Consequent IT contract management

IT Contract management en contractbeheer zijn de processen van het creëren en uitvoeren van IT contracten en de analyse daarvan. Daarmee kunnen we de operationele en financiële prestaties van een organisatie maximaliseren. Dit inclusief het verminderen van het financieel risico. Organisaties staan bovendien steeds meer druk om de IT kosten te verminderen en de bedrijfsprestaties te verbeteren. IT contract management blijkt echter zeer tijdrovend werk te zijn, waardoor de behoefte aan effectief en geautomatiseerd Contract Management Systeem toeneemt.

De beginselen van IT contract management

Het Contract Management Proces is meestal een direct gevolg van het inkoopproces en hangt tevens nauw samen met het leveranciersmanagement. In dit artikel zijn contractbeheer en contractmanagement twee termen voor hetzelfde begrip.
Als twee bedrijven met elkaar zaken willen doen, leggen ze in een contract de afspraken vast tussen beide organisaties samen met de voorwaarden waaronder zij hun deel van de overeenkomst zullen nakomen. IT Contracten hebben grote invloed op de winstgevendheid omdat ze bepalend zijn voor zeer grote uitgaven. Als we een IT contract slecht formuleren kan een organisatie dat duizenden euro’s kosten. Effectief contractmanagement kan uiteindelijk een krachtige zakelijke relatie met de IT leverancier creëren en de deur openen naar meer winstgevendheid op de lange termijn. Dat kan echter alleen met behulp van goed contractmanagement.

Onderdelen van succesvol IT contractmanagement

Het is niet voldoende dat een organisatie beschikt over professionals die de IT contracten beheren. Naast contract managers moeten er ook bedrijfsprocessen zijn en software om te voldoen aan de toenemende compliance eisen en analytische behoeften. Wanneer een contractmanagementbeleid succesvol is geïmplementeerd, kan een organisaties het volgende verwachten:

• Realisatie van de verwachte bedrijfsvoordelen en financiële rendementen is aannemelijk.
• IT leveranciers zijn coöperatief en reageren op de behoeften van de organisatie.
• De organisatie ondervindt geen contractdiscussies of verrassingen.
• De levering van IT diensten is bevredigend voor beide partijen.

Activiteiten die een goed contractmanagement bepalen

De basis voor IT contractmanagement is gebaseerd op de implementatie van succesvolle post-award en upstream activiteiten. Tijdens de pre-award fase moeten contract managers zich richten op de redenen voor het opstellen van een contract en of de leverancier de voorwaarden van de overeenkomst kan nakomen. Het vermijden van ongewenste verrassingen vereist daarom zorgvuldig onderzoek en duidelijkheid over het doel van het daadwerkelijke IT contract.

Contract management vereist flexibiliteit van beide betrokken partijen en de bereidheid om contractvoorwaarden aan te passen bij veranderende omstandigheden. Problemen zijn echter onvermijdelijk. Dat betekent dus dat organisaties voorbereid moeten zijn op onverwachte zaken en in staat moeten zijn om contractvoorwaarden aan te passen als dat nodig is.

IT contract management fases

Contractmanagementactiviteiten spelen een belangrijke rol in de kwartaalcijfers en kunnen we verdelen in fasen om de inspanningen te organiseren en het typische contractmanagementproces te structureren. Als we dit handmatig doen kan het een tijdrovende bezigheid zijn. Het proces omvat de volgende stappen:

1. Aanvankelijke aanvraag. Het contractbeheerproces begint door gelijkwaardige, gerelateerde contracten en relevante documenten te identificeren die van belang zijn voor een contract.
2. Een contract met de hand schrijven is een tijdrovende activiteit, maar door het gebruik van een geautomatiseerd contractmanagementsystemen is het proces goed te stroomlijnen.
3. Contract onderhandelingen. Bij het afronden van een IT contract moeten contractmanagers de versies van een contract onderling kunnen vergelijken en eventuele afwijkingen vastleggen. Zo is de onderhandelingsduur namelijk te verkorten.
4. Accordering van een IT contract. De fase waarin de meeste knelpunten zich voordoen is de accordering door het management. Contractmanagers kunnen dit echter voor zijn door een op maat gemaakt accorderingsproces te creëren. Dit dit kan ook inclusief parallelle en seriële accorderingen om de beslissingen te versnellen.
5. Start uitvoering van een IT contract. Het starten van de uitvoering van een IT contract is eveneens te versnellen door handtekeningsproces digitaal plaats te laten vinden.
6. Verplichting management. Het vereist goed projectmanagement om te verzekeren dat de diensten van de leveranciers voldoen en de waarde van een IT contract niet verslechterd gedurende de vroege fasen van het project.
7. Revisies en aanvullingen. Het verzamelen van alle documenten die relevant zijn voor de initiële opstelling van een IT contract is een moeilijke taak. Als je belangrijke nieuwe elementen vindt, moet het mogelijk zijn om een IT contract te wijzigen.
8. Auditing en rapportage. Contractmanagement impliceert meer dan het opstellen van een contract en het vervolgens in het archiefkast te duwen zonder er nog naar om te zien. Contractcontroles zijn belangrijk voor het vaststellen van de naleving van de voorwaarden van de overeenkomst door beide organisaties en eventuele problemen die zich kunnen voordoen.
9. Het gebruik van handmatige contractmanagementmethoden kan leiden tot gemiste vernieuwingsmogelijkheden en het verlies van omzet. Door het proces echter te automatiseren kan een organisatie vernieuwingsmogelijkheden onderkennen en nieuwe IT contracten initiëren.

Contract management software

Organisaties hebben vaak vele tientallen of honderden IT contracten. Normaal gesproken beheer je die handmatig door opslag in mappen en archiefkastjes. In de praktijk is dat niet doeltreffendheid en kan het alleen leiden tot een inefficiëntie organisatie. Implementatie met een geautomatiseerde Contract Management Systeem, al dan niet Open Source helpt om talloze manuren vrij te maken. Het automatiseert talloze processen die verbonden zijn met het contract management. Het Contract Management systeem gewaarschuwd wanneer een contract verlengd of opgezegd moet worden. Ook is bekend wie alle betrokkenen zijn. Hierdoor nemen de projectrisico’s af en creëert men meerwaarde voor de organisatie.

SaaS Contract Management

SaaS contracten hebben vaak enkele bijzondere kenmerken die om meer attentie vragen.

• Een SaaS contract is per maand opzegbaar. De vraag “Verlengen of niet” komt dus veel vaker terug in ons Contract Management proces. De contact management software moet dat ondersteunen.
• Individuele gebruikers kunnen we op ieder moment aan het SaaS contract toevoegen of verwijderen. Dit maakt het maandbedrag (abonnement) variabel.

Deze elementen zorgen er voor dat er veel meer aandacht nodig is om een SaaS contract te beheren.

Discussieer mee op LinkedIn.