De adaptive projectmanager

Veel projecten beginnen met onzekere requirements die daarna evalueren. Traditionele methoden zijn niet meer bruikbaar. Er is een adaptive benadering nodig.
Agile Project Management en Project coördinatie hangen nauw samen met twee woorden die essentieel zijn voor het begrijpen van Agile concepten.

Het eerste woord is adaptive. Van een adaptive projectbenadering is het een kleine stap naar een specifieke projectactiviteiten. Adaptive zijn is een fundamenteel concept dat voor alle agile methodes geldt.

Het tweede woord is hybride. Sommige Agile aanhangers zijn zo fanatiek, dat er naar hun mening geen plaats meer is voor traditionele methodologieën in een flexibele omgeving. Bijna bij iedere organisatie zal echter eisen dat we een aantal traditionele activiteiten integreren in onze flexibele aanpak. Er zijn maar zeer weinig organisaties bereid om hun traditionele tools volledig te migreren. Het gaat bijvoorbeeld om businesscases technieken, Gantt-charts of het idee dat je een traditionele productontwikkelingscyclus moet uitvoeren met alle metrics die daar bijhoren.

Een adaptive project aanpak

Robert Wysocki, auteur van een van de meest fundamentele boeken over Project management, lijkt het daarmee eens te zijn; Zijn boek, Adaptive Project Framework, concentreert zich op de stelling dat de meeste huidige IT-projecten evolueren. Ze beginnen met onzekere requirements, iets wat bij traditionele projectmethoden niet van toepassing is.

Wysocki betoogt dat de overgrote meerderheid van de huidige projecten onzekerheden bevat in essentiële projectkenmerken die zelfs veel verder reiken dan de requirements. Hij noemt typische projectelementen die traditionele projectmanagers goed kennen, zoals:

• Risico.
• Kosten.
• Looptijd.
• Complexiteit.

Maar ook projectvariabelen als:

• Stabiliteit van de markt.
• Toegevoegde waarde voor het bedrijf.
• Gebruikers betrokkenheid.
• Duidelijkheid aangaande het doel en de oplossing.

Aangezien deze onderdelen sterk van project tot project en van klant tot klant variëren, moet een Project manager bereid zijn om een afwijkende projectbenadering te kiezen maar wel een die pastend is.

Wysocki gebruikt van een analogie om zijn standpunten te verhelderen. Hij maakt onderscheidt tussen twee vaardige koks. Eén die nauwkeurig en consequent een recept volgt en een ander die de ervaring en vaardigheden heeft om nieuwe recepten voor elk gerecht te creëren en te improviseren op bestaande recepten op basis van de aanwezige omstandigheden.

Kenmerken van Agile Projectmanagement

Van traditionele Projectmanagers die werken volgens strikte richtlijnen wordt verwacht dat ze zich houden aan een onveranderlijke waterval methode. Deze Projectmanager zal consistente resultaten leveren als het projectdoel goed gedefinieerd is en de oplossing wordt begrepen. Volgens Wysocki, bloeien adaptive Project coördinators in omgevingen waar de projectdoelstellingen nog niet volledig zijn ingekaderd en kunnen evolueren terwijl het project vordert en de oplossing speculatief is. In feite biedt hij een “magisch kwadrant” dat zijn punt illustreert door te wijzen op Doelen en Oplossingen als belangrijke variabelen, en Bekend of Onbekend als de kenmerkende attributen. Als zowel doel als oplossing bekend zijn, zoals een herhaalde inspanning om een ​​datacenter te bouwen door precies een bestaande installatie te kopiëren, zijn traditionele methoden waarschijnlijk de beste pasvorm.

Veel van de kenmerken van het Adaptive Framework van Wysocki kennen we uit Agile methods:

• Zij gedijen bij verandering.
• Ze leren door iteratieve verkenning en opleveringen.
• Zij zijn klantgericht en hebben een hoge verwachting van grote klantenbetrokkenheid.

Wysocki gaat in op dit laatste punt, de betrokkenheid van de klant. De eerste keer dat “gebrek aan zinvolle klant betrokkenheid” als de voornaamste reden voor project-falen wordt vermeld was in de 2007 met de uitgave van het beroemde Chaos Report. Zijn conclusie was dat de beste projectmanagementstructuur, voor projecten met grote onzekerheden, een adaptieve projectbenadering rechtvaardigt. Een van de aspecten is dat de klant een co-Projectmanager toewijst aan het het project, met beslissingsbevoegdheden voor de klantzijde. Het co-projectmanagermodel is een kritische succesfactor voor dergelijke projecten. Het belangrijkste kenmerk is dat beide partijen even verantwoordelijk zijn voor het project.”

Requirements Breakdown Structure

Een ander uniek kenmerk van het Adaptive Framework is de opzet voor het vaststellen van de requirements. Traditionele Projectmanagers zijn gewend aan een sjabloongedreven aanpak. Daarin vraagt de informatie-analist de gebruiker een volumineuze lijst te doorlopen. Vaak zijn er vragen die, vanwege onzekerheden of een beperkte technische achtergrond, de klant niet kan antwoorden. In een Agile benadering worden bij het vaststellen van de requirements vaak User Stories opgesteld. Bij Adaptieve projecten wordt een andere aanpak gekozen. Basis is de Requirements Breakdown Structure, een hiërarchische definitie die begint met een strategisch projectdoel op het hoogste niveau en vervolgens een decompositie in een structuur op vier niveaus:

• Requirements.
• Functies.
• Sub-functies.
• Kenmerken.

Wysocki maakt een goed onderscheid tussen de Requirements Breakdown Structure en de traditionele Work Breakdown Structure: “De RBS beantwoordt de vraag ‘Wat gaan we leveren?’ De WBS beantwoordt de vraag ‘Hoe gaan we het leveren?’

Conclusie Adaptive Projectmanagement

Wysocki heeft een aantal sterke punten die spreken voor zijn Adaptive Project Framework. Volgens hem zijn projecten die het Adaptive Framework volgen,sneller, goedkoper, met hogere kwaliteit en kennen een grotere toegevoegde waarde. Hij gaat zo ver te zeggen dat zijn aanpak elke keer succesvolle projecten levert, zonder mislukking. Deze bewering zal niet iedere project coordinator  voor 100% te onderschreven, maar wel is duidelijk dat Wysocki’s Adaptive Project Framework een waardevolle aanvulling vormt op de bestaande Projectmanagement aanpakken en de ideeën over flexibel ontwikkelen naar een ander niveau van realiteit en pragmatisme brengt.

Discussieer mee op LinkedIn.