Taken van een Product Owner in Agile Scrum

De Product Owner (PO) is de materiedeskundige van een Agile Scrum team en hij vertegenwoordigt de opdrachtgever binnen het team. De Product Owner is als teamlid verantwoordelijk voor het definiëren en accepteren van User Stories. Hij bepaalt de prioriteiten binnen de Backlog van het team en stroomlijnt de uitvoering van deze prioriteiten. Dit met behoud van alle conceptuele afspraken en technische integriteit van de functies waarvoor het team verantwoordelijk is.

De PO heeft een belangrijke rol in de kwaliteit en is het enige teamlid om dat User Stories kan accepteren. Voor de meeste organisaties die overstappen op Agile Scrum is dit een nieuwe en kritieke rol, die zich meestal in een fulltime baan vertaalt. Een Product Owner is een vereiste om een Scrum Team te ondersteunen. De rol kent belangrijke relaties en verantwoordelijkheden buiten het team, waaronder het samenwerken met Product Management die zich voorbereiden op de Backlog die gaat ontstaan. Tevens neemt hij deel aan IT vergaderingen waarin men de verschillende programma’s met elkaar afstemt.

Wat betekent het om Product Owner te zijn?

De Product Owner kent de verwachtingen van de opdrachtgever en is verantwoordelijk voor het werken met Product Management. Zo kan hij User Stories in de Team Backlog definiëren en voorrang te geven op het Scrum board, zodat de oplossing effectief op de prioriteiten van de programma’s aansluit. Ondertussen let de PO op de handhaving van de technische integriteit van de IT omgeving. Idealiter werkt de Product Owner nauw samen met de rest van het team, zodat we de team cultuur kunnen delen. Maar de Product Owner komt ook in de meest relevante Product Management vergaderingen over planning en Product Backlog.

Verantwoordelijkheden van de Product Owner

De Product Owner voldoet aan de onderstaande primaire verantwoordelijkheden.

Sprint Kick Off meeting en voorbereiding van de planning

• Als lid van het uitgebreide Product Management team is de Product Owner sterk betrokken bij de verfijning van de product backlog en de voorbereiding van de planning. Tevens heeft hij ook een belangrijke rol in de uitvoering van de planning. Voorafgaand aan de uitvoering van de planning praat hij het team in een Kick Off Meeting bij en participeert de Product-Owner meestal in het beoordelen van de visie en de road map.
• Tijdens de Kick Off meeting is de product Owner betrokken bij de definitie van de user stories, waardoor het team de stories kan inschattingen op omvang, complexiteit en in volgorde plaatsen op het Scrum board. Op die manier kan het team de specifieke doelstellingen opstellen voor het komende programma.

Uitvoering van een Sprint

• Backlog Verfijning. Met de input van System Architect / Systeembeheer en andere stakeholders heeft de Product Owner de primaire verantwoordelijkheid voor het opbouwen, snoeien en onderhouden van de team backlog. De Backlog (achterstand) bestaat voornamelijk uit User Stories, maar bevat ook defecten en verbeteringen. Backlog-items worden geprioriteerd op basis van gebruikerswaarde, benodigde tijd en andere teamafhankelijkheden die worden vastgesteld in de planningsvergaderingen.
• Sprint Plan. De PO reviewt en her-prioriteert de Backlog als onderdeel van de voorbereidende werkzaamheden voor het Sprint Plan. Coördinatie van de inhoudelijke afhankelijkheden met andere Product Owners is noodzakelijk. Tijdens de Sprintplanningsvergadering is de Product Owner eigenaar de belangrijkste bron voor details van User Stories en prioriteiten. Hij is verantwoordelijk voor het accepteren van het definitieve Sprint plan.
• Just-in-Time Story Uitwerking. De meeste Backlog-punten werken we uit in te implementeren User Stories en komen zo op het Scrum board. Dit kan gebeuren voor de sprint, tijdens de sprint planning of tijdens de uitvoering van de sprint. Hoewel een teamlid de stories en de acceptatiecriteria kan beschrijven, heeft de Product Owner de primaire verantwoordelijkheid voor de voortgang van het proces. Het is meestal goed om altijd User stories uit de Backlog van het team klaar te hebben staan voor ongeveer twee sprints. Meer zou een wachtrij creëren, terwijl een lager aantal de voortgang belemmert. Hiervoor ruimen we een aparte plek op het Scrum board in.
• Ondersteuning van acceptatietest-gedreven ontwikkeling. Product Owners nemen deel aan de ontwikkeling van de acceptatiecriteria voor de Story, indien mogelijk ontwikkelen ze de acceptatiecriteria zelf en bieden specificaties aan ter ondersteuning van acceptatietest-gedreven ontwikkeling.
• Het accepteren van stories. De PO is het enige teamlid dat stories kan accepteren. Dit omvat het vaststellen dat de User Story voldoet aan de acceptatiecriteria, de juiste STLC softwaretests heeft ondergaan en dat het aan alle andere definities voldoet. Daarbij vervult de Product Owner ook een kwaliteitsborgingsfunctie, die zich vooral richt op geschiktheid voor gebruik.
• Begrijpen van de productie omgeving. Hoewel Product Owners niet van plan zijn om technologische beslissingen te nemen, mag je van hen verwachten dat zij de reikwijdte van de komende oplevering begrijpen. De Product Owner werkt samen met systeembeheer zodat ze beslissingen kunnen nemen over de belangrijkste technologische infrastructuren voor de nieuwe oplevering.
• Deelnemen aan Sprint Review en Evaluatie. Als een integraal lid van het team en degene die verantwoordelijk is voor de requirements, heeft de Product Owner een belangrijke rol in de Sprint Review, het bekijken en accepteren van Stories; en in de Sprint Evaluatie, waarin de teams bijeenkomen om hun processen te verbeteren.

Programma uitvoering

• Sprints en teams dienen beiden een hoger doel: frequente, betrouwbare en continue release van oplossingen met een toegevoegde waarde. In de loop van iedere sprint coördineert de Product Owner de inhoudelijke toevoegingen met andere Product Owners. Dit kunnen we vaak gedeeltelijk bereiken door het bijwonen van wekelijkse Product Owners Synchronisatie vergaderingen.
• De Product Owner heeft ook een belangrijke rol bij het geven demo’s voor de programmamanagers en andere stakeholders.

Inspecteren en aanpassen

• Teams uiten hun grootste belemmeringen tijdens de Sprint Evaluaties. De Product Owner zal daarmee verbeter stories definiëren die de snelheid en kwaliteit van het programma verhogen.
• De Sprint Demo vindt plaats als onderdeel van de inspectie. De PO heeft een belangrijke rol bij het geven van de Sprint Demo voor de eindgebruiker.
• Product Owners nemen ook deel aan de voorbereiding van de Sprint Demo om ervoor te zorgen dat de belangrijkste aspecten van de oplossing worden getoond.

Product Owner is content autoriteit

Een enkele persoon kan niet tegelijkertijd product- en marktstrateeg zijn en ook zijn toegewijd aan een Agile Scrum Team. Aangezien Product Management en de Product-Owner de inhoudelijke autoriteit voor het programma delen, is het belangrijk om de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren.

Het succesvol ontwikkelen is ook spelen met de cijfers voor de organisatie. Zonder het juiste aantal mensen in de juiste rol zullen er knelpunten ontstaan die de snelheid beperken. Daarom moet het aantal productmanagers, Product Owners en Agile Scrum teams met elkaar in evenwicht zijn om de Agile Release Train (ART) goed te kunnen besturen. Anders zal het hele systeem veel tijd kosten aan het wachten op definities, verduidelijkingen en acceptatie van Sprints. Iedere productmanager kan meestal maximaal vier Product Owners ondersteunen, die ieder verantwoordelijk kunnen zijn voor de Backlog van één of twee Agile Scrum teams.

Discussieer mee op LinkedIn.