De meer pro-actieve projectmanager

De projectmanager worden gemangeld tussen de eisen van het team, senior managers, belanghebbenden en de klant. Ze moeten alle ballen hooghouden om iedereen tevreden te houden. Een Projectmanager komt hierdoor vaak in de problemen. Ze reageren op al deze mensen. Gevolg is dat de projectmanager vaak terugvalt in een reactieve modus.

Reageren is goed. Het betekent dat je op de behoeften van de belanghebbenden bent afgestemd. Je kunt anticiperen op wat er op je af komt en handelt daar naar.

Reactief zijn is niet zo goed . Het betekent dat je iemand anders voorrang geeft op je eigen prioriteiten. Er zijn onvoorziene verrassingen en je bent brandjes aan het blussen.

Als je eenmaal een keer reactief bent geweest is moeilijk om van dat hamsterwiel af te komen.

Vier manieren om een ​​meer pro-actieve projectmanager te worden en een aantal reactieve gewoontes af te leren:

1. Zet het geluid uit projectmanager

De instant notifications op je smartphone en op je laptop zijn jouw vriend niet. Ze geven je de snelle kick van micro-productiviteit, maar leiden je af van om in een echt productieve workflow te komen.

Onmiddellijke meldingen (aka, “instant distractions”) zetten ons direct in het reactieve kamp. Zij breken onze concentratie, en ze laten iemand ons aandacht op elk gewenst moment opeisen. En dit is maar een klein deel van hoe we over de hele linie reactief zijn. In vergaderingen krijgen we updates van ons team (reactief). Wij reageren op e-mails van onze baas (reactief). We lopen achter op schema en we worstelen om de verloren tijd in te halen (reactief).

Pas op de tirannie van de urgentie

Dit alles komt in wat Stephen Covey de “dringende urgentie” noemt. Dat zijn de activiteiten en taken die van weinig belang zijn maar die wel onze aandacht opeisen. We moeten het urgente naast ons neer leggen en ons op de echt belangrijke taken leren richten.

E-mail is een van de meest “dringende” hulpmiddelen die we gebruiken, maar de telefoon doet ook een duit in het zakje. De projectmanager wil responsief lijken, dus wanneer de telefoon gaat, springen hij erop. We laten liggen wat we doen als er een e-mail binnenkomt om deze mail te beantwoorden. Alsof dat niet genoeg is vertoont een popup ook nog eens een e-mail notificatie verleidelijk in de hoek van het scherm.

Deze dingen zijn verantwoordelijk voor het breken van onze concentratie en zorgen dat we voortdurend van de ene crisis naar de andere hollen.

Projectmanagement is een discipline van planning, uitvoering, feedback en aanpassing, maar als we voortdurend worden afgeleid lijkt het een tikspelletje te worden. Leg zoveel mogelijk van de meldingen het zwijgen op om je aan projectmanagement te kunnen wijden. Bepaal wat echt belangrijk is, in plaats van ten prooi te vallen van e-mail en telefoon.

2. Implementeer een basis methodologie

Een goede methodologie begeleidt je in wat je moet doen. De methodologie dicteert niet, maar schrijft voor. De reden waarom het zo belangrijk is, is dat er dingen zijn die je waarschijnlijk moet doen, waar je niet omheen kunt. Deze taken lijken niet dringend – totdat ze het wel zijn, en het is te laat.

De goede methodologie moet je werk gemakkelijker maken. Je wordt op het spoor gezet om moeilijke taken makkelijker maken waardoor er meer tijd is voor impactvolle taken. Veel projectmanagers houden weinig rekening met projectrisico’s en besteden er maar weinig aandacht aan in het projectplan – tot een risico optreedt. Op dat moment wordt alle beschikbare energie verbruikt om iets op te lossen dat waarschijnlijk vermeden had kunnen worden.

Dit is waar de juiste methodologie je kan helpen om pro-actief te zijn in plaats van reactief. Je wil geen methodologie die elke volgende stap voor u bepaalt. In plaats daarvan implementeer je er een die je leidt en best practices aanbiedt.

3. Gebruik je tijd doelbewust als projectmanager

Nadat je de altijd aanwezige cac0fonie van geluid hebt stilgezet (of tenminste hebt verminderd), kan je gebruik gaan maken van je beste tool: Tijd.

Maak op maandagmorgen een to-do list voor de week. Verdeel deze lijst in dagelijkse lijstjes. Met andere woorden, bepaal de gewenste deliverables een week van tevoren. En prioriteer ze.

Dit lijkt simpel, maar het kan de meest vergaande manier zijn om je tijd het beste te besteden. Maak dus een wensenlijst van wat je die week wilt bereiken en hang het aan je muur. Als je aan een nieuwe taak wil beginnen ligt het lijstje voor je klaar. En kijk naar het lijstje voordat je je e-mail checkt.

4. Maak tijd voor je projectmanagement strategie

Als je minder reactief wordt, moet je op een gegeven moment de urgente details loslaten. Om dit te doen, moet je tijd in je agenda vrijmaken om te werken aan de strategische kanten van je project. Dit betekent dat je niet beschikbaar bent voor vergaderingen en niet reageert op e-mails, teksten, enz. Soms moet je ononderbroken kunnen werken. Als je geen tijd reserveert is het een bijna wiskundige zekerheid dat je onderbroken zal worden. Sterker nog, hoe groter de organisatie, hoe groter de kans dat je zit te vergaderen.

Als je een project leidt is het advies om je 45 tot 60 minuten per week terug te trekken om met een ​​strategische blik naar je project te kijken. Kies een tijd waar je de minste onderbrekingen verwacht en gebruik die tijd om de activiteiten van je team te evalueren. Dan kan je verder naar de toekomst kijken en je plannen aanpassen.

Discussieer mee op LinkedIn.