Elektronisch ondertekenen

Met een elektronische handtekening, gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, kan je digitaal documenten versturen waarbij de identiteit van de ondertekenaar voor 100% vaststaat en waar voor 100% zeker is dat het document ongewijzigd is.

Het elektronisch ondertekenen van elektronische documenten en pdf’s kan eenvoudig met behulp van een gekwalificeerd certificaat. Hiervoor is uitgekiende software ontwikkeld die aan je Document Management Systeem (DMS) gekoppeld kan worden. Je documenten worden vanuit het DMS doorgegeven aan het ondertekenings-systeem en na de automatische ondertekening teruggezonden aan het DMS. Het systeem garandeert dat de gehele digitale procedure veilig verloopt.

Voor het elektronisch onderteken kan ook vanuit de cloud plaatsvinden. Dit heeft als voordeel dat je niet over de installatie hoeft na te denken. Er hoeft geen lokale software geïnstalleerd te worden. Iedere computer met een internetverbinding kan voor het ondertekenen worden gebruikt.

Het ondertekeningsproces

Het elektronisch ondertekenen is onder te verdelen in twee processen: het voorbereiden van het document, het ondertekenen van het document en de verwerking van het document.

1.       Voorbereiden van de elektronische handtekening

Het voorbereiden van een ondertekening betekent dat wordt aangegeven wie het document moet ondertekenen. Een document kan door meerdere personen worden ondertekend. Ook kan metadata aan het document worden toegevoegd. Deze metadata kan worden gebruikt om een document na ondertekening toe te voegen aan een Document Management System. Als laatste fase wordt het document(en) toegevoegd.

2.       Elektronisch tekenen

Een document dat moet worden ondertekend, wordt bij de ondertekenaar per e-mail aangeboden. De e-mail bevat een link waarmee het ondertekeningsproces wordt geactiveerd.

3.       Verwerken van ondertekende documenten

Nadat het document is ondertekend zijn er verschillende mogelijkheden om het ondertekende document te verwerken. Het ondertekende document kan worden opgenomen in een Document Management Systeem. Ook zijn er mogelijkheden om het document in een centrale directory in een bedrijfsnetwerk te plaatsen. Het document kan ook doorgezonden worden. Hierbij kan worden gedacht aan een persoon, afdeling of een extern persoon voor wie het document bestemd is, of naar een postkamer. Het blijft natuurlijk mogelijk om het ondertekende document af te drukken en via de post te verzenden.

Eigen inlog- en pincode

Iedere medewerker kan een document elektronisch ondertekenen via een eigen inlog- en pincode. De elektronische handtekening is gekoppeld aan het inlogaccount waardoor het beheer goed geregeld is en de identiteit van de ondertekenaar vast komt te staan. De handtekening komt tot stand met middelen die de ondertekenaar kan controleren en is zodanig aan het document gekoppeld dat iedere wijziging in het document achteraf kan worden opgespoord.

Ontvangers elektronisch laten tekenen

Voor organisaties die een digitaal document elektronisch willen laten ondertekenen door de ontvanger bestaat een oplossing die veilig én juridisch rechtsgeldig is.

Deze vorm van elektronisch ondertekenen is zeer geschikt voor het versturen van documenten waarvoor je een handtekening van de ontvanger nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringspolissen, standaardcontracten, algemene voorwaarden, hypothecaire overeenkomsten, lease- of huurcontracten. Maar ook als je een eenmalige handtekening nodig hebt voor het laten ondertekenen van een bouwtekening of een omvangrijke offerte is dat mogelijk. Intern is deze vorm van ondertekenen zeer geschikt voor projectplannen, functionering- of beoordelingsgesprekken of protocollen bijvoorbeeld.

Handtekening per sms

Er zijn oplossingen waarbij het portaal en de software gekoppeld kunnen worden aan je netwerk. Daardoor kan je in een keer duizenden documenten versturen.  Het enige wat je nodig hebt zijn het e-mailadres en het mobiele telefoonnummer van de ondertekenaar. Als je het document naar de klant hebt verzonden ontvangt deze per e-mail een link naar het portaal. Op het moment van tekenen wordt er een sms met een code gestuurd. Daarmee kan het document worden getekend.

Als het document elektronisch ondertekend is wordt het automatisch geretourneerd. Deze oplossing is ook te koppelen aan softwareapplicaties, zodat het ondertekenproces geïmplementeerd wordt in je eigen interne processen.

Maatschappelijk verantwoord

Dat je hiermee bespaart op de 4 p’s (printen, post, porto en personeel) mag duidelijk zijn. Je klant zal het waarschijnlijk ook waarderen. Die kan het document snel ondertekenen én meteen digitaal opslaan. Geen onnodig papierverbruik en geen onnodige gang naar de brievenbus.

Gecertificeerde ondertekeningsprocedure

De gehele technische procedure van het verzenden en ontvangen is een proces, dat door middel van ISO 27001 en NEN7510 gecertificeerd.

Notarieel toezicht op de ondertekening en identificatie

In het ondertekenproces kan gebruik worden gemaakt van een tweede code, 2-factor authenticatie. Deze code wordt opgeslagen in een database waar de notaris toezicht op houdt. Deze constructie zorgt er onder meer voor dat de handtekening alleen door de ondertekenaar kan worden gezet. De partij die om de handtekening vraagt heeft geen toegang tot deze code.

Indien je zeker wil zijn van de uniciteit van de ondertekenaar, kan een notaris de ondertekenaar formeel identificeren. Daardoor wordt gegarandeerd dat de ondertekenaar ook de persoon is die tekenbevoegd is.

Ondersteuning en advies

Als er binnen een organisatie meerdere personen digitale documenten moeten ondertekenen is een gekwalificeerde – persoonsgebonden – elektronische handtekening een prijzige kwestie.

Voor dergelijke organisaties is een geavanceerd certificaat een goede en betaalbare oplossing. je beschikt over een ‘eigen’ moedercertificaat, waarvan eenvoudig betrouwbare deelcertificaten kunnen worden gemaakt voor de betrokken medewerkers.

Intern moeten de processen rondom het elektronisch ondertekenen daarom goed beschreven en geborgd zijn. Een risicoanalyse zal uitwijzen waar zich eventuele knelpunten voordoen. WIND Internet adviseert en ondersteunt daarbij graag.

Boeken over dit onderwerp

Verdraaide organisaties

Auteur: Wouter Hart
Dit boek biedt houvast aan iedereen die met minder krampachtige beheersbaarheid betere resultaten wil halen. Met herkenbare voorbeelden en een krachtig basismodel.
Europrijs: 29,9
Bestellen

Onze ijsberg smelt!

Auteur: John Kotter
Paniek overvalt een kolonie van 286 pinguïns, als het ijs waarop ze leven smelt. Ervaar hoe u in uw organisatie beter omgaat met veranderingen en crisissituaties.
Europrijs: 20,0
Bestellen



Summary
Elektronisch ondertekenen
Article Name
Elektronisch ondertekenen
Description
Met een elektronische handtekening, gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, kan je digitaal documenten versturen waarbij de identiteit van de ondertekenaar voor 100% vaststaat en waar voor 100% zeker is dat het document ongewijzigd is.
Author
Publisher Name
ITpedia
Publisher Logo

-- Printbare PDF-versie --


Rating: 3.3. From 3 votes.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen
Sidebar