Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Goed kunnen communiceren is een eigenschap die je wereldwijd in de vacatures voor project managers tegenkomt. En met een goede reden, project communicatie is essentieel voor het succes van een project.
Communicatie speelt een belangrijke rol in projectmanagement. Als we niet met ons team communiceren, weten ze niet wat ze wanneer moeten doen. En als we niet weten wat ons team doet kunnen we de voortgang van ons project niet volgen. Deze miscommunicatie leidt uiteindelijk tot het falen van het project. Als je Project manager wil worden en project communicatie is een probleem dan is een communicatie cursus een goede eerste stap.
We moeten in staat zijn om alle communicatiekanalen binnen het netwerk van een project open te houden. Contact alle projectleden en belanghebbenden in stand houden. Van de junior projectmedewerker tot de opdrachtgever helemaal boven in de hiërarchie. Het geven van onvoldoende en onduidelijke informatie kan leiden tot foutieve aannames en slechte kwaliteit van het werk. Anderzijds kan het overbelasten van een belanghebbende met te veel informatie ertoe leiden dat ze niet meer naar ons luisteren. We moeten een balans zien te vinden waardoor we in staat zijn om alle betrokkenen blijvend te enthousiasmeren voor het project.
Een doordacht interactief communicatie proces waarmee een bericht wordt overgebracht kan vertrouwen op feedback en is in staat om effectief te communiceren. Dit soort communicatie bevat een scala aan verbale, non-verbale, geschreven en contextuele componenten. Als we dit goed willen doen kunnen we bij een groot project overwegen om een reclamebureau in de arm te nemen.
Afhankelijk van fase waar in het project zit en de aard van de communicatie moeten we kiezen uit verschillende soorten van communicatie. Deze soort zijn ook naast en door elkaar te gebruiken. Als we voor het project een communicatieplan maken kunnen we verwijzen naar de soort die op dat moment kan worden gebruikt.
Op een hoog niveau kunnen we uit 3 soorten communicatie kiezen. Binnen de soorten zijn verschillende kanalen te identificeren. De 3 soorten communicatie zijn:
‘Interactieve communicatie’ is een zelf verklarende term. Zoals de naam suggereert, is het een multi directionele vorm van communicatie. Als we direct antwoord nodig hebben of als de informatie die we communiceren gevoelig is voor verkeerde interpretatie, dan kiezen we voor interactieve communicatie. Het gaat hier om een of meer mensen die gedachten en ideeën met elkaar uitwisselen.
Projectmanagers kiezen graag voor interactieve communicatie. Gebruik van communicatiemiddelen als videoconferenties, telefoons, vergaderingen, enz. kunnen we daarvoor toepassen. Deze vorm van communicatie is belangrijk omdat de Projectmanager de lichaamstaal van de belanghebbenden kan waarnemen.
Een voorbeeld om dit concept beter te begrijpen. Stel dat we een afspraak met de stakeholders nodig hebben om de voortgang van een project te bespreken of we zijn tegen een showstopper gelopen. Interactieve communicatie heeft dan de voorkeur boven het gebruik van e-mail. In plaats van onzeker te zijn over wat er ondertussen gebeurt, kunnen we beter een afspraak maken of een videoconferentie aanvragen en het gesprek aangaan.
Dit is communicatie van de Project manager naar de belanghebbenden. Deze vorm van communicatie heeft de voorkeur wanneer we informatie verstrekken maar niet uit bent op een onmiddellijke reactie of als het onderwerp niet dringend of gevoelig is. Zodra de ontvangers het bericht hebben ontvangen zullen ze er echter op moeten reageren.
Push communicatie middelen zijn: memo’s, brieven, e-mails, rapporten, faxen, notificaties, enzovoort. Het is niet persoonlijk maar het zijn vooral geschreven media. Het enige nadeel van dit soort communicatie is dat de afzender alleen kan vaststellen dat het bericht succesvol is verzonden. We weten niet wanneer de ontvanger het heeft ontvangen en het bericht heeft begrepen.
Neem bijvoorbeeld een technische probleem dat onmiddellijke aandacht vereist. we melden de technische afdeling dat ze het moeten repareren. We sturen de e-mail naar de technische jongen. Hij is niet beschikbaar die dag en heeft onze e-mail niet ontvangen. We weten alleen dat de e-mail succesvol is verzonden. Maar we weten niet of hij het heeft ontvangen. We zullen pas weten dat hij het bericht heeft ontvangen als hij de volgende dag de reparatie uitvoert.
Nee, het betekent niet dat we aan een lezer trekken om ons bericht te lezen. Pull Communicatie gaat over het verstrekken van toegang tot algemene informatie aan belanghebbenden. De ontvanger moet deze informatie echter zelf opzoeken. Deze methode wordt gebruikt als een groot publiek toegang tot project informatie nodig heeft.
We gebruiken dan dit soort communicatie als de inhoud informatief is. Als een ontvanger een geplaatst bericht niet leest zal dat op geen enkele wijze het project beïnvloeden. Aangezien de informatie alleen wordt verkregen als er behoefte aan is, is deze communicatie het meest geschikt is voor algemene informatie. Methoden voor Pull-communicatie zijn het plaatsen van informatie op webportals, kennisrepositories, bulletin boards, enz.
Discussieer mee op LinkedIn.
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.