De Driepunten Techniek voor het schatten van kosten

Het inschatten van de kosten van een business case project is altijd een onzekere aangelegenheid. Iedereen kent projecten die in eerste instantie rooskleurig werden ingeschat maar uiteindelijk leidde tot miljoenen aan overschrijdingen. Basis van ervaringscijfers kunnen zeer ervaren teams echter tot redelijk reële schattingen komen. Een de meest bekende schattingstechnieken is de Driepunten Techniek. De US Navy en General Dynamics hebben deze techniek ontwikkeld in de jaren vijftig van de vorige eeuw ten behoeve van het Polaris-atoomonderzeeërproject. IT-projecten hebben een slechte reputatie wat betreft het overschrijden van kosten. De Driepunten techniek is echter goed bruikbaar in deze omgeving. De aanpak is als volgt:

Aanpak Driepunten techniek

De projectgroepleden/ervaringsdeskundigen maken ieder voor zich 6 schattingen, 3 voor de kosten en 3 voor de doorlooptijd. De Driepunten Techniek werkt op de volgende manier:

De neutrale schatting (n)

De aanwezigen schrijven allemaal op een papiertje het bedrag waarvan zij denken wat het reële bedrag is waarvoor het project gerealiseerd zou kunnen worden. De voorzitter opent de papiertjes en leest ze voor. Vervolgens discussieert men over de bedragen. De belangrijkste vraag daarbij is dus waarom er voor een bepaald bedrag is gekozen. Daarna schrijven we opnieuw een bedrag op en herhalen we de procedure. Dit proces gaat net zolang door totdat we het eens zijn over het bedrag. Dit is de neutrale schatting voor de kosten. Dezelfde procedure voeren we nogmaals uit maar dan niet voor de kosten maar voor de doorlooptijd.

De pessimistische schatting (p)

De aanwezigen schrijven allemaal op een papiertje het bedrag waarvan zij denken dat de kans 90% is dat het project gerealiseerd zou kunnen worden. De voorzitter opent de papiertjes en leest ze voor. Vervolgens wordt er gediscussieerd over de bedragen met de vraag waarom er voor een bepaald bedrag is gekozen. Daarna wordt opnieuw een bedrag opgeschreven en volgt de procedure opnieuw. Dit gaat bovendien net zolang door totdat er overeenstemming is over het bedrag. Dit is echter de pessimistische schatting voor de kosten. Dezelfde procedure wordt nogmaals gedaan maar dan voor de doorlooptijd.

De optimistische schatting (o)

De aanwezigen schrijven allemaal op een papiertje het bedrag waarvan zij denken dat de kans 10% is dat het project gerealiseerd zou kunnen worden. Opnieuw opent de voorzitter de papiertjes en leest ze voor. Vervolgens wordt ook weer gediscussieerd over de bedragen met de vraag waarom er voor een bepaald bedrag is gekozen. Daarna wordt opnieuw een bedrag opgeschreven en herhaalt de procedure zich opnieuw. Dit gaat net zolang door totdat er overeenstemming is over het bedrag. Dit is namelijk de optimistische schatting voor de kosten. Dezelfde procedure voeren we tenslotte nogmaals uit maar dan voor de doorlooptijd.

De eerste schattingen met de Driepunten Techniek voor de kosten en de doorlooptijd berekenen we als volgt:
s = (o + 4n + p)/6. (p=pessimistisch, n=neutraal en o=optimistisch).

Over de schattingen met de Driepunten Techniek kunnen we de volgende uitspraken doen:

• De neutrale schatting van de kosten en doorlooptijd is de schatting met de hoogste kans om waar te zijn.
• De optimistische schatting van de kosten en de doorlooptijd is de schatting waarbij de uiteindelijke kosten en doorlooptijd met 90% zekerheid boven zal liggen.
• De pessimistische schatting van de kosten en de doorlooptijd is de schatting waarbij de uiteindelijke kosten en doorlooptijd met 90% zekerheid onder zal liggen.
• De berekende schatting van de kosten en doorlooptijd is de schatting waarbij de uiteindelijke kosten en doorlooptijd met 50% zekerheid boven en met 50% zekerheid onder zal liggen.Uit studies over het schatten van projecten blijkt dat de schatting steeds nauwkeuriger wordt naarmate het project vordert.

Hoe zeker zijn de kostenschattingen?

Deliverable	Tolerantie	Project wordt
Projectplan	-80% tot +300%	80% goedkoper tot 300%duurder
Requirements	-50% tot +100%	50% goedkoper tot 100% duurder
Development	-20% tot +40%	20% goedkoper tot 40% duurder
End User test	-10% tot +10%	10% goedkoper tot 10% duurder
Operation	0%	Einde project

Grafisch weergegeven geeft dat het volgende beeld:

Conclusies t.a.v. het schatten van business case projecten

We kunnen concluderen dat er een neiging bestaat om projecten te optimistisch in te schatten. Vooral aan het begin denkt men dus het project voor een derde van de prijs te kunnen realiseren. Veel projecten worden echter 3X zo duur dan eerst was geschat. Het is een belangrijk punt om te onthouden voor de volgende business case en dan voor de Driepunten Techniek te kiezen.

Discussieer mee op LinkedIn.