Breken met je Managed Service Provider

Naarmate de zakelijke successen blijven komen, groeien bedrijven vaak de Managed IT Service Provider, waarmee zij samenwerken, voorbij. Wat is de eenvoudigste manier om op te breken als de relatie met een provider niet meer werkt?

Om te beginnen moeten we weten wanneer het tijd is om het partnerschap te beëindigen. Er zijn twee redenen die dat aangeven:

1. De provider groeit en verandert niet mee met ons bedrijf. Als we vast zitten in een relatie die niet meer bij ons bedrijf past, is het tijd om van leverancier te veranderen.
2. De provider kan geen deskundig advies geven over het optimaliseren van de kosten en de gebruikerservaring. Sommige leveranciers zijn niet gefocust op of zijn niet in staat om dit soort feedback te leveren. Het is echter iets wat veel bedrijven wel nodig hebben. Vragen om begeleiding en stilte als antwoord krijgen is meer dan frustrerend. Het is een teken dat we een nieuwe Managed Service Provider nodig hebben.

Probeer eerst om er samen uit te komen

Verhuizen naar een nieuwe Service Provider gaat geld kosten. Voordat we de kabels doorsnijden kunnen we proberen om er samen met onze huidige provider uit te komen. We gaan dan terug naar het oorspronkelijke contract. We controleren bijvoorbeeld of de provider bijvoorbeeld meer flexibiliteit en ondersteuning heeft beloofd dan hij eigenlijk aankan. Als dat het geval is, hebben we het recht om een betere service te eisen.

Maar als een Managed Service Provider gewoon niet de dienst kan leveren die we nodig hebben, is migreren de beste optie. Een goede provider kent zijn beperkingen en zal helpen met de verhuizing naar een nieuwe Service Provider. Al was het maar om zijn een goede reputatie te behouden. De samenwerking kan in de vorm van het beheer van services voor een nieuwe provider eventueel worden voortgezet. Mogelijk kan hij profiteren van het direct doorzetten van een klant aan de nieuwe provider.

Het contract van de Service Provider

Het is belangrijk om rekening te houden met de financiële en juridische implicaties van zo’n verhuizing, met name als er sprake is van een tussencontract. Er kunnen bijvoorbeeld kosten zijn verbonden aan het beëindigen van een contract op middellange termijn, zoals vroegtijdige beëindigingsboetes. De hoogte van de boete hangt af van het contract en is vaak een percentage van de kosten die gemaakt zouden worden tot het uitdienen van het contract.

Voordat we een contract met een nieuwe aanbieder ondertekenen, moeten we vooraf onderhandelen over het mogelijk opzeggen en beëindigen en de opzeggingsbepalingen. Deze voorwaarden moeten ook de medewerking van de nieuwe aanbieder omvatten voor een naadloze overgang naar een andere Managed Service Provider.

Wat zoek je in een nieuwe Managed Service Provider?

Het is een goed idee om een ​​nieuwe Managed Service Provider te vinden voor je een bestaand contract te beëindigd. In feite zal iedere provider die op zoek is naar nieuwe klanten incentives toevoegen aan een contract om je verhuizing te vergemakkelijken. Incentives kunnen gratis of gereduceerde service maanden zijn of gratis ondersteuning of dat nieuwe klanten mogen testen voordat ze volledig verhuizen .

Houd bij het kiezen van een nieuwe Managed Service Provider het volgende in gedachten:

Randvoorwaarden

• Geef prioriteit aan privacy: Privacy issues veroorzaken vaak de grootste problemen die zowel providers als gebruikers kunnen tegenkomen. Bedrijven moeten altijd het privacyprotocol van een Managed Server Provider onderzoeken alvorens een contract te ondertekenen. Hoe gaat een provider om met calamiteiten en rampenherstel? Is er een BCP? Wat gebeurt er bij invallen door de overheid? De GDPR geeft de overheid een middel in handen dat zo sterk is dat het onze de kop kan kosten als wij of onze provider niet aan de wet voldoen. Heeft de provider een duidelijk back-up plan? Volledige transparantie is essentieel. Als aanbieders niet bereid zijn privacy- en protocolinformatie te delen, is dat een code rood.
• Positioneer voor groei: Een ander belangrijk onderdeel is geografische spreiding. Providers die een goede geografische spreiding hebben en klanten op verschillende locaties kunnen ondersteunen, hebben meer flexibiliteit. Het vermogen om op te kunnen schalen kan cruciaal zijn voor succes op lange termijn.
• Denk op de lange termijn: Naast het evalueren van wat een Managed Service Provider nu te bieden heeft, is het belangrijk om te kijken naar wat een provider in de toekomst zal kunnen bieden. Zelfs als sommige van deze diensten niet op korte termijn worden gebruikt, is het een goed idee om te weten wat ze van plan zijn en om in de service-overeenkomst op te nemen. Op die manier kunnen we deze extra diensten later eenvoudig en efficiënt inzetten.
• Technische drempels: Het verhuizen van services zoals bijvoorbeeld e-mail kan behoorlijke problemen opleveren. Check vooraf wat de technische consequenties zijn.

Laat een Due diligence uitvoeren

Het is niet makkelijk om een ​​nieuwe provider te evalueren, zeker als we rekening moeten houden met waar ons eigen bedrijf over een jaar, vijf jaar of zelfs tien jaar zal staan.

Het is aan te bevelen om een ​​analist of andere deskundige van een derde partij te vragen om een Due Diligence of een audit uit te voeren om de antwoorden op de vragen die niet zo duidelijk zijn te achterhalen voordat we naar een nieuwe serviceprovider verhuizen. Er zijn talloze problemen om over na te denken bij het verhuizen naar een nieuwe Managed Service Provider en dat gaat niet in de laatste plaats ook over de financiële positie van de provider. Het stellen van de juiste vragen betekent het voorkomen van een toekomstige breuk in de nieuwe relatie.

Discussieer mee op LinkedIn.