvoorwaarden en richtlijnen voor de manier waarop wordt samengewerkt. Projectteams hebben niet veel afspraken nodig om goed samen te werken, maar iedereen in het team moet instemmen met die afspraken en de verantwoordelijkheid delen om ervoor te zorgen dat ze worden nagekomen.

Team motivatie

Teamwerk zonder motivatie lijkt op een lichaam zonder ziel. Als Project Manager van een project, is het je taak om consequent iedere dag je team te motiveren.
Als je een gemotiveerd projectteam hebt, zal dat de projectkwaliteit en productiviteit ten goede komen. Creëer een goede werkomgeving die inspirerend is voor de teamleden.

Managen van een Agile Projectteam

Het managen van een projectteam is een zeer uitdagende taak voor een Project Manager. Je hebt te maken met verschillende persoonlijkheden en verschillende werkstijlen. Het primaire doel van een goede manager is om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen, zorg ervoor dat iedereen communiceert en het project op de goede weg houdt.

Laten we zeggen dat de meeste teamleden individueel weinig bijdragen aan een project en zonder management blijft dat ook zo. Maar een goede Project Manager kan de skills van de teamleden combineren waardoor de prestaties omhoog schieten.

Er zijn 3 manieren om een ​​team te managen:

Agile projectteam doelen stellen

De Project Manager moet de leden laten weten waar ze naartoe werken. Aan de hand van de opdracht moet je moet de teamdoelstellingen definiëren en alle leden moeten die kennen en er achter staan. De teamdoelstellingen moeten zo worden opgezet dat ze eenvoudig in taken kunnen worden opgesplitst. Taken die weer aansluiten op de skills van de teamleden.

Het team observeren

Observatie van het Projectteam betekent:

• Controle op de prestaties van teamleden.
• Begrijpen wat ze doen en wat het resultaat van hun werk.

Observatie helpt de Project Manager om de effectiviteit van het werk van ieder teamlid te controleren, de voortgang van het project te bekijken en vroegtijdig problemen op te sporen.

Conflictmanagement

In een projectteam, waar mensen met verschillende persoonlijkheden en werkstijlen samenwerken, zullen er onvermijdelijk conflicten ontstaan. Mensen hebben verschillende standpunten en onder de bepaalde omstandigheid escaleren die verschillen in een conflict. De rol van Project Manager is om dat conflict te beslechten.

Tijdens een projectvergadering vraag je bijvoorbeeld alle teamleden om het project tot dan toe te evalueren. Dan blijkt dat teamleden niet samenwerken, ze gewoon hun eigen zin doen en zich niet aan de afspraken houden. Als Project Manager kan je 3 dingen doen: Het conflict negeren, iemand de schuld geven of het conflict zo snel mogelijk oplossen. Het laat zich raden welke oplossing het beste is.

Er is een aantal acties die je kunt uitvoeren om dit conflict op te lossen:

• Houd een teamvergadering waarin de teamleden moeten erkennen dat er een probleem is. Herbevestig (nieuwe) afspraken.
• Laat de teamleden het belang van de samenwerking in het project inzien.
• Vraag de teamleden om samen te werken en het conflict op te lossen.

Het belangrijkste in het oplossingsproces is om de communicatie open te houden naar iedereen. De betrokkenen moeten over het conflict praten en hun gevoelens bespreken.

Conflicten kunnen direct en snel worden gedetecteerd en behandeld. Door de verschillen tussen mensen te respecteren, conflicten op te lossen wanneer ze plaatsvinden en door ze voor te zijn, kan je een gezonde en creatieve teamsfeer vasthouden.

Wat betekent dit voor Agile projectteams?

In een Agile – Scrum omgeving is sprake van een heel andere rolverdeling. Een duidelijke Project Manager is niet aanwezig en het team neemt zelf belangrijke beslissingen. Het team zit daarom op de stoel van de Project Manager en krijgt te maken met dezelfde issues.

• Het team zal de Projectopdracht moeten accepteren.
• De verantwoordelijkheden van het Agile projectteam onderling moeten verdelen.
• Het team zal onderling afspraken moeten maken over de strategie en werkwijze.
• De teamleden zullen elkaar moeten motiveren.
• Door de juiste user stories in een sprint te zetten maakt het team zijn eigen doelstellingen.
• Het team houdt elkaars voortgang dagelijks in de gaten.
• Conflicten worden binnen het team opgelost.

Agile Scrum kent hiervoor goede instrumenten in de vorm van meetings. De Daily Stand-up vergadering is daarvan een goed voorbeeld. Ieder dag even afstemmen hoe de vlag er voor hangt.

Discussieer mee op LinkedIn.